Эффективность управленческой деятельности определяется результативностью промежуточных звеньев администрирования. Одним из них является делопроизводство. Оно обеспечивает оперативность принятия решений. Сведения, которые присутствуют в документации, необходимы для стабильности работы любой организации.
Понятие системы документации
В рамках управленческой деятельности составляются самые различные бумаги. Совокупность документов, взаимно связанных по происхождению, виду, назначению, сфере применения, единым требованиям к оформлению, образует определенную систему. Каждый носитель тех или иных данных сам по себе является сложной информационной структурой.
Система документации – это многоуровневая модель. Она состоит из множества подсистем, которые, в свою очередь, сами выступают как сложные самостоятельные структуры по отношению к элементам, их формирующим.
Классификация
Все носители информации объединяются в определенные группы – системы документации. Это необходимо для обеспечения эффективности и оперативности решения управленческих задач. Классификация осуществляется на основе специальных признаков.
Существует два вида систем документации. Это корпоративные и функциональные группы. Последние считаются самыми долговечными и универсальными. Дело в том, что в основу формирования функциональных систем документации положены признаки, которые не изменяются в течение продолжительного времени. В настоящее время сложилось порядка 40 крупных функциональных групп документов.
Корпоративная система документации состоит из носителей информации, используемых при реализации управленческих задач в конкретной сфере государственной деятельности, хозяйственной отрасли, в рамках отдельного предприятия. К этой же группе относят бумаги, формирующиеся в процессе жизни отдельного человека или конкретной семьи.
Функциональные группы
В них включаются комплексы носителей информации, обеспечивающих реализацию, в первую очередь, общих функций управления. Существуют унифицированные системы документации:
- Плановая.
- Отчетно-статистическая.
- Первичная.
- По труду.
- Бухгалтерская.
- Расчетно-денежная, финансовая.
- Ведомственной и статистической отчетности.
В число функциональных групп также включены комплексы документов, отражающих специфику деятельности определенных учреждений и организаций:
- Медицинских.
- Образовательных.
- Проектно-конструкторских и пр.
Специфика корпоративных групп
В таких системах документации может объединяться несколько функциональных систем. В этом случае последние будут представлены в виде своего рода подсистем.
Например, совокупность носителей информации, используемой в вузе, формируется отчетно-статистической, бухгалтерской, организационно-распорядительной документацией.
Деловые бумаги
Эта система документации возникла одной из первых. Еще в Древнем Египте ее использовали для регулирования семейных, хозяйственных отношений.
Система деловой документации формируется актами административного характера. В ней присутствуют реквизиты, которые придают информации, закрепленной на материальном носителе, юридическую силу.
Бухгалтерия и статистика
В XVI-XVII вв. стала складываться система бухучета. На начальном этапе сведения отражались в специальных книгах учета хозяйственных операций, расписках. Эту первичную документацию использовали при разрешении споров. Впоследствии стали возникать более сложные документы.
В настоящее время первичная документация – это основа бухучета. Сегодня в качестве первичных документов используются кассовые ордеры, накладные, счета-фактуры и прочие оправдательные бумаги. При этом первичной может быть и организационно-распорядительная документация. Речь, в частности, о приказах, распоряжениях руководителя или иного уполномоченного лица.
В XVI-XVII вв. стал формироваться статистический учет. Для отражения сведений использовались писцовые и переписные книги. В первых содержались описания уездов и городов, во вторых фиксировались сведения, полученные в ходе подворной переписи.
В XVIII в. возникла статистическая отчетность.
Коммерческая документация
Она возникла во второй половине XIX в. В систему коммерческих документов входят разные контракты, соглашения, облигации, акции и так далее.
В ходе развития международных отношений появилась необходимость заключать договоры с иностранными государствами. Так стала формироваться система дипломатических документов. Со временем она расширялась, включая все новые подсистемы:
- Дипломатическую переписку.
- Документирование деятельности консульств за границей и пр.
Военные документы
Они начали возникать после формирования централизованного государства. В течение всего периода существования Империи система военной документации существенно расширилась. В нее входили:
- Ведомости, именные списки, табели.
- Распоряжения (предписания, ордеры, приказы).
- Разъяснения (инструкции, правила, наставления).
- Документы, в которых отражался ход вооруженных столкновений (диспозиции, дислокации, журналы).
Организационно-распорядительные документы
Эта группа считается одной из самых крупных среди всех систем. Она включает в себя две подсистемы, иногда рассматриваемые как самостоятельные единицы: организационная (организационно-правовая) и распорядительная документация.
Первая представляет собой комплекс документов, в которых закреплены правила, положения, нормы, определяющие статус организации, предприятия, учреждения, а также их структуру, компетенцию, численность штата, суть деятельности и пр. В число организационно-правовых бумаг входят:
- Положения.
- Штатные расписания.
- Устав.
- Должностные инструкции и пр.
Распорядительные документы предназначены для регулирования деятельности организаций, предприятий, учреждений. В их число включены постановления, распоряжения, приказы, решения, указания и пр.
Информационно-справочные и аналитические документы
Они исполняют обслуживающую роль относительно организационно-распорядительной документации. Информационно-справочными актами являются докладные записки, протоколы, заявления, служебные, деловые письма, телеграммы, электронные сообщения и ряд других.
Информационно-аналитическими документами считаются сводки, справки, отзывы, заключения, перечни и пр.
Кадровая система
В нее входит широкий перечень документов. В кадровых бумагах содержатся данные о персонале организаций, учреждений, предприятий, деятельности самих кадровых отделов. Основная часть документов является персональной. В их числе бумаги, оформляемые:
- Госорганами. В таких документах содержатся юридические подтверждения сведений, предоставленных гражданами. К их числу относят, к примеру, паспорт, трудовую книжку, диплом, аттестат, военный билет, медсправку и пр.
- На предприятии, в учреждении, организации для подтверждения каких-либо юридических фактов. Это могут быть характеристики, ходатайства, справки о зарплате, пропуски, удостоверения и так далее.
- Гражданами для направления в администрацию или профорганизацию для прекращения, установления, изменения трудовых и других правоотношений. К таким бумагам относят автобиографии, резюме, заявления, объяснительные и пр.
В число кадровых входят и служебные документы. Они характеризуют профессиональные, деловые, личные качества сотрудника, но не предназначены для передачи ему. Такими документами являются представления к назначению на должности, аттестационные листы, докладные записки и так далее.
Унифицированная система документации
Необходимость в ее появлении возникла в конце ХХ в. Создание единой системы документации в сфере управления было обусловлено стремительным развитием цифровых технологий и усложнением хозяйственных отношений.
В 1971 г. Правительством СССР было принято постановление, предписывающее ускорить работу по унификации документов и классификаторов технико-экономических сведений. Разработку вели на основе функциональных систем.
Ключевая цель унификации состоит в установлении рационального состава документированных форм и комплекса взаимосвязанных социальных и технико-экономических показателей. При этом были установлены специальные требования к оформлению документации.
Значение унификации
Единая система документооборота обеспечивает:
- Сокращение трудозатрат при осуществлении информационного обмена. Человек прикладывает минимум усилий для оформления или прочтения сведений.
- Широкое использование цифровых технологий. Унифицированная документация адаптирована для электронной обработки. Это обеспечивается за счет информационной, технической, программной совместимости документов, использования соответствующих их форм, словарей, классификаторов и прочих вспомогательных материалов.
- Упорядочение потоков информации.
- Сокращение количества документов.
- Дальнейшее совершенствование делопроизводства.
Все это существенно повышает эффективность управленческой деятельности, поскольку получение качественной информации происходит более оперативно. Кроме того, уменьшается число ошибок, ручных операций, объем затрат, финансовых в том числе.
Унифицированная система – это комплекс госстандартов, в которых определяются:
- Основные правила документооборота.
- Единая форма документов, входящих в нее.
Категории
Ядром унифицированной системы считаются специально разработанные формы документации. Их разделение осуществляется в соответствии с уровнем утверждения. Существуют следующие категории форм:
- Общероссийские.
- Ведомственные (отраслевые).
- Региональные.
- Корпоративные (используются на предприятиях, в организациях и учреждениях).
Сегодня в России функционирует 8 унифицированных систем документации:
- Банковская.
- Организационно-распорядительная.
- Отчетно-статистическая.
- По труду.
- ПФР.
- Внешнеторговых операций и пр.
Табель форм
Он формируется в учреждениях, организациях и на предприятиях по результатам унификации. Табель представляет собой единый нормативный акт-перечень форм документов, которые необходимы и достаточны для эффективного решения управленческих задач.
По своей сути, он является справочником. В табеле в упорядоченном виде закреплены формы, используемые на предприятии, в организации либо учреждении, а также приводятся стадии подготовки и оформления бумаг. Выглядит он, как правило, в виде таблицы.
Научно-исследовательские документы
Они создаются в ходе выполнения исследований и научно-технических разработок. Основными видами документов считаются:
- Отчеты по результатам опытно-конструкторский, экспериментально-проектных, технологических работ.
- Доклады о научно-технических командировках, экспедициях.
- Программы исследовательских работ.
- Записки, обзоры, технико-экономические обоснования.
- Рецензии, аннотации, отзывы, заключения.
- Диссертации, монографии, прочие научные публикации.
- Депонированные рукописи.
- Первичные документы, формирующиеся при проведении исследований. В их числе, к примеру, журналы экспериментов, результаты лабораторных анализов и пр.
Научно-исследовательская документация используется при практической реализации инновационных разработок. Сведения из нее используются в основе различных инструкций, рекомендаций, предписаний и пр.
Заключение
От правильности организации документооборота зачастую зависит результат управленческой деятельности. В особенности это актуально для государственных структур. Именно поэтому госорганы используют в своей работе унифицированные системы документов.
