Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.
Кому могут помочь электронные таблицы
Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.
Несколько важных правил
Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:
- Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
- Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
- Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
- Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
- Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.
Складской учет в Excel: общие рекомендации
Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:
- Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
- Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
- Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
- Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
- Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.
Создаем справочники
Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:
A | B | C | D | E | |
1 | Поставщики | 4 | |||
2 | Наименьшее | Код | Юридический адрес | Комментарий | |
3 | ООО «Москва» | 12-01 | |||
4 | ООО «Лето-3» | 12-02 | |||
5 | ЗАО «Утро» | 12-03 |
Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».
Точно так же выглядит таблица «Покупатели».
Обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет программа бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.
A | B | C | D | E | |
1 | Точки учета | 4 | |||
2 | Наименьшее | Код | Комментарий | ||
3 | С-210 | Склад 1 | |||
4 | М-15 | Магазин 1 | |||
5 | Б-1 | Брак | |||
6 | Б-2 | Брак |
Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»
Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».
Затем:
- Выделяем диапазон этой таблицы.
- В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
- Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
- Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.
Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.
A | B | C | D | E | F | G | H | J | |
1 | Приход товаров | Дата | N наклад- ной | Поставщик | Код | Точка учета | Ед. измер. | Кол.-во | Цена |
2 | |||||||||
3 | |||||||||
4 | |||||||||
5 |
Автоматизация учета
Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.
При этом:
- единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
- номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
- программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.
Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:
- выделяем столбец (кроме шапки);
- находим вкладку «Данные»;
- нажимаем на иконку «Проверка данных»;
- в поле «Тип данных» ищем «Список»;
- в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8")».
- выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».
Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать название товара из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.
Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.
Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».
Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.
«Оборотная ведомость»
Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.
Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.
Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.
Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.
Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.
