В любой компании обязательно составляются должностные инструкции, содержащие сведения о том, какими должностными обязанностями наделяются те или иные работники предприятия. Этот документ состоит из нескольких разделов, а также предназначается для конкретной должности в фирме. Руководители компаний должны разбираться в том, как правильно оформить должностную инструкцию, так как она представлена значимым документом для организации.
Понятие документа
Для эффективной, оперативной и слаженной работы любого предприятия необходимо, чтобы каждый сотрудник компании хорошо разбирался в особенностях своей должности и своих обязанностях. Для этого непременно в компании разрабатывается специальный организационный документ, называемый должностной инструкцией. К особенностям составления данного документа относится:
- для каждой должности, имеющейся в компании, составляется отдельная инструкция;
- в документе перечисляются все полномочиями, которыми наделяются соответствующие работники фирмы;
- приводятся обязанности и ответственность специалистов;
- указывается, какими навыками и способностями должны обладать граждане, чтобы работать на конкретной должности;
- каждый человек, принимаемый на работу на основании трудового договора, предварительно должен ознакомиться с инструкцией, созданной специально для занимаемой им должности;
- при оценке соискателей на конкретное вакантное место изучаются возможности и навыки граждан при учете информации из инструкции;
- составляется документация в трех экземплярах, так как один передается в службу кадров, другой хранится у руководителя компании, а третий передается непосредственному работнику.
Должностная инструкция уборщика производственных помещений будет значительно отличаться от документа, составленного для заместителя директора, менеджера или слесаря. Поэтому для каждого такого документа применяются свои уникальные параметры.
Какие учитываются нюансы?
Перед тем, как правильно оформить должностную инструкцию, непременно учитываются некоторые особенности работы компании. К ним относится:
- сфера деятельности, в которой работает фирма;
- особенности организационной структуры;
- количество должностей в компании;
- квалификация, которой должны обладать наемные работники, чтобы они могли без сложностей справляться со своими обязанностями.
Целесообразно пользоваться при этом специальными справочниками или другими официальными документами. В этом случае учитываются все требования к оформлению должностной инструкции по ГОСТу, но дополнительно надо принимать во внимание специфику работы конкретного предприятия.
Кто составляет?
Обычно в компании приказом руководства назначается конкретный специалист, занимающийся составлением должностной инструкции слесаря, сантехника, уборщика, маркетолога и любого другого специалиста. При выборе ответственного лица учитываются нюансы:
- количество сотрудников, работающих в компании;
- число имеющихся должностей;
- сложность технологических процессов, осуществляющихся в компании.
Наиболее часто процедурой занимается определенный работник кадровой службы предприятия. Для этого издается соответствующий приказ руководителем.
В некоторых компаниях данная обязанность имеется у руководителей разных подразделений. Это обусловлено тем, что каждый руководитель разбирается в особенностях работы именно имеющихся у него подчиненных, но при этом не знает, каковы нюансы работы других отделов. Правильно составленный документ утверждается руководителем компании. Пример должностной инструкции бухгалтера-кассира можно изучить ниже.
Особенности составления
При формировании данного документа рекомендуется пользоваться специальными типовыми положениями. Дополнительно применяются образцы дополнения к должностной инструкции, что дает возможность получить действительно грамотную документацию.
Практически в любой инструкции имеются одинаковые разделы, но их содержание значительно отличается, так как учитывается, какими полномочиями и обязанностями наделяется конкретный специалист в компании. Поэтому должностная инструкция уборщика производственных помещений будет иметь совершенно другие сведения по сравнению с документом, составленном для сантехника.
Структура документа
Содержание должностной инструкции может быть разным, но структура практически всегда является одинаковой. Нередко в компании вовсе имеется специальное положение, на основании которого формируется данная документация. Все документы в фирме являются взаимосвязанными, так как обязанности менеджеров по продажам зависят от содержания должностной инструкции руководителя отдела продаж.
В документ включаются следующие разделы:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимосвязь с другими работниками в фирме.
Каждый раздел обладает своими нюансами, поэтому при заполнении документа учитываются особенности работы каждого специалиста в компании.
Общие положения
Данный раздел является самым первым. В него включаются следующие сведения:
- наименование компании, для которой разрабатывается документация;
- название конкретной должности, для чего учитываются сведения, имеющиеся в штатном расписании фирмы;
- категории работников, так как они могут быть представлены руководителями, специалистами или исполнителями;
- прописывается подчиненность сотрудника;
- перечисляются правила назначения человека на должность;
- приводятся основания для расторжения трудовых отношений;
- указываются условия для замещения специалиста на должности, если он по разным основаниям временно отсутствует на работе;
- перечисляются требования, которые предъявляются к профессиональной подготовке специалиста, поэтому учитывается имеющееся образование, стаж работы, опыт и квалификация.
Нередко сразу в первом разделе перечисляются документы, на которые должен ориентироваться специалист в процессе работы, причем они могут быть представлены разными законодательными актами, постановлениями, правилами, приказами или положениями. Пример должностной инструкции сборщика мебели можно изучить ниже.
Должностные обязанности
Этот раздел считается важным, так как он включает в себя задачи и функции конкретного работника фирмы. Обычно он является наиболее объемным из всех разделов документа. Как составить должностную инструкцию правильно? Для этого в раздел, предназначенный для должностных обязанностей, вносятся многочисленные данные. К ним относится:
- формулируются задачи, которые должны решаться работником в процессе ведения трудовой деятельности;
- обозначается, где именно работает гражданин;
- перечисляются все выполняемые работы, входящие в обязанности специалиста;
- при внесении обязанностей надо много внимания уделять особенностям работы компании, так как в будущем потребовать от сотрудника решения задач, не входящих в должностную инструкцию, будет просто невозможно;
- указывается периодичность, с которой выполняются функции работника, например, если составляется должностная инструкция слесаря, то указывается, что ремонт выполняется по мере возникновения необходимости, а не постоянно.
К заполнению именно этого раздела надо подходить ответственно назначенному ответственному лицу.
Права работников
В этом разделе перечисляются многочисленные права, которыми наделяются сотрудники компании. Они необходимы, чтобы специалисты смогли без разных сложностей и проблем выполнять поставленные задачи в рамках своей должности.
Наиболее часто в раздел о правах включаются следующие сведения:
- дается возможность работнику принимать разные решения, имеющие отношение к его обязанностям, квалификации и умениям;
- он может получать сведения о нюансах своей работы;
- работник имеет право осуществлять контроль над разными участками работы или действиями других работников компании;
- все составляемые документы могут согласовываться и визироваться.
Обычно в каждой компании у всех работников имеется возможность вносить разные предложения по работе фирмы, основным назначением которых выступает улучшение эффективности деятельности.
Ответственность работников
В этот раздел вносится информация о том, за какие свои действия работник несет ответственность. Приводится, каких результатов необходимо достичь на основании имеющихся прав и обязанностей.
Например, может указываться, что должен выполняться план за ограниченный период времени. Приводятся сроки, в течение которых составляются отчеты или передается документация руководству компании. Указывается, какие действия выполняются при наличии жалоб со стороны клиентов или претензий от директора.
Ответственность наступает при условии, если работник не справляется со своими обязанностями или выполняет работу с многочисленными нарушениями законодательства. Ему придется отвечать свой зарплатой, если он нанес материальный ущерб компании или допустил правонарушение.
Нередко стандартный бланк не вмещает всю необходимую информацию. В этом случае составляется дополнение к должностной инструкции. Образец основного документа можно изучить ниже.
Кто занимается утверждением?
Должностные инструкции формируются исключительно после получения ответственным лицом соответствующего распоряжения от руководителя. Для этого издается приказ о разработке должностных инструкций. В этот документ вносятся следующие сведения:
- наименование организации;
- название документа, представленного приказом;
- причина издания приказа, заключающаяся в необходимости разработки должностной инструкции;
- назначается ответственное лицо, занимающееся данным процессом;
- приводятся сроки, в течение которых должен подготавливаться документ;
- ставится дата издания приказа и печать компании.
Кто утверждает должностную инструкцию? Как только данный документ будет подготовлен, он изучается руководителем компании. При необходимости вносятся определенные изменения, после чего именно директор фирмы утверждает официальный документ.
Образец приказа можно изучить ниже.
Как правильно внести изменения в должностную инструкцию?
Нередко уже после оформления на работу разных специалистов на конкретную должность возникает необходимость внести разные корректировки в инструкцию. В законодательстве отсутствуют точные требования к этому процессу, поэтому каждая компания самостоятельно выбирает оптимальный метод. Но при этом учитываются следующие нюансы:
- каким способом оформлена инструкция;
- какие именно изменения вносятся, так как если они затрагивают основные пункты трудового договора, то изменять придется и данное соглашение.
Нередко должностные инструкции выступают приложением к трудовому договору, поэтому являются его неотъемлемой частью. В этом случае любые корректировки сопровождаются внесением изменений в трудовой договор.
Если же должностная инструкция является отдельным документом, то изменения не затрагивают трудовой контракт. Но при этом не допускается, чтобы изменялись основные трудовые функции сотрудника фирмы.
Процесс внесения корректировок
Если должностная инструкция выступает отдельным документом, то в нее без сложностей можно внести корректировки. Для этого не требуется даже заранее получать согласие от работников, если правки не приводят к изменению основных трудовых обязанностей специалистов.
Процедура внесения изменений делится на этапы:
- подготавливается новая редакция должностной инструкции;
- утверждается данный документ приказом руководителя компании;
- передается новая инструкция работнику для ознакомления.
Если по этому документу у сотрудника появляются обязанности, которые должны выполняться другими работниками с определенной квалификацией и опытом, то гражданин может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру. На основании данного заявления проводится проверка компании. Если действительно выясняется, что при таких изменениях требуется вносить поправки в трудовой договор, то компания привлекается к ответственности, а также не допускается к использованию такая должностная инструкция.
Распространенные ошибки
Обязанность по составлению инструкции должна иметься у работника компании, который хорошо разбирается в том, как правильно оформить должностную инструкцию. В этом случае можно избежать наличия многочисленных и значимых ошибок в этой документации. К наиболее распространенным ошибкам относится:
- Должностная инструкция руководителя отдела продаж или другого работника выступает частью трудового договора, поэтому если требуется внести в нее даже небольшие корректировки, то на это надо получать разрешение работника, а также изменять непосредственное трудовое соглашение.
- Лицо, назначающееся ответственным, не разбирается в особенностях работы компании, поэтому в права и обязанности разных работников вносятся сведения, не имеющие отношение к их трудовой деятельности.
- Изменения в документ вносятся без издания руководителем соответствующего приказа, а также непосредственный работник не оповещается о таких правках.
Нередко такие ошибки приводят к тому, что наемный специалист принимает решение воспользоваться помощью государственных органов. Поэтому он составляет жалобы в трудовую инспекцию или прокуратуру. Это приводит к проведению внеплановой проверки. Если выявляются разные нарушения, то фирма уплачивает значительные штрафы, которые вовсе могут заменяться приостановкой работы.
Какие соблюдаются правила?
Каждый специалист, занимающийся разработкой данной документации, должен знать, как правильно оформить должностную инструкцию. Для этого учитываются рекомендации:
- каждая компания самостоятельно решает, как оформляется и заполняется документация, что обычно указывается во внутренних нормативных актах;
- документ обязательно нумеруется и прошивается;
- используется сквозная нумерация;
- все приложения обязательно нумеруются;
- для создания документа используются листы в формате А4.
Если грамотно подходить к созданию этой инструкции, то будет получен документ, обладающий юридической силой, а также у работников не будет возникать дополнительных вопросов или проблем.
Заключение
Должностные инструкции считаются значимыми документами в любой компании. Они составляются для каждой должности, имеющейся в организации. В процессе формирования этого документа учитываются многочисленные требования и правила. При необходимости внесения изменений в инструкцию важно убедиться, что не изменяются основные права и обязанности работника.
Заполнением данного документа может заниматься отдельное ответственное лицо в компании или допускается передавать соответствующие полномочия всем руководителям отделов.
