Деятельность любой организации должна быть регламентирована административно-правовыми нормами. Правила работы, нормы и положения, структуру компании, численность штатных сотрудников и их должностные права и обязанности в полной мере отражают организационные документы. Наличие их гарантирует определенный порядок в работе отдельных подразделений и предприятия в целом. Оформление организационных документов — первоочередная задача руководящего состава компании. О том, как выполнить ее правильно, читайте в статье.
Основные положения
Организационные документы являют собой основу деятельности организации, с их помощью реализуются нормы гражданского и административного права. Такие документы в обязательном порядке утверждаются руководителем и вступают в действие до тех пор, пока не будут отменены или приняты новые. При реорганизации предприятия в обязательно порядке должны быть разработаны новые организационно-правовые документы. Этим занимается преимущественно руководство компании с привлечением квалифицированных работников, знающих свое дело, а также специалистов юридической службы.
К организационным документам относятся: устав предприятия, учредительный договор, положения (об организации, о структурных подразделениях, о временных органах и др.), организационно-методические и должностные инструкции, штатное расписание.
Организационные документы по большей части состоят из разделов, разделенных на пункты (подпункты), оформляются на бумаге стандартного размера (А4) или на общепринятом бланке компании (в зависимости от вида документа). Обязательные реквизиты при оформлении любого организационно-правового документа следующие: название организации, подразделения, наименование документа, номер, дата разработки, заголовок к основному тексту, подпись составителя, гриф утверждения.
Виды документов и основные требования к их составлению
Устав — один из самых объемных и сложных учредительных документов, определяющий правовой статус предприятия. Структура организации, основные правила ее деятельности, штатная численность разрабатывается на основе устава. Оформляется устав на общем бланке компании, утверждается учредителем. Обязательные для включения в устав любого предприятия разделы: общие положения (цели организации); организационная структура; методы и формы управления; финансово-материальная база; ревизионная и отчетная деятельность; порядок ликвидации.
Учредительный договор — документ, свидетельствующий о волеизъявлении участников образовать организацию с целью воплощения в жизнь предпринимательской цели.
Положения — организационные документы, которые определяют порядок образования и работы предприятия и его структурных подразделений, права и обязанности сотрудников. Они могут быть индивидуальными или типовыми (первые разрабатываются обычно на базе вторых). На основании положений (об организации, о коммуникации и т. п.) действуют отделения, представительства и филиалы предприятий.
Инструкции — документы, содержащие основные правила и методические рекомендации, регулирующие различные стороны деятельности предприятия, его структурных единиц. Разрабатываются на основе законодательных актов РФ, оформляются на общем бланке, содержат основные реквизиты компании, утверждаются руководителем. Должностные инструкции содержат описание зоны ответственности, прав и обязанностей того или иного поста в компании.
Штатное расписание — организационно-правовой документ, в котором закрепляется численный и должностной состав организации в соответствии с Уставом. Этот документ содержит список всех структурных единиц (подразделений и отдельных должностей), сведения о количестве сотрудников и фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главбух и юрист, а также подписывает начальник отдела кадров; утверждается документ подписью руководителя и печатью.
