Система управления базами данных (СУБД) - это специальная программа или совокупность программ, которые необходимы для организации и ведения соответствующих баз данных. К одной из таких программ относится MS Access.
Понятие о запросах
Они применяются с целью сортировки, добавления, изменения, фильтрации, удаления определенной информации в БД. С их помощью производится отбор тех записей, которые нужны для составления определенных отчетов или форм, то есть работа осуществляется с частью базы данных.
При создании запросов в Access могут соединяться таблицы, группироваться и отбираться записи, подключаться расчетные операции.
Классификация запросов
Выделяют следующие виды запросов:
- Запрос на выборку, при котором происходит извлечение данных по указанному условию. В рамках данного запроса происходит группировка записей, а выполненные в полях таблицы вычисления представляются.
- Запрос на изменение, при котором изменяются данные в первоначальных таблицах. С помощью них данные могут подвергаться корректировке, а также могут создаваться новые таблицы.
- Запрос с параметрами, при котором вводятся определенные условия или данные.
- Перекрестные запросы, предназначенные для расчетов и предоставления данных, как правило, в форме электронных таблиц с целью облегчения анализа.
- SQL-запросы представляют собой запросы на получение определенной информации, их построение основано на соблюдении определенных правил с использованием определенного синтаксиса.
Запросы на выборку
Создание запросов в Access данного вида предполагает построение таблицы, содержащей такие же структурные элементы, как и обычная. Она создается на базе фактических данных.
Результаты представляют собой динамический набор данных, в связи с чем при закрытии набора записи "исчезают", оставаясь в первоначальных таблицах. Сохранение данных запросов означает сохранение их структуры.
Данные запросы формируются указанием полей и таблиц, их содержащих, включаемых в запрос, описанием рассчитываемых полей, совершаемых групповых операций над первоначальными записями, и формированием условий отбора (например, с какой по какую дату осуществлялась реализация определенной группы товаров).
Создание запросов в MS Access данного вида предполагает, что их можно создать вручную или при помощи "Мастера создания запросов".
Для определения полей и таблиц, включаемых в запрос, переходим в режим конструктора.
Для перехода в режим конструктора в Access 2013 нужно в области навигации кликнуть контекстной кнопкой мыши на имени формы и выбрать "Конструктор". Нажав ALT+F8, можно вызвать "Список полей", из которых поля можно перетащить непосредственно в форму.
Запросы на изменение
Эти виды запросов представляют собой некую разновидность первого вида, но нужны они для изменения данных, которые были извлечены. Они в Access помечены восклицательным знаком. В Access создание запросов на изменение возможно четырех типов:
- создание новых таблиц;
- добавление записей в исходные таблицы;
- изменение данных в исходных таблицах;
- удаление записей из исходных таблиц.
Поэтому данные действия могут разрушить базу данных, в связи с чем необходимо сначала проверять результат исполнения запроса, перейдя в режим таблицы.
Создание новых таблиц используется при архивировании данных, проведении бэкапов или экспорте данных.
Разновидностью запросов на изменение являются запросы на обновление, при использовании которых обновляются абсолютно все записи, которые удовлетворяют какому-либо заданному условию. Если в комплекс данных необходимо внести изменения, то используют данную разновидность.
Еще одной разновидностью являются запросы на удаление, которые уничтожают все записи, удовлетворяющие каким-либо заданным условиям.
Еще одной разновидностью рассматриваемых запросов являются запросы на добавление, при которых происходит добавление данных из одной таблицы в другую.
Перекрестные запросы
Данные виды применяют с целью объединения в перекрестную таблицу денежных или числовых данных, хранящихся в исходной таблице. Перекрестный запрос в Access создается при помощи мастера запроса, используя инструкции которого, можно легко создать данный вид. По своей сути перекрестный запрос похож на сводные таблицы Excel.
Перекрестная таблица создается при указании заголовков строк, столбцов, значений и групповой операции.
Схема построения данного типа таблицы сводится к следующему. С помощью СУБД осуществляется группировка данных по групповым полям. Данная операция проводится над числами в поле значений. В ячейку таблицы, находящуюся на пересечении столбца и строк, помещается итоговое значение этой группы.
Перекрестные запросы в Access, как правило, применяют для создания отчетов и диаграмм.
Запросы с параметрами
Данный вид запросов уточняет перед выполнением условие у пользователя.
Чтобы создать запрос в Access, необходимо в столбце запроса, в ячейке "Условие", поместить выражение ввода параметров в квадратных скобках.
Если запустить данный запрос, то выйдет диалоговое окно, в котором будет содержаться предложение ввода параметров.
SQL-запросы
В Access 2013 и других версий запросы выполняются при помощи языка структурированных запросов SQL.
Для создания SQL-запросов необходимо перейти в режим конструктора, затем на кнопке "Вид" выбрать "Режим SQL". В результате появится диалоговое окно, в котором в поле Select вводим названия столбцов, а в поле From - то, что будет выводиться в строках, например названия поставщиков (если первый столбец "Название").
В Access используется не чистый SQL, а его диалект Jet-SQL. Основными инструкциями для запросов в этом языке являются: SELECT, по которому осуществляется выборка из записей по определенным условиям (названия полей исходных таблиц, переносящихся в результирующую таблицу), UPDATE - используется с целью редактирования записей, DELETE - для удаления каких-либо указанных записей, CREATE - для создания новых объектов БД. В MS Access также используются TRANSFORM для построения перекрестных запросов, WITH OWNER-ACCESS OPTION для создания специальных запросов пользователем, не имеющем доступа к таблицам, к которым должен быть доступ у этого запроса, IN (для обеспечения связи с удаленной БД), DISTINCTROW (создание запроса с возможным объединением данных). Также могут применяться итоговые функции SQL, встроенные функции Access и VBA.
В заключение
Создание запросов в Access происходит для формирования записей для других запросов, отчетов или форм. При помощи определенных действий собираются данные из нескольких таблиц. Запросы позволяют включить в формируемую таблицу отобранные поля, осуществить расчеты в каждой новой записи, отобрать записи, которые необходимы для удовлетворения неких условий, сгруппировать выражения с одинаковыми значениями в некоторых или одном поле, сформировать новую таблицу данных на основе существующих, добавить, удалить или обновить некоторые записи.
