Значение грамотно составленной кадровой документации сложно переоценить. Кадровые документы – это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка кадровика повлечет за собой негативные последствия как для наемного рабочего, так и для работодателя, поэтому так важно придерживаться правил КДП в кадрах.
Что такое кадровое делопроизводство?
КДП – что это такое? Это область деятельности, которая документирует все трудовые отношения и фиксирует информацию об укомплектованности штата и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры получают документальное оформление.
Что такое КДП с юридической точки зрения? Все кадровые документы имеют юридическую (или коммерческую) ценность. Используя их как письменные доказательства, можно отстоять свою позицию в суде. Так, к примеру, штатное расписание, приказы по кадрам и расчетные ведомости по зарплате могут служить основанием для получения или подтверждения льгот на налог и прибыль.
КДП – что это и для чего оно нужно? Большинство правильно оформленных кадровых документов заключает в себе чрезвычайно важную информацию. Именно на основании этой документации можно подтвердить те или иные права работника, например, при оформлении досрочного выхода на пенсию ввиду работы на вредных или опасных для здоровья производствах.
КДП – что это для социальной сферы? Документальное фиксирование трудовых отношений играет значительную роль для обеспечения пенсионных, социальных и иных гарантий, которые предоставляются работникам согласно действующему законодательству. Все нормативно-законодательные акты, касающиеся норм трудового права, необходимы для качественной работы любого кадрового специалиста.
Ведение КДП – что это и в чем заключается?
Оформление трудовых книжек и договоров – это, конечно, весьма важная часть работы любого работника кадровой службы, однако кадровое делопроизводство не ограничивается только лишь этими моментами. Все документы, которые обязаны быть у кадровика под рукой, можно разделить на два основных блока.
К первой группе относят как законодательные, так и подзаконные акты, поясняющие нормы охраны труда и трудового права. Все документы подобного характеры обязательны для исполнения.
Вторая группа – документация рекомендательного характера: методические рекомендации по кадровому делопроизводству и управленческому труду.
Кадровому работнику важно знать, какие из документов обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу лишь при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать негативного опыта при общении с кадровыми инспекторами.
При создании документации кадрового характера следует руководствоваться следующими правилами:
- внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для данного предприятия или организации;
- внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы данные документы имели юридическую силу;
- хранение кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований архивной службы.
Составление инструкции по кадровому делопроизводству
Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер. Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.
Основные вопросы, регулируемые данным документом:
- перечень обязательных кадровых документов организации;
- порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
- правила оформления кадровой документации;
- порядок документооборота в кадровой службе;
- контроль выполнения документов;
- порядок передачи дел из ОК в архив.
Организация КДП
Основываясь на нормативно-правовых актах, методических рекомендациях, можно составить следующую схему организации всего кадрового делопроизводства компании:
1. Разработать документы, обязательные для компании (положения, инструкции, правила внутреннего распорядка, положение об ОТ и противопожарной безопасности).
2. Скорректировать штатное расписание. Как правило, в организации уже имеется разработанное штатное расписание и сотрудники, выполняющие определенные обязанности, но не всегда трудовые книжки и записи о приеме на работу оформлены правильно. Проверить штатное расписание можно, запросив информацию о заработной плате работников и наименовании их должностей в бухгалтерии. Табельные номера сотрудников можно узнать там же. Также следует проверить правильность оформления личных дел работников компании и выяснить, каких документов не хватает.
3. Проверить соответствие информации в штатном расписании и в трудовых договорах.
4. Проверить правильность оформления приказов ОК. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение на другую должность, повышение оклада) должны быть зафиксированы в документах соответствующего образца. В них должна быть подпись как руководителя организации, так и сотрудника. Все недочеты следует исправить.
5. Проверить правильность заполнения трудовых книжек.
6. Оформить личные дела сотрудников, если они не велись ранее.
7. Оформить необходимые книги и журналы учета.
9. Сгруппировать кадровые дела.
10. Оформить номенклатуру дел.
Аудит КДП
Аудит кадров представляет собой проведение комплексного анализа всей кадровой документации, проверку ее соответствия требованиям действующего законодательства, локальным актам и протоколам. Правильная организация кадрового делопроизводства – это безотлагательное дело, игнорирование которого может повлечь за собой определенные риски.
В процессе кадрового аудита проверяется не просто правильность оформления документации, но и ее соответствие действующим законам. Аудит кадровых документов является эффективным средством для решения проблем, возникающих в финансово-хозяйственной деятельности компании.
Типичные ошибки при оформлении КДП
Аудит кадровой документации позволяет выделить ряд основных ошибок, имеющих многократное повторение в различных компаниях и организациях. В небольших учреждениях имеет место создание многочисленных локальных протоколов, которые, по сути, просто дублируют друг друга, или, что еще хуже, противоречат друг другу. Весь кадровый документооборот необходимо унифицировать и свести к минимуму.
Также распространенными ошибками являются:
- отсутствие утвержденной информации о режимах работы и отдыха в учреждении или ее несоответствие данным, прописанным в трудовом договоре;
- отсутствие порядка начисления и выплаты зарплаты;
- ошибки в штатном расписании;
- отсутствие тарификации оплаты труда;
- нарушение прав сотрудников при установлении правил работы с личной информацией и персональными данными;
- неправильно составленный трудовой договор.
Это далеко не весь перечень. Чтобы избежать ошибок в кадровой документации, необходимо четко следовать нормативам, законодательным актам и методическим рекомендациям.
