Акт – документ, составленный для подтверждения действий, событий или установленных фактов. Он обладает информационно-справочным характером. Рассмотрим далее, как правильно составить акт.
Классификация
В зависимости от содержания и значения акты разделяются на различные виды. Они могут быть:
- О несоблюдении правил распорядка и дисциплины на предприятии.
- Об отказе от подписи, удостоверяющей ознакомление с приказом.
- Об обследовании (о состоянии условий труда, противопожарной безопасности и пр.).
- О сдаче/передаче-приемке.
- Об испытаниях систем, технологий, образцов.
- Об инвентаризации, ревизии.
- О ликвидации организации.
- О расследовании несчастных случаев, аварий и так далее.
Нюансы
Акты оформляются не одним человеком, а несколькими. Обуславливается это назначением и природой информационно-справочной бумаги. Перед тем как составить акт, необходимо найти свидетелей. Их присутствие при оформлении необходимо для последующего подтверждения достоверности события. Кроме этого, многие акты зачастую являются основанием для принятия важных решений, которые, в свою очередь, могут быть оспорены. Если суд установит, что бумага оформлена с нарушениями, то она не будет принята в качестве доказательства. При этом описанное в ней событие будет рассматриваться как ненаступившее. В ряде случаев, перед тем как составить акт, создается специальная комиссия. Ее состав утверждается приказом начальника организации. Для фиксации тех или иных событий или сведений используются специальные бланки. Некоторые акты оформляются в произвольной форме. При этом главное – использовать точные формулировки для отражения тех или других событий.
Общие правила
Как выше было сказано, перед тем как составить акт, может созываться специальная комиссия. Она создается, например, при выполнении инвентаризации или для расследования несчастного случая. Если предполагается, что акты будут периодически составляться по конкретному направлению деятельности, на предприятии может формироваться постоянная комиссия. Для фиксации событий или сведений используются унифицированные формы, если они предусмотрены для той или иной ситуации. В прочих случаях могут применяться фирменные бланки организации.
Как правильно составить акт?
Оформление бумаг осуществляется по определенному порядку. Перед тем как составить акт, необходимо ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии со стандартом в качестве обязательных реквизитов выступают:
- Наименование предприятия.
- Название документа – собственно слово "акт".
- Регистрационный номер и дата.
- Место оформления.
- Заголовок к тексту.
- Подписи.
При необходимости на бумаге проставляется гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательных актах, бумагах о приемке завершенных строительством сооружений и прочих объектов, экспертизе, списании и так далее. При выборе заголовка к тексту необходимо его записывать так, чтобы он грамматически согласовывался с наименованием бланка. При этом можно использовать предлог "о" или "об".
Специфика оформления
В некоторых случаях перед тем, как составить акт передачи, проводятся испытания. Например, это актуально для внедрения в производство нового оборудования. В таких случаях в тексте должен быть указан период, в течение которого объект проходил испытания. Датой составления является календарное число, в которое оформлена бумага. В начале текста приводятся основания для заполнения бланка. Ими могут являться ссылки на договор, распоряжение или иную бумагу. При этом указываются номер и дата исходного документа. К примеру: «Основание: распоряжение директора ООО "А" от 12.12.2012 №1 "О выполнении…"». В начале текста также перечисляются члены комиссии, упоминается ее председатель. При этом указываются не только фамилии, но и должности лиц. Далее отражаются те факты, которые стали основанием для составления данного акта. Текст может завершаться выводами или предложениями комиссии. Стоит сказать, что материал допускается излагать не только в виде сплошного текста. В актах зачастую присутствуют таблицы.
Количество экземпляров
Акт оформляется с таким расчетом, чтобы его могли получить все заинтересованные лица. При необходимости в конце основного текста указываются адресаты, которым будут направлены экземпляры. Как правило, их число определяется по документу-основанию или количеству заинтересованных лиц. В бланке это будет выглядеть так:
Составлен в 3 экземплярах:
- 1 экз. – в АО "А".
- 2 экз. – в ООО "Б".
- 3 экз. – в дело № 01/12.
Если к акту предусмотрены приложения, то отметка о них проставляется после информации о числе экземпляров и их получателях перед автографами лиц, участвовавших в составлении.
Подписи
В акте должны стоять автографы всех членов комиссии или лиц, участвовавших в его оформлении. Они указываются в том же порядке, в каком приведены фамилии и должности этих субъектов в начале бумаги. Если у кого-либо из участников возникли замечания или он не согласен с составленным актом, рядом со своей подписью такое лицо проставляет соответствующую отметку. Собственные выводы этот субъект может изложить в отдельной бумаге. С актом знакомятся все, чьих интересов он касается. Под подписями должна стоять отметка "ознакомлены". После этого ставятся автографы всех лиц, прочитавших содержание бумаги.
Утверждение
После составления некоторые акты должны быть согласованы с руководством организации. В соответствии с правилами делопроизводства гриф утверждения проставляется в правом углу сверху на первом листе. Выглядеть он может так:
Утверждаю.
Директор АО "А"
Иванов И. И.
12.12.2012 г.
Как составить акт приема-передачи?
Достаточно часто такая бумага сопровождает факт оформления приобретения. Ключевой ее задачей является необходимость удостоверения качества предоставляемого имущества. Как составить акт передачи? В целом для данной бумаги действуют все правила, указанные выше. В ней указывают:
- Дату, место оформления и название документа.
- Информацию о субъектах, участвующих в процедуре. Здесь, в частности, указывают ФИО, данные паспорта, контактные сведения, адрес.
- Реквизиты договора-основания.
- Перечень объектов.
- Сведения о состоянии имущества. Перед тем как составить акт приемки, целесообразно убедиться в надлежащем качестве объектов. Если при оформлении будут выявлены дефекты, информацию о них необходимо указать в бумаге. Аналогичное действие следует осуществить и перед тем, как составить акт выполненных работ. В этом случае дополнительно оценивается соответствие фактического их объема предусмотренному по соглашению.
- Претензии сторон (при их наличии).
- Общая стоимость предоставляемого имущества.
- Подписи участников сделки.
- Печать предприятия.
Законодательная техника
Чтобы составить нормативно-правовой акт, необходимо знать специальные правила. В законе, например, официально выражается государственная воля. Для обеспечения однозначного, точного и понятного толкования выработаны строго определенные унифицированные формы, предусмотрено наличие формальных реквизитов и структурных элементов. Обязательные компоненты указывают на официальный характер, юридическую силу документа. Они также позволяют определить орган, выпустивший закон, дату принятия.
Заголовок
Прежде чем составить правовой акт, необходимо выбрать его наименование. Заголовок является формальным внешним реквизитом. Он отражает предмет регулирования и во многом определяет область действия акта. Заголовок выступает как начальный элемент, позволяющий пользователю ознакомиться с содержанием. Он является важным инструментом систематизации и учета. При этом заголовок не носит нормативного характера. Он имеет ориентирующее значение для пользователя. В некоторых случаях название способствует правильному толкованию некоторых положений, поскольку достаточно четко обозначает сферу распространения акта.
Преамбула
Субъект, которому необходимо составить нормативный акт, должен создать необходимые условия для формирования четкого представления о содержании бумаги у пользователя. Для этого создается преамбула – введение. Оно не разделяется на статьи. Преамбула определяет задачи и цели акта, характеризует условия, ставшие предпосылками для его составления. Во введении все положения объединены одной идеей, политической основой и целевой направленностью. Преамбула позволяет глубже и полнее понимать необходимость и значение акта, заостряет внимание на наиболее актуальных вопросах регулирования, мобилизует всех исполнителей на неуклонное следование предписаниям. Особенно важно введение к законам, обращенным непосредственно к гражданам, широкому кругу организаций, общественным объединениям.
Рубрикация
Она используется в случае, когда нужно оформить сложный по структуре и объемный акт. Как правило, он разделяется на главы, части, подразделы и пр. Внутренняя рубрикация базируется на материальных основаниях – делении общественных отношений на конкретные сферы в соответствии с их характером и содержанием. Она отражает структуру той или иной отрасли законодательства. Чем ближе рубрикация к нормативной системе, тем она эффективнее способствует упорядочению социальных отношений.
Особенности оформления бумаг на ж/д транспорте
Работникам железной дороги достаточно часто приходится составлять акт проверки состояния вагонов. Такая необходимость может обуславливаться разными причинами. Например, при обнаружении порчи груза, течи и пр. Перед тем как составить акт, выполняют ревизию технического состояния. Она осуществляется в день выявления дефекта. В акте должна указываться причина неисправности, ее характер и происхождение. Подписывается бумага работниками, участвовавшими в осмотре. Проверку осуществляют мастер депо или иное лицо, уполномоченное им, а также работник станции, назначенный начальником. Акт составляется в двух экземплярах.
Трудовое законодательство
На каждом предприятии руководителю приходилось разбираться с фактами нарушения сотрудниками правил распорядка и дисциплины. В таких ситуациях оформляются соответствующие акты, выступающие основанием для наложения дисциплинарных взысканий. Оформлением таких бумаг занимаются, как правило, кадровые работники или начальники подразделений. Законодательство не устанавливает унифицированных форм актов о нарушениях дисциплины. Тем не менее существует определенная практика их подготовки. Как и в прочих случаях, акт должен содержать сведения о:
- Месте, дате, времени оформления. Если акт нужно составить по поводу прогула либо опоздания, время указывается с точностью до минут.
- Субъекте, оформляющем бумагу. Здесь указываются ФИО, должность.
- Лицах, выступающих в качестве свидетелей.
- Нарушении, допущенном сотрудником.
- Объяснениях, которые даны виновным. Их следует записать дословно.
В конце акта ставятся подписи участвовавших в его оформлении. Нарушитель также должен расписаться, удостоверив таким образом факт ознакомления с бумагой. В некоторых случаях виновный сотрудник отказывается заверять акт. Об этом делается соответствующая отметка. Как правило, для оформления нарушений используются фирменные бланки предприятия с унифицированным текстом. Для несчастных случаев на производстве предназначен унифицированный бланк. Отказ составлять акт о нарушении дисциплины не преследуется по закону, если действия виновного не причинили ущерба имуществу или здоровью и жизни окружающих. Однако, как показывает практика, руководство заинтересовано в своевременном выявлении и пресечении недобросовестности сотрудников.
Внутреннее делопроизводство
При составлении локальных нормативных актов ответственные лица должны руководствоваться госстандартом. В частности, речь идет о ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии со стандартом используется бланк, в котором содержатся:
- Название предприятия.
- Наименование документа. Им может быть положение, инструкция, распоряжение и пр.
- Регистрационный номер.
- Дата составления.
Нумерация осуществляется со второй страницы. Цифры проставляют по центру вверху. При составлении локального акта следует придерживаться общепринятой структуры. В нем, как правило, содержатся три части: общая, основная и заключительная. По п. 4.7 Методических рекомендаций организационно-распорядительные акты, которыми регулируется деятельность предприятия, включают в себя разделы, пункты, подпункты.
Заключение
На практике используются самые разные виды актов. Каждая категория имеет свое назначение, специфику, сферу распространения. Однако госстандартами предусматриваются общие правила, применимые ко всем актам без исключения. В частности, речь о наличии обязательных реквизитов, таких как наименование организации, время оформления бумаги, ФИО, должности и подписи ответственных лиц, текст. Дополнительные элементы, такие как гриф утверждения/согласования, преамбула, общая часть и пр., включаются в акт в зависимости от его назначения. Информация может вписываться в бланк от руки или набираться на компьютере. В унифицированных формах присутствуют строки и их наименования. Некоторые бланки предприятие может разработать самостоятельно. Однако при этом их вид должен соответствовать предусмотренным стандартам и включать в себя все обязательные реквизиты. Тексты документов должны быть понятными для восприятия. В бумагах не допускаются помарки и исправления. Электронные формы актов заполняются по общим правилам. Единственное исключение делается для подписи и печати. В электронных документах используются цифровые элементы. Акт, составленный с нарушениями требований законодательства (отсутствуют подпись, наименование предприятия, информация о должностном лице, ответственном за оформление, и пр.), не имеет силы. Соответственно, он не может использоваться как подтверждение тех или иных событий либо сведений.
