Независимо от того, знали ли вы о правилах ведения документации, вас ждут крупные штрафы за оприходование выручки без соответствующих документов - приходных ордеров. Образец заполнения этого документа вы найдете ниже. Налоговые органы регулярно осуществляют подобные выборочные проверки. Как оформить все правильно и избежать неприятностей?
Приходный ордер: образец
Финансовые документы оформляются только на унифицированных бланках: разборчивым почерком и без исправлений. Разработкой документов соответствующих образцов занимается государственная организация – Госкомстат РФ. ПКО не исключение. Образец бланка приходного ордера - форма КО-1. Ее номер в классификаторе – 0310001.
На фото ниже – образец приходного ордера:
Обратите внимание, вверху справа указано, что это и есть унифицированная форма КО-1. Она состоит из 2 частей: собственно приходного ордера – образец слева (остается в кассе) и квитанции – справа (выдается на руки человеку, который внес денежные средства).
Каждому оформленному ордеру присваивают порядковый номер, который вносят в специальный журнал. Кроме того, чтобы учесть наличность, ведут кассовую книгу. В нее заносят каждую операцию по кассе: в графу прихода или расхода.
Как правильно организовать приход наличности?
Основное правило – сотрудники, которые заполняют приходный ордер по образцу, приведенному выше, и принимают деньги в кассу, должны быть разными. Получается, они как бы контролируют друг друга. Если выписывать ордер и принимать деньги будет один и тот же человек, возможны злоупотребления должностными обязанностями.
Как правило, приходный кассовый ордер оформляет бухгалтер. А вот деньги принимает кассир. Строго говоря, вводить в штат должность кассира не обязательно. Его обязанности может исполнять каждый сотрудник.
Только предварительно с ним обязательно заключается договор о материальной ответственности. Кроме того, существует специальный документ – «Обязательство кассира». Это как клятва Гиппократа у врачей. Его сотрудник также должен подписать.
Без этих двух документов к кассиру не предъявить претензий, если вдруг в кассе обнаружится недостача.
Как заполнить приходно-кассовый ордер?
Физически ПКО не обязательно заполнять вручную. Это можно сделать и на компьютере. Для этого существует специальное программное обеспечение – оно автоматизирует рутинные процессы. Вам достаточно только заполнить нужные поля: указать сумму и дату.
Кстати, для этого не обязательно покупать дорогостоящий программный комплекс. Можно использовать любой сервис в интернете, чтобы оформить приходник онлайн.
Существуют кассовые аппараты, которые при пересчете наличности автоматически формируют и ПКО. Но стоят они недешево. Такое оборудование используют банки и крупные компании, постоянно работающие с большим объемом налички.
Какой из этих способов выбрать?
Каждый из вышеприведенных способов имеет свои плюсы и минусы. Проще всего заполнить бланк приходно-кассового ордера вручную. Если делать это приходится не чаще 1–2 раз в день, то так и следует поступить.
Однако при большом количестве подобных операций недостатки такого подхода очевидны. Этот способ слишком трудоемкий, и не каждый бухгалтер имеет разборчивый почерк – позже у налоговой по этому поводу могут возникнуть вопросы.
Если все-таки приходно-кассовые ордера заполняются вручную, то делать это нужно только синей шариковой ручкой и только разборчивым почерком. Пользоваться гелиевыми или масляными чернилами запрещено.
Онлайн-сервисы могут быть недоступны. Часто это происходит совсем не в подходящий момент и по независящим от вас причинам. Таким образом, как-то повлиять на ситуацию в этом случае вы не можете. Это основной недостаток этого способа, хотя он и бесплатный.
Лучший вариант – установить программный комплекс для бухгалтерии. Он автоматизирует не только выписку приходно-кассовых ордеров, но и другие рутинные операции. Причем вы всегда сможете держать ситуацию под контролем.
Заполнение приходно-кассового ордера: пошаговая инструкция
Как заполнять приходный кассовый ордер? Образец заполненного ордера приведен на фото выше. А вот и пошаговая инструкция:
- в соответствии с журналом, присвоить документу номер и дату;
- сумма прописывается не только цифрами, но и прописью;
- указать номера соответствующих счетов для проведения денег;
- заполнить строку «Основание» (что за операция была проведена);
- рассчитать НДС или сделать пометку «без НДС»;
- указать прилагаемые документы.
Помните, что кассир может не принять бланк приходно-кассового ордера - образец подписи главбуха или лица, его заменяющего, в соответствие с приказом, должен четко совпадать с подписью на приходнике.
Кроме того, принимая деньги, кассир обязан:
- еще раз проверить правильность заполнения каждой графы;
- сверить подписи с образцами;
- проверить наличие подтверждающих документов.
Причем сумма вносимых средств должна точно соответствовать указанной.
Часто возникает вопрос, имеет ли кассир право принять часть денег, указанных в приходно-кассовом ордере? Ответ на этот вопрос однозначен – нет. Если не будет хватать хотя бы копейки, деньги не принимаются, ордер перечеркивается и направляется на переоформление. И это справедливо. Ведь возместить разницу в противном случае кассиру придется из своего кармана.
Правила хранения кассовых ордеров
Что же происходит после того, как деньги внесены в кассу? Хотя вся информация и вносится в журнал и кассовую книгу, сам ордер хранится еще в течение 5 лет. Причем в этот срок не учитывается год, в котором документ был составлен.
При этом следует знать, что ИП на УСН «Доходы» или УСН «Доходы минус расходы» могут не вести отчетность по кассовым операциям. Им достаточно вести только учет доходов. А вот для ООО оформление этих документов обязательно.
Подведем итоги
Приходный кассовый ордер относится к первичным кассовым документам. Оприходование денежных средств без его оформления возможно только для индивидуальных предпринимателей. И то, только в разрешенных налоговым законодательствам случаях. Для ООО же оформление этого документа обязательно всегда, независимо от системы налогообложения.
Заполнять приходно-кассовый ордер обязан штатный бухгалтер. Или руководитель, если бухгалтер в штате отсутствует. Причем ордер должен быть заполнен правильно, иметь подпись главного бухгалтера (руководителя) и печать организации со всеми реквизитами, а также все необходимые приложения. Также не допускаются помарки и исправления.
Образец заполнения и бланк приходного ордера приведены в соответствующих разделах статьи. Важный нюанс: ордер может быть заполнен как «от руки» – синей шариковой ручкой и разборчивым почерком, так и на компьютере. А вот помарки и исправления категорически не допускаются.
