Многие компании уже давно используют факсимиле. Но часто бухгалтера просто понятия не имеют, что делать с документом, который подписан при его помощи. Имеет ли факсимиле подписи юридическую силу вообще? Давайте подробно рассмотрим все эти и другие вопросы.
Разбираемся с терминологией
Стоит отметить, что в законодательстве не определено понятие «факсимиле». В законах есть упоминание о нем, но обозначение данному слову почему-то до сих пор так и не дано. По некоторым сведениям, в ближайшем будущем этот термин все-таки получит свое закрепление на уровне законодательства. А пока, чтобы определиться с его значением, нужно обратиться, к примеру, к словарю иностранных терминов. Итак, факсимиле - что это? Согласно толкованию, это точное воспроизведение документа, рукописи, подписи при помощи печати и фотографии.
Что касается собственноручной подписи, то порядок ее факсимильного использования для совершения гражданско-правовых сделок описан в ст. 160 ГК РФ. Согласно данной норме, использовать факсимильное воспроизведение подписей можно только в предусмотренных законом случаях, по соглашению сторон или же если такая возможность предусмотрена в иных нормативных актах.
Другие правовые акты
Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130. Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей. Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности. Упоминание о факсимиле есть и в инструкции по делопроизводству для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле - что это такое и когда оно применяется. Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса. Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.
Использование факсимиле в договорных отношениях
Применять копию подписи можно и на основании соглашения сторон. Однако многие контрагенты опасаются использовать факсимиле. Юридическая сила у него будет только в одном случае: участники сделки могут указать в договоре, что в дальнейшем они могут использовать факсимиле. Но сам договор с помощью него они подписать не могут, на этом акцентируют внимание финансовые, судебные и налоговые органы.
То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.
Практическая сторона
Многие знают, что иногда бывают ситуации, когда директора на месте нет, а его подпись нужна сиюминутно. В таком случае использование факсимильной копии его автографа может очень выручить (но, опять же, подписать финансовые документы таким образом не удастся). Для существенной экономии времени многие компании задумываются о такой услуге, как изготовление факсимиле. Специалисты рекомендуют изготавливать его на автоматической оснастке, чтобы оттиск получался несмазанным. Для того чтобы заказать воспроизведение вашей подписи, вам потребуется только поставить на листе бумаги красивый автограф. Все дальнейшие действия проделают работники фирмы, которые занимаются их изготовлением всего за пару часов. Такие клише обычно изготовляют там же, где печати и штампы.
Спорные позиции
Многие налоговые и финансовые органы поддерживают одну и ту же позицию: использовать факсимиле на платежных документах, для подписания доверенностей, а также для утверждения других документов финансового характера недопустимо. С помощью клише-подписи не могут визироваться также и какие-либо договора. В то же время такие инстанции не конкретизировали перечень документов, которые могут иметь финансовые последствия.
В судебной практике про печать-факсимиле говорится двояко. Тут есть спорный момент о применении копии автографа. С одной стороны, арбитражные суды разрешают использовать факсимиле после подписания договора собственноручно, то есть это фактически означает, что товарные накладные таким способом могут быть подписаны. Однако финансовые учреждения требуют, чтобы товарная накладная была подписана только лично.
По поводу использования клише подписи чиновниками налоговых органов суды и Минфин пришли к единому выводу: такие лица не могут ставить факсимиле на документах.
Как мы уже указывали, в сфере гражданско-правовых отношений (если не учитывать прецедент по поводу товарных накладных) все предельно ясно: использование факсимиле на документах после заключения соглашения разрешено. А вот по поводу того, что оформлять любые документы работникам налоговой запретили, до сих пор идет немало споров.
Мнение судей
Суды тоже подчеркивают, что каких-либо норм, которые бы позволяли ставить факсимиле автографа как налогоплательщикам, так и должностным лицам налоговых инспекций, не существует на сегодняшний день. Исходя из этого, суды также запрещают использовать факсимиле для счетов-фактур. В то же время некоторые все же придерживаются мнения о том, что вычет налогов на добавленную стоимость, который подается в виде счета-фактуры, все же можно подписать с помощью факсимиле.
Как показывает практика, многие суды в своих решениях указывают на то, что использование факсимильной подписи вполне допустимо. Несмотря на утверждение налоговиков о том, что на счетах-фактурах использование копии подписей руководителей и директоров представляет собой нарушение налогового законодательства, многие служители Фемиды придерживаются иного мнения. Они считают, что прямого запрета на использование факсимиле на счетах-фактурах в Налоговом кодексе не содержится.
Вердикт Высшего суда
Высший арбитражный суд окончательно разрешил спор по поводу факсимиле. Юридическая сила счетов-фактур, подписанных при помощи клише-оттиска, была признана этой инстанцией. Так, Высший арбитражный суд установил, что если стороны предварительно в договоре или дополнительном соглашении договорились об использовании факсимиле, то оформленные таким способом счета-фактуры будут считаться полноценным документом, и нарушений в этом нет.
Тем не менее данная инстанция выразила свою четкую позицию и относительно использования факсимиле при подаче налоговой декларации. Суд считает, что оформление декларации при помощи факсимиле может привести к случаям подачи неправдивых данных. Сведения могут даже подаваться ненадлежащими лицами в таком случае. А вот что касается использования клише в деятельности налоговых органов, то Высший суд определил, что сотрудники налоговых инспекций не могут его использовать. То есть налоговикам делать себе образец факсимиле вообще бессмысленно, так как оно признано не будет. Причем в основной деятельности сотрудники налоговой инспекций тоже не могут пользоваться копией своего автографа. Поэтому все документы, которые будут подписаны таким способом, не могут быть признаны имеющими юридическую силу.
Где нельзя использовать факсимиле?
Несмотря на то что в законе пока не говорится ничего об обозначении термина «факсимиле», что это в действительности, можно выяснить при помощи словаря. Мы также определись с основными правилами его использования. Теперь давайте остановимся на некоторых финансовых бумагах (помимо счетов-фактур), где ставить клише подписи закон запрещает:
- денежный чек;
- платежки в иностранной валюте;
- вексель;
- расчетные документы о платежах в национальной валюте.
Где ставить факсимиле можно?
В некоторых нормативных документах также существует прямое разрешение на использование копии подписи руководителя и бухгалтера. Так, факсимиле разрешают использовать при подписании чеков, предназначенных для выплаты пенсий. Пользоваться факсимильной копией можно и при оформлении договоренности на совершение отдельных действий по договорам. Данная норма, естественно, распространяется только на те соглашения, в которых изначально было предусмотрено использование факсимиле.
Роль факсимиле с позиции закона
Как вы понимаете, порядок применения факсимиле довольно непростой, и имеет массу нюансов. Например, печати и штампы используются при оформлении любых договоров и, как правило, являются обязательным реквизитом многих финансовых документов. Чего не скажешь о клише подписи бухгалтера или руководителя - ведь таким образцом подписи вполне могут завладеть мошенники и совершить множество махинаций. Чтобы защитить должностных лиц от таких неприятностей, законодательство строго регламентирует порядок использования факсимиле. Что это и как можно использовать такое клише, мы в полной мере объяснили в данной статье. Возможно, в дальнейшем каждая отрасль издаст свои инструкции по поводу использования копии подписи.
Некоторые советы
Если вы все же пользуетесь факсимильной подписью, то лучше своим локальными приказом по предприятию конкретно определить порядок ее применения. Укажите также, кто может иметь к ней доступ во время вашего отсутствия. Если вы подписываете договор, заранее оговорите с контрагентом возможность пользоваться факсимиле после заключения договора. Ведь в противном случае все дальнейшие документы могут признать недействительными. Спасти может только полное исполнение соглашения. Будем также надеяться, что чиновники вскоре более детально пропишут основания для использования факсимиле, ведь только так можно будет избежать многих разногласий и недоразумений. Пока же можете смело ставить копию своего автографа на всех документах, не связанных с финансовыми вопросами, и на тех бумагах, в которых использование клише подписи допустимо согласно положениям основного договора.
