Специалисты в области бизнеса полагают, что правильно организованный аутсорсинг приводит к фантастическим результатам. Но это правило актуально не для каждого случая. Особенности услуги, нюансы использования, преимущества и недостатки заслуживают отдельного внимания.
Аутсорсинг бизнес-процессов: преимущества и недостатки
Прежде всего, следует разобраться в терминологии, так как слово «аутсорсинг» в отечественном бизнес-секторе появилось сравнительно недавно. Если перевести буквально, то означает «привлечение сторонних ресурсов». Из контекста понятно, что речь идет о привлечении человеческих ресурсов в деятельность компании с целью улучшения или поддержания текущего уровня эффективности.
Аутсорсинг как бизнес-инструмент особо не распространен в России. По мнению экономистов, делать выводы еще рано, так как потенциал этой отрасли практически не раскрыт. Сравнить можно с европейскими и западными странами, где компании средних и малых масштабов отдают на внешнее управление около 80% внутренних процессов. Тому есть несколько веских аргументов. Но нельзя сказать, что аутсорсинг бизнес-процессов сулит сплошную выгоду. Речь пойдет также о недостатках такого подхода. Но обо всем по порядку.
Как выглядит процесс?
Для того чтобы понять суть процесса, необходимо четко представить себе анатомию явления. Использование услуг специалистов внешнего назначения относится к категории услуг B2B – оказание услуг компаниям и частным предпринимателям. Поэтому прежде всего компания-заказчик подписывает договор с аутсорсинговой компанией. В нем будет указан порядок сотрудничества.
Услуги аутсорсинга, по сути, представляют собой группу «приходящих» специалистов. Исполнитель может быть юридическим лицом, частным предпринимателем или специалистом, имеющим иное разрешение на ведение коммерческой деятельности. Для клиентов аутсорсингового специалиста важна не форма деятельности, а опыт исполнителя, а также потенциальная польза, на которую он может рассчитывать. Объективно аутсорсинг бизнес-процессов может гарантировать некоторые весомые преимущества.
Экспертное мнение
Коммерческая деятельность интересна тем, что она на каждом этапе дает возможность подтвердить или опровергнуть ту или иную теорию. Например, выбранный способ налогового или бухгалтерского учета может быть верным и поможет сэкономить средства или, наоборот, увеличить расходы.
Второй исход вполне вероятен, если бухгалтер компании или добрый советник руководителя «забыл» учесть небольшое изменение в налоговом законодательстве. А расходы должна покрыть компания. Руководитель, будучи уверенным в том, что его дела ведут специалисты, может и не догадываться о том, какие возможности упускаются.
Сила специалиста пропорциональна количеству сложных задач, которые он смог успешно решить и показать конкретные результаты. Для этого необходимо другое условие – динамичность общих процессов в компании. Услуги аутсорсинга превосходно обеспечивают своим специалистам такие условия, так как каждый клиент – это новая сложная задача.
В итоге за короткое время специалисты набирают бесценный опыт и уже имеют в своем арсенале несколько готовых решений на каждый критический случай.
Ускорение процессов
Психологи отмечают такой эффект: чем меньше обязанностей у сотрудника, тем быстрее он теряет мотивацию к работе, и наоборот. Руководитель может нанять хорошего специалиста, назначить ему солидный оклад и социальный пакет. Но будет возмущен тем, что очень скоро специалист начинает срывать сроки работ, показывать низкую эффективность и в целом отрицательную тенденцию.
Причина не в том, что сотрудник недостаточно хорош, а в малом объеме работы, который не способен создать эффект динамичного роста. В это же время, такой же сотрудник, но работающий в аутсорсинговой компании, параллельно ведет дела нескольких компаний и показывает успехи. Если руководитель обратится в эту компанию, дела его компании также будут быстро сделаны, а оплата труда, возможно, окажется ниже, чем содержание штатного сотрудника.
Снижение рисков
Важный фактор в любом деле – объективный анализ и оценка рисков. В действительности мало таких компаний, где каждый сотрудник несет ответственность за результаты своих трудов. Обычная практика для компаний: есть успех – выдача премий, провал заканчивается выговором или лишением премии.
Другая ситуация, когда специалист несет равную ответственность вместе с руководителем, то и эффективность его работы возрастает сильно. Объяснение таких проявлений сотрудничества лежит больше в плоскости психологических наук, чем в практических объяснениях. В любом случае неоспорим факт, что аутсорсинг компании будет оправдан и по этому пункту.
Снижение расходов
Этот пункт особо актуален для начинающих и маленьких компаний. В таких офисах объем работы для одного специалиста может быть небольшим. Например, предприниматель не может обходиться без услуг юриста, но наем специалиста с высшим юридическим образованием и опытом на полный рабочий день может обходиться ему в солидную сумму.
Аутсорсинг бизнес-процессов, в частности, передача некоторых видов работ на внешнее управление, поможет существенно сократить расходы. Предприниматель может обращаться к дистанционному сотруднику только за выполнением определенной работы и производить оплату согласно ее объему.
Если речь идет о компании средней величины, то она также может существенно снизить расходы. В таких компаниях обычно принято содержать целые отделы по разным направлениям деятельности. Обычно после тщательного HR-аудита становится ясно, что часть отдела можно немедленно сокращать, и от этого компания только выигрывает. Аутсорсинг компании и некоторых ее задач может обеспечить блестящие результаты при низкой стоимости услуг.
Уникальные возможности
Для перспектив бизнеса нет границ. Эта фраза будет правдивой и в буквальном смысле. Весь мир знает, что в некоторых уголках планеты труд оценивается очень дорого, в других – стоит копейки. Это касается всех видов труда: высококвалифицированного, умственного и интеллектуального.
Интернет дал возможность объединить такие условия. Каждый из сторон получает свою выгоду: специалист находит работу с достойной оплатой, а предприниматель – специалиста с хорошей квалификацией. Аутсорсинг бизнес-процессов вполне возможен через Интернет. В зависимости от типа деятельности, можно организовать работу так, чтобы бизнес работал круглосуточно и по всему миру.
Упрощение трудовых отношений
Использование услуг наемных рабочих создает немалое количество обязательств. Для управления этим аспектом возникает необходимость в создании HR-отдела. Это проблема больших компаний.
В маленьких тоже есть свои сложности. В них HR-отдела может и не быть. Но в небольших коллективах, как показывает практика, сложно соблюдать субординацию. А это весьма негативно отражается на эффективности работы. Кадры в аутсорсинге бизнес-процессов, в принципе, не имеют возможности подвергаться тем явлениям, которые обычно происходят внутри компании. Суть всех отношений здесь сводится к условиям договора оказания услуг.
Смело можно планировать
Про разделение рисков и ответственности уже упоминали. Полагаясь на опыт и знания исполнителей, теперь предприниматель может планировать более рискованные проекты и решения. Достаточно лишь поставить в известность своих исполнителей об этом. Возможность экспериментов открывает перед бизнесом ранее не виданные перспективы и возможности.
Покой и предсказуемость
Сложно вести бизнес, когда он становится причиной бессонницы, отнимает здоровье и душевный покой. Наступит время, когда предприниматель больше не сможет найти в себе силы для продолжения дела. Функции аутсорсинга бизнес-процессов заключаются в том, чтобы упростить ведение бизнеса до максимально возможного уровня.
Если специалист хороший, то нет необходимости переживать о том, что его могут увести конкуренты. Нет необходимости сверять каждый шаг с ТК, следить за дисциплиной, требовать результатов и добиваться их высокой ценой. Все эти проблемы лежат на плечах аутсорсинговой компании, которая по договору несет ответственность за своих клиентов.
Недостатки
Есть и ряд недостатков, которые должен учитывать предприниматель. Например:
- Отсутствие контроля. Речь идет о контроле над выполнением поставленных задач. Такой риск велик при работе на аутсорсинге с другими странами. Заказчик не знает, кто конкретно выполняет его работу, каким образом и каким будет точный результат.
- Утечка информации. В ходе работы дистанционный сотрудник получит доступ к делам компании, а также ее важным данным. В договоре оказания услуг безопасность должна занимать особое место. Компании гарантируют информационную безопасность. Но нелишним будет попросить внести в договор дополнительные меры обеспечения конфиденциальности.
- Зависимость от другой компании. Слишком тесное сотрудничество с другой компанией может поставить дела заказчика в зависимом положении. Чтобы не допустить концентрацию всех сил в одни посторонние руки, рекомендуется пользоваться услугами разных компаний или немного снизить долю аутсорсинговых дел.
Что можно отдать на аутсорсинг?
Учитывая все преимущества и недостатки, возникает вопрос о том, какие бизнес-процессы следует выносить на аутсорсинг, а какие нет. Сегодня практикуются представленные ниже виды бизнес-процессов на расстоянии.
- Бухгалтерский учет.
- Аудиторские услуги.
- Услуги юриста.
- Аутсорсинг бизнес-процессов в снабжении.
- Отдел продаж.
- PR-отдел.
- Печатные процессы.
- Клининговая часть.
- Услуги грузчиков.
- Аутсорсинг бизнес-процессов в рекламе.
- Услуги по переводам.
- Обязанности HR-отдела.
Это неполный список того, что можно поручить дистанционным наемным сотрудникам. Многое зависит от сферы деятельности компании и от специфики работ. Благодаря широким возможностям Интернета, можно найти любого специалиста узкой направленности и по той цене, которая устраивает обе стороны.
