Затраты на проведение инвентаризации будут зависеть от объема работы и от типа инвентаризации. Сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия. Вначале готовится приказ и создается комиссия, в состав которой входят бухгалтер, менеджер, инженер, аудитор. Материально-ответственное лицо пишет расписку о том, что на момент инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ТМЦ оприходованы, а выбывшие – списаны.
Члены комиссии проверяют условия хранения ТМЦ и ОС, наличие замков и пожарно-охранной сигнализации, присутствия сейфов, ведется ли контроль за вывозом товаров, заключен ли трудовой договор с материально-ответственными лицами, есть ли договор о полной материальной ответственности. Все это важно, так как требуется порядок проведения инвентаризации ценностей на любом предприятии.
Инвентаризация проводится обязательно всеми членами комиссии в присутствии материально-ответственного лица. При нарушении результаты инвентаризации можно считать недостоверными. Отсутствие одного из членов комиссии по уважительной причине оформляется приказом о его замене.
Порядок проведения инвентаризации требует правильного заполнения инвентаризационной описи. Нельзя допускать исправлений и подчисток, пропущенных строк. На последней странице необходимо сделать прочерки на пустых строках, поставить все подписи членов комиссии и подвести итоги.
В обязательном порядке инвентаризация проводится:
- При смене материально-ответственного лица
- В конце года при составлении отчетности в бухгалтерии
- Если имущество передается в аренду
- Если выявляются факты порчи, кражи, злоупотреблений
- В случае пожара и других стихийных бедствий
- При ликвидации и реорганизации предприятия
Порядок проведения инвентаризации товаров включает в себя несколько этапов. Комиссия состоит из продавцов, бухгалтеров и директора магазина. В день инвентаризации приводят в порядок все товары, расставляют его по ассортименту, проверяют наличие штрих кодов на этикетках, снимают отчет отдела о продаже товаров, проверяют по базе данных, чтобы все приходные и расходные документы по группе товаров, подлежащих инвентаризации были закрыты.
На втором этапе продавцы начинают пересчитывать товар вручную или при помощи сканера. На время инвентаризации отдел лучше всего закрыть для покупателей. Первичным документом служит инвентаризационная опись, в которую вносятся фактические данные товаров, их наименование, количество, вес. Заполняется опись вручную или на компьютере, исправления и подчистки не допускаются.
Порядок проведения инвентаризации обязывает, чтобы на последней странице делалась отметка о проверке цен, подводились итоги и ставились подписи всех проверяющих лиц. Также ставилась подпись материально-ответственного лица и расписка с указанием о том, что проверка проходила в его присутствии, претензий он не имеет и принимает пересчитанный товар на ответственное хранение.
Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических данных и данных бухгалтерского учета. Сравниваются и анализируются данные по движению товаров со времен последней инвентаризации и выявляются причины расхождений.
На последнем этапе оформляется результат инвентаризации. В бухгалтерии составляются сличительные ведомости. При этом необходимо учитывать пересортицу товаров и суммовую разницу, которая образовалась в результате этого. Излишки товаров приходуются по рыночным ценам, а недостача удерживается за счет виновных лиц, а при их отсутствии списывается.
Порядок проведения инвентаризации денежных средств предусматривает предварительную проверку наличия всех приходных и расходных документов по кассе, снимается отчет по кассе на день инвентаризации, проверяются записи по кассовой книге, отчеты кассира, документальное подтверждение и обоснованность всех расходных операций. Члены комиссии пересчитывают фактическое наличие денежных средств. Составляется инвентаризационная и сличительная ведомости. Проверяется соответствие остатков по расчетному счету и данных выписок банка.
