Любые предприятия и организации в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкиваются с необходимостью приобретения тех или иных материальных ценностей, услуг или работ не по безналичному расчету, а за наличные средства. Зачастую гораздо быстрее и удобнее оплатить товар «на месте» наличными, например, при покупке канцтоваров, хозяйственного инвентаря или бензина для служебного автомобиля. Обычно в этом случае работнику предприятия выдаются наличные под отчет.
Учет расчетов с подотчетными лицами: на что можно выдавать деньги?
Под отчет денежные средства выдаются для совершения каких-либо действий по поручению предприятия или организации. Кроме этого, денежные средства под отчет могут выдаваться на предстоящие командировочные расходы, для покупки продукции и оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для оплаты выполненных работ или оказанных третьими лицами услуг, на прочие хозяйственные и операционные цели. Выдача под отчет денежных средств из кассы оформляется документом, а именно расходным кассовым ордером, который после оформления должен быть подписан уполномоченными лицами предприятия или лично главным бухгалтером и руководителем.
Учет расчетов с подотчетными лицами: кто может получать деньги под отчет?
Брать деньги под отчет может не каждый. На предприятии в обязательном порядке должен быть составлен приказ со списком подотчетных лиц, имеющих такое право. Подотчетными лицами являются работники организации или предприятия, которые получают денежные авансы на затраты по случаю осуществления хозяйственных расходов и командировок. Выдавать наличные средства под отчет можно только тому лицу, которое находится в трудовых отношениях с организацией, выдача иным лицам строго запрещена. В случае отсутствия отчета подотчетного лица по уже полученному ранее авансу выдача нового аванса запрещается. Также запрещено передавать полученные для каких-либо целей денежные средства одним работником другому.
Порядок выдачи наличных средств и учет расчетов определяется установленным порядком учета и ведения кассовых операций. Производиться выдача средств может как при наличии кассы, так и без нее. Естественно, должен вестись учет расчетов с подотчетными лицами. Полученные авансом денежные средства разрешено расходовать исключительно на определенные цели, оговоренные при выдаче средств.
Расчеты с подотчетными лицами, получавшими наличные денежные средства на приобретение тех или иных товаров и услуг, или на командировочные расходы, производятся путем предоставления авансового отчета об израсходованных суммах. В установленные сроки (от 3 до 30 дней) подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом обязано предоставить в бухгалтерию предприятия или организации документы, подтверждающие все расходы, т.е. факты приобретения услуг или товаров для административно-хозяйственных нужд. В случае наличия неизрасходованных денег подотчетное лицо обязано произвести возврат их в кассу предприятия, оформив при этом приходный кассовый ордер. В том случае, если имеет место перерасход и сотруднику пришлось добавить свои наличные средства, сумма переплаты должна быть в обязательном порядке компенсирована сотруднику. Учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись на активно-пассивном счете.
Сотрудники предприятия могут быть отправлены руководителем в служебную командировку, т.е. в поездку по делам предприятия на определенный срок. В таком случае кроме выдачи наличных средств обязательно должно быть оформлено командировочное удостоверение. Его по возвращении необходимо сдать вместе с авансовым отчетом и подтвердительными документами.
Бланк авансового отчета должен быть правильно и полностью оформлен, должен содержать сведения о подотчетном лице, израсходованных суммах, а также перечень расходов. Кроме того, должны прилагаться все подтвердительные документы. Сдача авансового отчета при выдаче средств на различные хозяйственные расходы составляет тридцать календарных дней. При получении подотчетным лицом наличных средств на командировку, по возвращении из нее отчитаться следует в течение последующих трех суток.
