В круг обязанностей работника отдела кадров входит заполнение карточки Т-2. Образец бланка и правильное внесение в него необходимой информации являются обязательными условиями для правильного ведения учета.
Правила оформления сотрудников
Прием на работу сотрудников, как правило, сопровождается составлением определенного пакета документов. Это нужно для наиболее полного и всестороннего учета кадров. Заполнение карточки Т-2 (образец можно увидеть ниже) производится сразу после подписания руководителем предприятия приказа о приеме на работу данного сотрудника.
Лучше это делать безотлагательно, чтобы в нужное время в наличии была вся необходимая информация. Заполнение карточки Т-2 (образец есть в статье) обязательно для всех вновь прибывших работников, независимо от должности, профессии и категории. За достоверность вносимой информации отвечает работник отдела кадров, который непосредственно осуществляет процесс оформления. Все данные должны быть взяты только из достоверных источников и подтверждены документально. При заполнении соответствующих разделов желательно не допускать ошибок, чтобы впоследствии не было необходимости производить какие-либо исправления или корректировки.
Источники информации
Заполнение карточки Т-2, образец которой приведен в статье, производится на основании обязательного пакета документов, который новый сотрудник представляет при приеме на работу. Вносить соответствующие записи кадровик может только в том случае, если в наличии имеется:
- паспорт (или любой другой документ, способный удостоверить личность человека);
- военный билет (только для мужчин);
- трудовая книжка;
- документ, свидетельствующий об окончании учебного заведения;
- иные документы, подтверждающие наличие квалификации либо специальных знаний;
- свидетельство о государственном пенсионном страховании.
Помимо этого, для оформления понадобится:
- автобиография;
- приказ (о приеме на работу);
- договор (трудовой).
Учитывая внутренний регламент и специфику работы компании, работодатель имеет право запросить у гражданина иные документы. Это может быть медицинская справка либо информация о наличии (или отсутствии) судимости. В любом случае необходимость предоставления запрашиваемых сведений должна быть подтверждена законами, указами или постановлениями соответствующих органов правительства России.
Утвержденный бланк
В настоящее время на территории нашей страны применяется личная карточка Т-2, форма которой утверждена постановлением №1 Госкомстата России от 5 января 2004 года.
Этот бланк содержит в себе десять обязательных разделов, в которых максимально полно отражена вся информация о работнике:
- Общие сведения.
- Данные о воинском учете.
- Информация о приеме на работу и всевозможных переводах.
- Данные об аттестации.
- Сведения о повышении квалификации.
- Информация о полученных за время работы наградах и поощрениях.
- Данные об отпусках.
- Социальные льготы, предоставляемые сотруднику.
- Дополнительные сведения.
Благодаря всей этой информации, личная карточка Т-2 является идеальным средством учета. В ней есть все, что необходимо знать о сотруднике. Причем в каждый из разделов этого документа постоянно вносятся необходимые дополнения. Таким образом, в нужный момент руководство предприятия, не поднимая личное дело, имеет возможность получить о работнике любую нужную информацию.
Соблюдение законности
Т-2 - личная карточка работника, в которую все сведения о нем заносятся в определенном порядке. После заполнения исходных данных, которые размещаются в первых двух разделах, работник кадровой службы должен своей личной подписью подтвердить их достоверность. То же самое обязан сделать и принятый на работу сотрудник.
Кадровик, в свою очередь, должен следить за наличием необходимых подписей. В противном случае его невнимательность может быть расценена как грубое нарушение законодательства. За это нерадивому сотруднику придется отвечать не только перед руководством предприятия. Подобные действия падают под статью 5.27 Кодекса об административных правонарушениях России и грозят виновнику денежным штрафом. Кроме того, необходимо помнить, что Т-2 (личная карточка работника) – это документ, который дублирует сведения о работнике, вносимые в трудовую книжку. А на основании пункта 12 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 года гражданин должен лично ознакомиться с этой информацией. Подтверждением данного факта будет его подпись в карточке.
Корректировка данных
Особого внимания заслуживает внесение изменений в карточку Т-2. Здесь работник отдела кадров должен быть предельно внимательным.
Для внесения законных изменений (смена фамилии или места жительства) существует определенная методика, состоящая из трех шагов:
- Сначала работник отдела кадров должен затребовать оригинал документа, на основании которого ему придется вносить корректировку, сделать его ксерокопию и вложить ее в личное дело.
- Зачеркнуть одной линией первоначальную информацию и записать новую.
- Рядом ему необходимо написать фразу «Исправленному верить», затем указать свою должность, а также поставить личную подпись с полной ее расшифровкой.
Если речь идет об ошибке, то здесь действия виновника ограничиваются только внесением достоверной информации. Неверные данные при этом нужно просто зачеркнуть. Желательно, чтобы подобных ситуаций возникало как можно меньше, так как многократные ошибки органы контроля расценивают как злостное нарушение. Наказание за такой проступок будет уже более суровым.
Электронный вариант
Для упрощения своей работы сотрудник отдела кадров ведет картотеку. С ее помощью он может в любое время найти нужную информацию о каждом из тех, кто трудится на данном предприятии. Для этого ему необходимо сначала заполнить бланк карточки Т-2. С развитием техники на многих предприятиях ответственные сотрудники предпочитают вести электронный учет. Это дает возможность значительно облегчить момент поиска.
Подобные действия не считаются нарушением. Каждый волен поступать так, как ему хочется. Правда, помимо электронной базы данных кадровику придется составлять еще и обычный документ, переводя информацию на бумажный носитель. Такое требование вполне справедливо, если учесть необходимость наличия подписи самого работника. Поставить ее в компьютере он не сможет. Именно поэтому бумажный вариант документа также должен присутствовать. Помимо этого, не стоит забывать, что подобная информация должна храниться на предприятии 75 лет. С электронными носителями поиск необходимых данных постоянно будет вызывать определенные сложности.
Тонкости заполнения бланка
Любой кадровый работник знает, как заполнять личную карточку Т-2. В принципе, работа это несложная. Надо только четко перенести на бланк информацию из соответствующего источника.
При составлении такого документа нужно помнить некоторые важные моменты:
- Если работник совмещает разные профессии, занимая сразу две должности, то на него необходимо завести 2 карточки.
- В некоторых случаях возникает необходимость использования сокращений. Делать это не запрещено. Нужно только придерживаться общепринятых требований.
- В разделе Y при обучении сотрудника за счет средств работодателя этот факт обязательно нужно указать. Такая информация впоследствии может служить основание для требования возврата денежных средств, потраченных предприятием.
- Ни в коем случае нельзя позволять сотруднику самостоятельное заполнение карточки. Исключением может быть только случай, когда это делает принятый на работу кадровик.
В остальном процесс заполнения карточки является обычной механической операцией. При правильном подходе к делу он не должен вызывать никаких осложнений.
