Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми функциями документов являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.
Классификация
Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.
Официальный документ
РФ – страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают официальные нормативные документы. Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание – кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Большинство из них имеет управленческую направленность.
Типы бумаг
В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:
- Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым видом письма.
- Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
- Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
- Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.
Указанные категории актов используются в деятельности предприятий, органов власти. Службы делопроизводства осуществляют обработку и хранение документов.
Управленческие бумаги
В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:
- Входящие.
- Внутренние.
- Исходящие.
Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:
- Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
- Простые.
- Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.
Степень подлинности
По данному признаку документы разделяют на:
- Подлинники.
- Дубликаты.
- Копии.
Оригинал акта – первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс. В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат – повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой. Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой. Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.
Хранение и способ передачи
Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:
- Письма.
- Телефонограммы.
- Телеграммы.
- Факсограммы.
- Телексы.
- Электронные сообщения.
Содержание
Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:
- Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
- Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, докладные записки, акты, справки и проч.
- Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.
Структура
Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин "документная информация". Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:
- Материальным объектом.
- Носителем информации.
- Документированными сведениями.
Назначение
Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование. Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности. В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.
Реквизиты
Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:
- Наименование.
- Текст.
- Дату.
- Резолюцию.
- Гриф утверждения/согласования.
- Адресат и проч.
В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются к содержанию, назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.
