Успех функционирования многих организаций зависит от правильно построенной работы. Каждый сотрудник, а уж руководитель тем более, должен понять делопроизводство. Что это такое, в чем его особенности, основные виды, и что учитывается при организации документооборота?
Основные понятия
Каждая компания, независимо от ее статуса и численности сотрудников, в ходе своей деятельности выпускает и обрабатывает большое количество документов. Все они относятся к организационным и распорядительным документам. К основным понятиям в данном вопросе относят делопроизводство и документооборот.
Делопроизводством называют вид деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов, а также организует работу с ними. В свою очередь под документооборотом понимают вид деятельности, которая направлена на организацию движения документов в компании с того момента, как их создали или получили, до момента завершения работы с ними (отправка адресату, сдача в архив).
Часто для делопроизводства организация выделяет одного или нескольких сотрудников, которые контролируют процесс.
Ни одно предприятие не может существовать независимо от законодательства. Именно оно регламентирует делопроизводство и документооборот. Вопросы в данных сферах решают секретари, архивариусы и работники отдела кадров.
Делопроизводство основывается на фиксации данных через создание бумажного или электронного акта. В связи с этим появляется документооборот, то есть движение какого-либо документа с момента создания и заканчивая его исполнением. Документооборот можно разделить на внутренний и внешний.
Внутренний оборот документов представлен следующими этапами:
- Разработка проекта документа.
- Согласование с руководством.
- Подписание документа.
- Регистрация документа: дата и номер (после издания документа он считается принятым к исполнению).
- Доведение информации до адресата и контроль.
- Исполнение.
- Издание исполненного документа.
- Уничтожение или архивирование бумаг, у которых истек срок.
Внешний оборот предполагает следующие этапы:
- Поступление документа в компанию.
- Регистрация поступившей документации (необходима для контроля исполнения документов).
- Работа с корреспонденцией: ознакомление, исполнение.
- Оформление ответа при необходимости.
- Оформление в архив или уничтожение.
Относительно руководства документооборот бывает:
- восходящий (от подчиненного к начальнику);
- нисходящий (от начальства к подчиненным);
- горизонтальный (между подчиненными).
Каждое движение любого документа должно фиксироваться в специальном журнале. Это может быть журнал учета, карточка документа, электронный журнал и т.п.
Кто ответственный
Некоторые сотрудники вообще не вникают в делопроизводство. Что это такое, хорошо знает секретарь, потому что это его прямая обязанность - следить за документооборотом в организации. Секретариат обязан выполнять главные функции по обеспечению офиса документами. Учитывая форму и особенность работы, делопроизводство можно разделить на:
- Централизованное. Весь секретариат находится в одном отделе и подчиняется единому начальнику. Это может быть старший секретарь или делопроизводитель.
- Децентрализованное. Секретари, а также те сотрудники, которые могут выполнять их обязанности, работают в разных подразделениях компании и находятся в подчинении у разных начальников.
- Смешанное. Часто встречается на крупных предприятиях. Организация делопроизводства будет напрямую зависеть от того, какой вид секретариата принят.
В небольших организациях функцию делопроизводителя может выполнять любой сотрудник, на кого возложена данная обязанность, либо сам руководитель. Если данные функции не прописаны у сотрудника в трудовом договоре, то для их исполнения необходимо издать допсоглашение, где они будут указаны, а также следует указать размер денежного вознаграждения за исполнение обязанностей делопроизводителя.
Инструкция
Независимо от размеров компании и ее формы руководитель не должен пренебрегать наличием инструкции по делопроизводству.
Инструкция – это не только нормативный акт, позволяющий наладить делопроизводство. Что это такое? Это внутренний документ компании, который утверждается приказом руководства, не имеющий сроков действия.
Здесь прописываются основные этапы движения документов, дается перечень должностных лиц, имеющих право подписи на тот или иной документ, приведены образцы заполнения и оформления бланков.
Кадровое делопроизводство
Рассмотрим кадровое делопроизводство. Что это такое? Если в организации работает хотя бы один сотрудник, то на него в обязательном порядке заводятся соответствующие документы.
Под кадровым делопроизводством понимают движение особых документов, связанных с трудовой деятельностью гражданина. В частых случаях ведение такого рода документации возлагается на работников отдела кадров. Они должны принять документы от сотрудника, обработать и хранить их по регламентированным правилам Инструкции. Кроме этого, в их обязанности входит обработка персональных данных, в том числе секретных.
Кадровое делопроизводство ведется отдельно от общего, с соблюдением правил конфиденциальности.
Оптимизация
В век высоких технологий и компьютеризации есть немало предприятий, причем не малых, которые продолжают вести бумажный документооборот. Документы делопроизводства по-прежнему регистрируются в обычных журналах, а письма отправляются по почте.
Это, во-первых, связано с нежеланием сотрудников переобучаться, а во-вторых, не все имеют финансовую опору. Но каждый руководитель должен понимать, что немалые вложения в оптимизацию в дальнейшем могут заметно сократить расходы компании.
