Крупные предприятия постоянно ищут новых партнеров для продуктивного сотрудничества и увеличения собственной прибыли. В ход идут самые разные средства – личные встречи, переговоры, отправка пресс-релизов. Некоторых предпринимателей удается склонить на свою сторону только составленным по форме коммерческим предложением, в котором указывается максимально подробная информация о планируемом сотрудничестве. Составить его достаточно просто, с этим может справиться любой опытный менеджер.
Что такое КП?
По своей форме коммерческое предложение является продающим текстом, который должен мотивировать читателя на совершение определенного действия, в данном случае – звонка менеджерам. Именно в этом и заключается смысл его создания, при этом необходимо учитывать особую специфику – письменное общение не способно передавать наши эмоции, поэтому его нельзя сравнивать с очной беседой. Все преимущества сотрудничества с вами должны быть изложены на бумаге таким образом, чтобы информация была емкой, краткой, и стимулирующей клиента на общение с вами.
Особенно важную роль коммерческое предложение играет на B2B-рынке, когда речь идет о выстраивании партнерских отношений между крупными организациями. После 2008 года покупательская способность большого количества предприятий пошла на убыль, и поэтому маркетологи активно начали внедрять возможность составления индивидуальных планов сотрудничества для каждой организации исходя из ее потребностей.
По словам топ-менеджеров, наибольший эффект дают те продающие тексты, которые учитывают до 80% желаний клиента. Существуют разные способы узнать его потребности, проще всего связаться с менеджерами и уточнить интересующую вас информацию. На основе полученных данных вы сможете составить первые формы коммерческого предложения, образец которого лучше всего написать вместе с непосредственным руководителем вашего предприятия. Таким образом, клиент, получивший вашу оригинальную заявку, соответствующую всем его требованиям, просто не сможет устоять.
Что оно должно в себя включать?
Существует законодательный акт, регламентирующий различные формы коммерческого предложения - 44 ФЗ (федеральный закон). С его помощью заключаются контракты по закупкам различных услуг и товаров, призванных обеспечить муниципальные и частные нужды. В составленном документе обязательно должна присутствовать дата создания, название организации-заказчика, полные реквизиты потенциального участника.
Далее следует указать наименования тех товаров или услуг, которые вы планируете предоставить клиенту. После чего необходимо уточнить стоимость каждой позиции, реализацией которой вы занимаетесь, а также проинформировать заказчика о ее различных характеристиках. Особое внимание уделите корректному оформлению вашего делового письма, визуальная составляющая в некоторых случаях помогает добиться нужного результата.
В форме коммерческого предложения на поставку товара или услуги также может быть отражена информация об условиях поставки и оплаты. Если вы планируете сотрудничать с компаниями из других регионов, определенно стоит указать сроки выполнения заказа. В данном случае также могут помочь фотографии товара, которые вы планируете поставить, клиент сможет сразу определиться с тем, действительно ли продукция соответствует его требованиям.
Обязательно укажите в своем предложении Ф.И.О. менеджера, отвечающего за работу с новыми клиентами. Печать организации подтвердит ваши намерения, и тогда потенциальный заказчик будет рассматривать вас всерьез. Если вся информация, отправленная вами, имеет ограниченный срок действия, об этом также необходимо сказать в письме.
Какие виды продающего письма существуют?
Форма коммерческого предложения будет отличаться в зависимости от вида последнего. Например, если речь идет о ее базовой разновидности, когда продающее письмо отправляется сразу нескольким клиентам. Будущие заказчики не знают о вас, и отправленная информация может помочь привлечь их внимание к вашей организации. Главное достоинство подобного подхода - большой охват потенциальной целевой аудитории и значительная экономия времени. Среди недостатков можно выделить отсутствие уникального контента, а также то, что письмо, скорее всего, будет рассматриваться лицом, не имеющим права принимать какие-либо решения.
Рассылать подобные виды продающих писем можно тогда, когда вы планируете предложить единичный товар, интересный большому количеству потребителей. Сюда можно отнести письма с идеями о доставках еды на дом, создании собственных сайтов, а также выполнении различных услуг - уборке помещений, ремонте автотранспортных средств и т. д.
Существуют также формы коммерческого предложения на выполнение работ или поставку товаров, которые отправляются одному конкретному сотруднику после проведения предварительных переговоров. Их называют «теплыми», и клиенты их, как правило, очень сильно ждут, если остались довольны общением с поставщиком. Такое письмо следует составлять с учетом тех потребностей, которые были выявлены ранее, рекомендуется начинать его с фраз в стиле “Согласно нашим договоренностям, направляю Вам…” и т. д.
Как только вы направили свое коммерческое предложение, дайте клиенту пару дней для прочтения и осмысления. По окончании этого срока можно позвонить потенциальному покупателю для обсуждения полученного письма. В таком диалоге обычно выстраиваются точки взаимодействия, выясняются плюсы и минусы вашей деловой идеи, выдвигаются новые условия, обе стороны делают еще один шаг к тому, чтобы подписать договор.
Когда стоит писать письмо?
Опытные предприниматели утверждают, что сначала лучше лично пообщаться с представителями клиента, тогда шансы заполучить его в свою базу становятся выше. В некоторых компаниях существуют традиции, когда все письма, которые поступают с незнакомых адресов, автоматически отправляются в папку «Корзина», никто их не читает. В подобных организациях к новым контактам готовы только в случае предварительного звонка секретарю или менеджеру.
Именно поэтому необходимо сначала наладить контакт с представителем заказчика, который и будет принимать непосредственное решение о том, сотрудничать с вами или нет. Только после этого можно будет подготовить форму коммерческого предложения по 44 ФЗ, образец при этом можно слегка видоизменить, чтобы он соответствовал потребностям клиента. Важно, чтобы ваше деловое письмо было отправлено только после того, как вы получили предварительное согласие от заказчика, тогда шансы на подписание договора будут максимально высокими.
Почему ваше КП может остаться без ответа?
Даже если вы приложите огромные усилия и составите оригинальнейшую форму коммерческого предложения на услуги или товары, потенциальный заказчик может его проигнорировать. И причин этому может быть несколько, главная из них - неправильный выбор адресата. Начинающие бизнесмены часто совершают ошибку, когда рассылают свое письмо абсолютно всем подряд, не заботясь о том, прочтут ли его те, кто будет заинтересован в выгодном сотрудничестве. Отдельной причиной является неспособность ваших расценок конкурировать с теми, что были направлены конкурентами.
Если вы не учли потребностей собственных клиентов, не рассчитывайте на какой-либо ответ от них. Неиспользование формы коммерческого предложения делает его неудобным для чтения данных и дополнительного анализа, поэтому она просто необходима тем, кто хочет добиться успеха. Вы можете потерпеть неудачу, если ваше письмо является огромным по своему размеру, в нем нет конкретики и не указана выгода, которую может получить покупатель.
Что следует учесть при создании КП?
В независимости от того, электронную или печатную форму коммерческого предложения вы составляете, нужно понимать, зачем вы это делаете. Не вываливайте на клиента кучу информации, сосредоточьтесь на качестве вашего делового письма. Главное в КП - данные, которые должны стимулировать клиента на подписание контракта. Желательно ставить себя на место потенциального покупателя, фокусироваться именно на его потребностях и постоянно отвечать на вопрос: «Какую выгоду принесет клиенту контракт с нами?».
Принцип формирования расценок должен быть понятен клиенту, он должен знать, на основе каких факторов вы предлагаете ему товары именно по такой стоимости. Поэтому следует отправить вдогонку с КП прайс-лист на свои услуги. Ваше предложение должно призывать к определенным действиям, покупатель должен понимать, что необходимо сделать, чтобы связаться с вами. Очень важно, чтобы после совершения первой покупки вы поблагодарили своего клиента за сотрудничество, этим вы удивите его и расположите к себе.
Как усилить свое КП?
Как только вы заполнили форму коммерческого предложения на поставку товара или услуги, дополните ее маркерами-усилителями. Достоверность вашим словам могут придать факты, выраженные в цифрах и описании результатов проведенных исследований. Чем больше корректных расчетов, символизирующих о потенциальной выгоде для клиента, будет в вашем деловом письме, тем выше шансы на длительное сотрудничество.
В качестве дополнительного усилителя можно использовать фотографии собственного товара, чтобы покупатель сразу мог быть уверен в том, что не покупает «кота в мешке». При необходимости можно вложить в письмо графики или таблицы, указывающие на рост вашей организации, а также список клиентов, с которыми вы ранее сотрудничали. Среди последних лучше всего указывать известные компании, также рекомендуется прикладывать положительные отзывы от уже действующих партнеров.
На какие вопросы оно должно отвечать?
Совсем не обязательно постоянно создавать оригинальные формы коммерческого предложения на поставку товара, образца, на который можно ориентироваться, будет вполне достаточно. Его можно видоизменять и дополнять различной информацией. Шаблон должен отвечать на вопросы о потенциальной аудитории, которой ваши услуги придутся по нраву. Подумайте о том, когда можно воспользоваться ими и какие проблемы решить с их помощью. Можете ли вы что-то рассказать о формировании предлагаемого вами пакета услуг? Или же о том, что вас вдохновляет на их разработку? Если да - смело включайте это в ваше письмо.
Один из главных вопросов, который вам может задать потенциальный клиент - в чем польза ваших услуг и товаров? Вы должны быть готовы ответить на него в любой момент, а заодно объяснить покупателю, каких результатов он сможет добиться, заключив с вами контракт. Упомяните в своем предложении несколько факторов, отличающих вашу продукцию от той, что реализуется конкурентами. Продумайте ситуации, в которых клиент может отказаться от покупки, и постарайтесь предотвратить ее возникновение.
Могут ли компании самостоятельно искать поставщиков?
Некоторые предприятия предпочитают не дожидаться деловых писем от потенциальных продавцов, поскольку это требует определенных временных затрат. На собственных сайтах они публикуют форму запроса коммерческого предложения, в которой описывают необходимый объем работ или услуг, указывают подробные сроки их выполнения, а также - порядок финансовых расчетов между заказчиком и поставщиком.
В таком документе обычно принято описывать место оказания услуг, а также дополнительную информацию - наличие обеспечения контракта. Единой формы запроса коммерческого предложения как таковой не существует, каждое предприятие формирует собственный документ. Чем точнее он сформирован, тем быстрее потенциальный исполнитель контракта сможет озвучить стоимость его выполнения.
Если у интересующей вас компании нет своего собственного сайта, обратитесь к менеджеру, он также может предоставить вам подробную информацию о том, в чем заинтересована данная организация. Работа с подобным запросом позволяет сэкономить большое количество времени, а также обеспечить клиента всеми необходимыми товарами или услугами.
Какие методы самопроверки можно использовать?
Если вы уже воспользовались формой коммерческого предложения, образцы периодически рассылаются по клиентам, но результата нет, следует проверить работу ваших менеджеров по продажам. Во-первых, все итоговые цифры в документах должны быть размещены в начале имеющихся таблиц, поскольку это позволяет покупателю максимально эффективно воспринимать полученную информацию. Всю похожую информацию рекомендуется скомпоновать так, чтобы она была доступна для восприятия.
Уделите внимание оформлению таблиц, важно, чтобы в них все данные разного формата были разнесены по соответствующим столбцам. Особенно это касается цен, указанных совершенно в разных валютах. Используемые таблицы не должны быть слишком большими и сложными для восприятия, в идеале каждая из них должна умещаться на стандартном листе бумаги. Если листа А4 вам не хватает, используйте альбомную ориентацию, это поможет хотя бы вместить все столбцы на одну страницу.
Важно, чтобы все формулы в вашей таблице работали корректно, чтобы научиться их выстраивать, нужно лишь пройти обучение по работе с программным обеспечением. Аккуратное оформление документа позволит клиенту сделать вывод, что к работе вы подходите максимально ответственно и скрупулезно, а это значит, что с вами можно иметь дело.
После отправки своего делового письма рекомендуется выждать два-три дня, а затем связаться с представителем потенциального клиента и уточнить, поступило ли коммерческое предложение. Если вы услышите положительный ответ, не стесняйтесь поинтересоваться о том, в какие сроки оно будет рассмотрено. Клиент ни в коем случае не откажется от сотрудничества из-за этого, напротив, у него появится понимание того, что вы цените собственное время, а оно является важнейшим ресурсом для всех представителей современного бизнеса.
