Прием на работу нового сотрудника - важный процесс в жизни любой компании. Чтобы оформить трудовые отношения официально, работодатель должен издать приказ о приеме на работу. Давайте разберемся, как правильно составить такой документ.
1. Основные реквизиты приказа о приеме на работу
Любой приказ должен содержать обязательные реквизиты:
- Наименование организации;
- Вид документа и его название;
- Дата и номер приказа;
- Место издания;
- Подпись руководителя;
- Печать организации.
Эти данные пишутся в верхней части бланка. Обратите внимание, что приказы нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года.
2. Формулировка приказа
Далее идет основной текст документа. Он начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ". После него указывают фамилию, имя и отчество сотрудника и формулировку о приеме на работу.
Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Принять Иванова Ивана Петровича на должность менеджера по продажам с 5 мая 2021 года.
Здесь же нужно прописать:
- Структурное подразделение, в которое принимается сотрудник;
- Оклад и надбавки (при наличии);
- Режим работы;
- Характер работы (основная, по совместительству).
3. Образцы приказов о приеме на работу с конкретными формулировками
Рассмотрим типичные формулировки для разных ситуаций.
Прием на основную работу
Принять Петрова Петра Ивановича на должность главного бухгалтера в бухгалтерию организации с окладом 50 000 рублей с 1 сентября 2022 года. Установить режим работы с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
Прием на работу по совместительству
Принять Сидорову Марию Петровну на 0,5 ставки должности бухгалтера в бухгалтерию организации с окладом 20 000 рублей с 1 октября 2022 года. Установить режим работы с 14:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Работа по совместительству.
Прием на работу с испытательным сроком
Принять Смирнову Анну Ивановну на должность менеджера по продажам в отдел продаж с окладом 35 000 рублей с 10 сентября 2022 года. Установить испытательный срок 1 месяц.
4. Дополнительные пункты приказа
Помимо основной формулировки, приказ может содержать другие распоряжения. Например:
- Возложение на сотрудника конкретных должностных обязанностей;
- Назначение наставника для адаптации;
- Предоставление отпуска и оплаты командировки;
- Допуск к конфиденциальной информации.
Все дополнительные пункты перечисляются после основного распоряжения.
5. Ознакомление сотрудника с приказом
В конце приказа нужно указать, что новый сотрудник должен быть ознакомлен с этим документом. Для этого оставляют место под подпись:
С приказом ознакомлен: Иванов И.П. 05.05.2021
Таким образом составляется корректный и юридически грамотный приказ о приеме на работу. Образцы приказов о приеме на работу помогут избежать ошибок при оформлении трудовых отношений с сотрудником.
6. Оформление выписки из приказа о приеме на работу
Помимо оригинала приказа, рекомендуется оформить выписку из него. Это документ, который вручается непосредственно новому сотруднику под подпись.
Выписка включает следующие пункты из приказа:
- ФИО и должность работника;
- Дата и номер приказа;
- Дата начала работы;
- Оклад;
- Основные должностные обязанности.
Такая выписка из приказа знакомит работника только с ключевой информацией о приеме на работу, без детального описания всех пунктов.
7. Хранение приказов и выписок о приеме на работу
Подлинники приказов хранятся в отделе кадров. В личном деле сотрудника должна быть выписка из соответствующего приказа.
Сроки хранения:
- Приказ о приеме на работу - 75 лет;
- Выписка из приказа - 75 лет;
- Личное дело уволенного работника - 75 лет.
Таким образом, образцы приказов о приеме на работу и выписки из них должны храниться в течение всего срока, установленного законодательством.
Подводя итог, отметим, что правильное оформление приема на работу - залог успешных трудовых отношений с сотрудником. Используя образцы заполненного приказа и выписки из него, работодатель сможет грамотно оформить все документы.
8. Форма приказа о приеме на работу в электронном виде
В настоящее время многие компании переходят на электронный документооборот. Это значит, что приказы оформляются не на бумаге, а в электронном виде.
Для этого применяются специальные программы - системы электронного документооборота. Они позволяют:
- Создавать шаблоны приказов;
- Заполнять реквизиты в интерактивном режиме;
- Ставить электронные подписи;
- Автоматически присваивать номера;
- Хранить в электронном архиве.
Преимущества электронной формы приказа:
- Экономия времени при заполнении;
- Удобный поиск нужного документа;
- Экономия бумаги для печати;
- Быстрый обмен копиями;
- Экологичность.
9. Типичные ошибки при оформлении приказа о приеме на работу
Чтобы избежать проблем в кадровом делопроизводстве, важно не допускать типичных ошибок:
- Отсутствие обязательных реквизитов;
- Некорректные формулировки распоряжений;
- Несоответствие дат;
- Отсутствие подписей;
- Дублирование номеров приказов.
Внимательность и использование проверенных образцов помогут избежать таких недочетов.
10. Процедура ознакомления сотрудника с приказом о приеме на работу
После издания приказа необходимо ознакомить с ним сотрудника:
- Работник подписывает 2 экземпляра приказа и выписку из него.
- Один экземпляр приказа и выписка вручаются сотруднику.
- Второй экземпляр приказа остается в отделе кадров.
- В личное дело помещается копия выписки из приказа.
Такая процедура гарантирует, что работник ознакомлен со своими правами и обязанностями согласно трудовому законодательству.
11. Внесение изменений в приказ о приеме на работу
В процессе работы могут возникнуть обстоятельства, требующие внесения правок в приказ о приеме на работу. Например, это может быть связано с:
- Изменением должности или оклада работника;
- Переводом в другое структурное подразделение;
- Предоставлением дополнительных льгот и компенсаций.
В таких случаях издается дополнение к первоначальному приказу в виде нового приказа. В нем указываются вносимые изменения и дата их вступления в силу.
12. Отмена приказа о приеме на работу
Приказ может быть отменен в следующих ситуациях:
- Если кандидат не явился в назначенный срок без уважительной причины;
- Если стороны расторгли трудовой договор до начала работы;
- Если выявились факты, препятствующие трудоустройству.
В этих случаях издается приказ об отмене предыдущего распоряжения о приеме конкретного лица на работу.
13. Прием на работу иностранных граждан
Для иностранцев действует тот же порядок оформления, но с некоторыми особенностями:
- Необходимо разрешение на работу;
- Требуется виза и миграционная карта;
- Обязательна регистрация по месту пребывания.
Эти документы проверяются отделом кадров до оформления приказа о приеме на работу.
14. Уведомление госорганов о приеме на работу
В установленные сроки необходимо уведомить о приеме сотрудника:
- Пенсионный фонд;
- Фонд социального страхования;
- Налоговые органы.
Это требование распространяется на работодателей всех форм собственности.
15. Порядок заполнения приказа о приеме на работу
Последовательность заполнения приказа о приеме на работу:
- Указываются реквизиты организации;
- Пишется заголовок с видом документа;
- Проставляются дата и номер;
- Вносится распоряжение о приеме работника;
- Заполняются данные по должности и оплате труда;
- Добавляются дополнительные пункты;
- Оставляется место для ознакомления работника;
- Ставится подпись руководителя;
- Проставляется печать организации.
16. Процедура утверждения и согласования приказа
Перед подписанием приказ согласовывают:
- Руководитель структурного подразделения;
- Специалист по кадрам;
- Юрист (при необходимости).
Это позволяет минимизировать возможные ошибки в оформлении.
17. Срок действия приказа о приеме на работу
Приказ вступает в силу с даты его подписания и действует до отмены или изменения. Исключение - если в приказе указан более поздний срок начала действия трудовых отношений.
18. Порядок ознакомления работника с приказом
С приказом знакомят под подпись в течение 3 дней. Процедура:
- Работник читает приказ.
- Ставит подпись и дату ознакомления.
- Получает заверенную копию приказа.
19. Выдача копии приказа о приеме на работу
На руки работнику выдается заверенная копия приказа о приеме на работу. Это гарантирует соблюдение его трудовых прав.
