Администрирование проекта: понятие, принципы и процессы

Обсудить Редактировать статью
 

Администрирование проекта - это существенная часть работы любой современной организации, нацеленной на получение результата. От качества ее выполнения зависит успех реализации программ и скорость достижения поставленных целей организации.

администрирование проекта это

Администрирование проекта - что это такое

Любая деятельность нуждается в четком контроле и координации. В частности, это касается реализации разного рода идей и программ. Администрирование проектов - это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей. Его необходимость обусловлена такими факторами:

  • Без контроля невозможно своевременное и гармоничное решение большого количества задач. Для объединения усилий специалистов и придания им единого направления необходима система координации - это администрирование проекта.
  • Достижение целей возможно при наличии ресурсов из внутренних или внешних источников. Поиск средств - еще одна задача руководителя.
  • Реализация действий по достижению целей требует разработки структуры управления и четкой организации процесса.

Основные элементы

Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:

  • Цель. Это конечный результат, который планируется получить по итогам реализации проекта. Выражается в числовом временном значении.
  • Сложность. Это перечень задач, которые необходимо решить для достижения конечной цели, а также взаимосвязи между этими процессами.
  • Уникальность. Проект является разовым начинанием, которое в будущем не должно повторяться в неизменном виде. Даже дублирующие идеи могут существенно отличаться по среде реализации и структурой ресурсов.
  • Временные рамки. Каждый план имеет начальные и конечные точки, которые характеризуются календарными параметрами.
  • Жизненный цикл. Это стадии, характеризующие степень достижения поставленных целей.
администрирование проекта является

Принципы администрирования

Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:

  • четкая формулировка целей и планируемых результатов с учетом вероятных рисков;
  • определение центров ответственности не только по проекту в целом, но также по отдельным его составляющим;
  • создание эффективной системы планирования работ и прогнозирования параметров;
  • регулирование хода реализации;
  • создание эффективной команды, которая будет мотивирована общими интересами.

Типы задач

В теории администрирования проектов выделяют три типа задач. А именно:

  • Детальные. Это задачи самого низкого уровня, они обеспечивают функционирование проекта.
  • Составные. Относятся к промежуточному и высшему уровням. Непосредственно относятся к предметной области проекта.
  • Веха. Это задача с нулевой продолжительностью, которая представляет собой дату завершения того или иного этапа работы.
администрирование проекта понятие принципы процессы

Классификация

Организация администрирования проекта может несколько отличаться, в зависимости от того, к какому типу он относится. По сферам деятельности выделяют:

  • Технический (строительство зданий, внедрение новых технологий производства, разработка ПО и так далее).
  • Организационный (создание нового предприятия или реорганизация существующего, внедрение новых систем управления и так далее).
  • Экономический (внедрение новых систем бюджетирования или центрального планирования и тому подобное).
  • Социальный (реформирование системы социального обеспечения и социальной защиты сотрудников, а также экологическая ответственность).
  • Смешанный.

По размерам выделяют:

  • Монопроекты (имеют конкретную цель и назначение).
  • Мультипроекты (состоят из нескольких монопроектов).
  • Мегапроект (целевые программы состоящие из комплекса монопроектов и мультипроектов).

По целевому назначению выделяют:

  • Инвестиционный (создание или обновление основных фондов с привлечением финансовых средств извне).
  • Инновационный (разработка и внедрение новых технологий или управляющих систем).
  • Научно-исследовательский (разработка новых продуктов или способов производства).
  • Учебно-образовательный (повышение квалификации сотрудников).
  • Смешанный.

Чем занимается отдел администрирования проектов

На крупных предприятиях вопросы администрирования возложены на специализированные отделы. В небольших организациях этим занимается менеджер или же генеральный директор. Администрирование проекта подразумевает такую деятельность:

  • организация совещаний, их протоколирование и контроль исполнения принятых решений;
  • сбор отчетной информации;
  • подготовка справок и презентаций;
  • подбор информации для выступления менеджера;
  • оформление планов-графиков выполнения проектов;
  • организация приема участников проекта;
  • координация совещаний;
  • выполнение поручений руководителя проекта;
  • проведение корректировки календарных планов;
  • информирование заинтересованных лиц и рассылка документации;
  • документационное обеспечение проекта.
администрирование проекта принципы

Основные участники проектов

В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:

  • Заказчик - будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
  • Инициатор - сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
  • Куратор - человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
  • Менеджер - лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
  • Руководитель - обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
  • Инвестор - лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.

Основные процедуры

В процессе администрирования проекта выполняется ряд процедур. Вот основные из них:

  • определение особенностей внутренней и внешней среды;
  • формулировка сущности проекта;
  • определение требований;
  • постановка четких, измеримых и реалистичных целей;
  • балансирование параметров качества и времени исполнения проекта;
  • планирование мероприятий по реализации проекта;
  • адаптация планов под интересы и потребности заинтересованных лиц;
  • техническое исполнение;
  • контролирующие мероприятия.
администрирование проекта что это такое

Жизненный цикл проекта

Администрирование проекта является сложным разносторонним процессом, который включает в себя несколько этапов, соотносящихся с жизненным циклом проекта.

Стадия жизненного цикла проекта Задачи администрирования
Начальная

- анализ начального состояния;

- сбор данных о проекте;

- формулировка альтернатив и их сравнительная оценка;

- экспертиза и апробация предложений;

- утверждение выбранной концепции участниками проекта

Разработка

- разработка основных составляющих проекта;

- подготовка к процессу реализации

Реализация Выполнение основных работ по достижению целей проекта
Завершение

- достижение конечных целей проекта;

- разрешение конфликтных и спорных ситуаций;

- подведение итогов;

- закрытие проектов

Ошибки администрирования

Понятия, принципы и процессы администрирования проекта дают четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для получения ожидаемых результатов. Тем не менее, менеджеры нередко допускают ошибки, которые становятся препятствием на пути достижения целей. Вот о чем идет речь:

  • большие временные затраты на поиск альтернатив и оценку правильности принятых решений;
  • осуществление планирования "сверху вниз";
  • недостаточно детальная разработка плана приводит к тому, что упускаются из вида "подводные камни";
  • начало работы без получения достаточных объемов подробной и актуальной информации;
  • отслеживание работ вместо контроля ключевых показателей.
система администрирования проектов

Отличие современного администрирования от устаревших систем управления

Система администрирования проектов непрерывно совершенствуется. Сравнение нынешней и прошлой ситуации приведена в таблице.

Сейчас Раньше
Ориентация на рыночную экономику и частную собственность. Главная цель - это удовлетворение интересов всех участников проекта с приоритетом инвесторов и заказчиков Ориентация на планово-распределительную экономику и государственную собственность. Реализация проекта производится в монопольных условиях при отсутствии конкуренции
Критерий эффективности - результат реализации проекта, выраженный в соблюдении финансовых и временных норм, а также достижение максимального показателя прибыли Критерий эффективности - это соответствие полученных показателей запланированным
Существенное значение придается человеческому фактору. Важен лидер проекта который сможет повести за собой других членов организации Существенное значение придается теории и практике управления, а также организационной структуры. Человеческий фактор не воспринимается, как предмет отдельного рассмотрения

Американские "законы" администрирования

Современные тенденции администрирования пришли к нам с Запада. Поэтому, уместно будет рассмотреть американские "законы". Вот ключевые из них:

  • Не стоит бояться изменений в процессе реализации проекта. Как показывает практика, ни один из важных проектов не заканчивается вовремя, в рамках бюджета и без смены руководящего состава.
  • Проекты реализуются достаточно быстро до 90 % уровня готовности. Реализация оставшихся 10 % растянута во времени.
  • Расплывчатые цели не позволяют четко просчитать смету затрат. Это устраняет раздражающий фактор, связанный с большой суммой расходов на реализацию проекта.
  • Никогда нельзя обольщаться тем, что дела идут "как по маслу". В любой момент может появиться препятствие или наступить кризис.
  • Систему невозможно избавить от ошибок. Более того, попытки исправить одну оплошность приведут к появлению новых.
  • Чем детальнее проработан план реализации проекта, тем больше шансов "вписаться" в сроки выполнения работ.
  • Проектные группы скептически относятся к промежуточной отчетности, так как она является демонстрацией отсутствия результатов.
отдел администрирования проектов

Факторы успешного администрирования

Успешной реализации проекта способствуют такие ключевые факторы, как:

  • Четкая формулировка целей. Это позволяет задать направление деятельности для рабочей группы, а также помогает избежать двояких трактовок.
  • Компетентный руководитель. Администратор должен обладать достаточным уровнем знаний и навыков, а также высокой квалификацией и значительным опытом работы, чтобы воплотить в жизнь сформулированные идеи.
  • Поддержка топ-менеджеров. Администратор и рабочая группа должны чувствовать заинтересованность со стороны высшего руководства организации.
  • Обеспеченность ресурсами. Перед стартом реализации проекта администратору должен быть обеспечен полный и беспрепятственный доступ к материальным и кадровым ресурсам.
  • Полное информирование. У администратора и его команды должен быть постоянный доступ к полному объему информации, которая касается целей, текущего статуса и условий реализации идеи.
  • Обратная связь. Все заинтересованные лица должны иметь возможность коммуникаций с администратором с целью получения актуальной информации, а также внесения предложений.
  • Неизменность кадрового состава. Администратор должен приложить максимум усилий к сохранению постоянного состава команды до конца срока реализации плана.

Статья закончилась. Вопросы остались?
Добавить смайл
  • :smile:
  • :wink:
  • :frowning:
  • :stuck_out_tongue_winking_eye:
  • :smirk:
  • :open_mouth:
  • :grinning:
  • :pensive:
  • :relaxed:
  • :heart:
Подписаться
Присылать на почту
Правила публикации
Следят за новыми комментариями — 4
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.