Что такое запрос? Если вкратце, то это разновидность делового письма. Оно может быть направлено практически кому угодно, даже в государственные органы. Такое письмо, как правило, содержит прошение о предоставлении какой-либо информации или о разъяснении чего-либо. Запрашивать можно не только информацию, но и предметы, к примеру, образцы товара перед заключением договора на поставки.
Структура документа
Образец запроса должен содержать все стандартные реквизиты, присущие деловым бумагам.
Если документ составляется от юридического лица, то он должен быть на соответствующем бланке, с указанной датой составления, а также иметь исходящий номер.
Что нужно указывать? Примерный образец запроса:
- Руководителю или директору.
- Его должность и название адресата.
- Краткое название документа. К примеру, о предоставлении разъяснения относительно (наименование документа).
- Суть вопроса. К примеру: "Наше предприятие имеет акт постоянного пользования земельным участком от (дата). Были внесены поправки в Налоговый кодекс, согласно которым изменился порядок начисления налога на землю. На основании вышеизложенного прошу разъяснить, как применять на практике часть статьи (номер) НК.
- Благодарность или изъявление надежды на дальнейшее сотрудничество.
- Должность того, кто обращается, подпись, Ф.И.О.
Правила написания сути запроса
Зная, зачем составляется и что такое запрос, все же не стоит начинать с требования что-то разъяснить или предоставить. Лучше начать с краткого описания сложившейся ситуации. Также стоит разъяснить, почему пришлось обратиться с запросом.
Если речь идёт о партнерах, то письмо можно начать с фразы: «На основании ранее достигнутых договорённостей между нашими компаниями…» или «На основании пункта договора (номер) от (дата), прошу…».
Когда составляется запрос о предоставлении информации в государственные органы, то лучше ссылаться на конкретные пункты нормативных актов, которые необходимо разъяснить или которые дают право на получение информации.
Главное, чтобы у получателя запроса не оставалось вопросов, зачем запрашивается та или иная информация.
Не требуется разъяснения причин, если запрос создается по определённой установленной форме. К примеру, при запрашивании денежной оценки земли.
Не рекомендуется в одном письме затрагивать несколько тем. Если у предприятия вопросы по уплате налога на землю и налога на имущество, то это должны быть 2 отдельных запроса.
В конце письма рекомендуется указать удобный способ получения ответа: по почте или нарочным, по электронной почте. Если время предоставления ответа не регламентировано на уровне законодательства, а он нужен срочно, то можно указать это. В конце можно указать, что вы будете крайне признательны, если ответ сможете забрать через 10 дней.
Запрос для распорядителя информацией
Действующее законодательство о доступе к публичной информации трактует, что такое запрос. Но это еще не все. Также он даёт возможность любому юридическому или физическому лицу возможность получить информацию. При этом запрос может затрагивать тему, которая касается не только лично заявителя, но и других граждан. В этом случае необязательно пояснять причины, толкнувшие вас на написание запроса.
Такие письма можно составлять единолично или коллективно и передавать распорядителю информации любым для себя удобным способом. Текст письма составляется в произвольной форме. Примером такого запроса может выступать прошение о выдаче решения местных властей о повышении тарифов на транспорт в текущем году, с разъяснением причин, которые заставили депутатов проголосовать.
Запрос предложений
У многих юридических лиц часто возникает вопрос, что такое запрос предложения. Это достаточно новый термин, который появился в связи с принятием закона о контрактной системе. Понятие означает, что государственные и муниципальные органы вправе направлять запрос предложений неограниченному кругу лиц. Что это дает? Рассылка делается в целях заключения контрактов, позволяющих удовлетворить нужды государства и муниципалитетов в товарах и услугах, а точнее получить от поставщиков и подрядчиков самое выгодное предложение как по качественным, так и по ценовым характеристикам. Запрос предложений размещается в единой системе извещений.
Структура запроса предложений
В документе должна присутствовать следующая информация:
- Наименование, полное описание предмета закупки.
- Начальная и максимальная цена и её обоснование.
- Требования к заявкам для лиц, участвующих в конкурсе без каких-либо лишних требований к их заполнению, которые могут стать поводом для ограничения конкуренции.
- Описание прав заказчика на изменение количества закупаемой продукции или объёма предоставляемых услуг после заключения контракта.
- Каким образом, в какой срок может быть отозвана заявка.
- По каким критериям будет определяться победитель.
- Условия заключения контракта, сроки, кто будет подписывать, возможность или отсутствие одностороннего отказа от сделки.
За организатором конкурса не закреплена возможность отменять процедуру проведения запроса предложений либо на стадии открытия изменять условия.
Запрос в архив
Нередко случается так, что требуется запросить документы в архиве, о трудовом стаже или о своем родстве. Чтобы получить информацию, следует составить запрос, примерное содержание которого может быть следующим:
- В шапке документа прописывается адресат.
- Наименование и адрес архива.
- Ниже пишутся реквизиты заявителя.
- ФИО, адрес и контактные данные.
- Запрос может иметь тему.
- Краткая хронология запроса.
- По окончании запроса следует указать данные для связи и возможный способ передачи ответа.
- ФИО заявителя, подпись, дата составления.
Запрос составляется в свободной форме. Из текста должна быть четко понятна связь между заявителем и информацией, которую он запрашивает. Если есть реквизиты документа, к примеру, решения или приказа, то нужно их указать, чтобы максимально облегчить задачи специалиста архива по поиску необходимых документов.
Если ранее заявитель обращался по этому же вопросу в другие организации, то об этом следует упомянуть.
По итогам рассмотрения запроса архив может выдать:
- архивную справку, которая может быть представлена в суде;
- архивную копию, документ, который дословно воспроизводит текс оригинала документа;
- архивную выписку;
- информационное письмо, содержащее сведения о том, что в архиве есть конкретные документы.
Существует еще ряд бумаг, которые может выдавать архив. Все эти документы имеют юридическую силу и могут выступать в качестве доказательств в любых разбирательствах, даже в судебных, уголовных.
Используя образец запроса в любой государственный орган или к партнерам, можно пользоваться своими правами, запрашивать необходимую информацию и т.д.
