В современном документообороте все чаще используются факсимильные подписи. Но не все знают, в каких случаях такая подпись имеет юридическую силу, а когда ее применение может привести к штрафам и другим негативным последствиям. Давайте разберемся, где и когда можно использовать факсимиле в 2024 году.
Что такое факсимильная подпись и зачем она нужна
Факсимильная подпись (факсимиле) - это оттиск печати, который воспроизводит подпись конкретного человека. Факсимиле позволяет подписывать документы от имени руководителя или сотрудника в его отсутствие.
Основные преимущества использования факсимильной подписи:
- Ускорение документооборота - не нужно ждать подписанта
- Удобство - можно подписать сразу большое количество документов
- Экономия времени руководителей и сотрудников
Существует два вида факсимильной подписи:
- Печать - штамп с подписью, который ставится на бумажный документ
- Цифровое факсимиле - электронный образ подписи для документов в цифровом виде
Когда можно использовать факсимильную подпись
Использовать факсимильную подпись можно в двух случаях:
По договоренности сторон
Стороны могут заключить соглашение об использовании факсимиле в документообороте между собой. Это условие можно прописать как в отдельном договоре, так и добавить соответствующий пункт в основной двусторонний договор. В любом случае необходимо указать конкретный перечень документов, которые будут подписываться факсимильной подписью.
Пример формулировки пункта в договоре:
Стороны договорились, что все документы, касающиеся исполнения настоящего договора, в том числе акты, накладные, счета-фактуры, могут быть подписаны со стороны Иванова И.И. факсимильной подписью. Образец которой приведен в Приложении No 1 к данному договору. Стороны признают юридическую силу документов с такой подписью.
Первоначальное соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручно.
Для внутренних документов компании
Чтобы легализовать использование факсимильной подписи внутри организации, руководитель издает распоряжение или приказ и утверждает соответствующее положение.
Пример пунктов положения об использовании факсимиле:
- Утвердить образец факсимильной подписи генерального директора Иванова И.И. (Приложение 1).
- Разрешить использование факсимильной подписи на следующих документах:
Приказы по личному составу Внутренние служебные записки Поздравительные письма и грамоты
- Назначить ответственным за хранение и использование факсимильной подписи секретаря Петрову А.А.
При этом нельзя подписывать факсимиле документы, для которых законодательством установлен запрет.
Случаи запрета на использование факсимильной подписи
Существует ряд документов, которые категорически запрещено подписывать факсимильной подписью. К таким документам относятся:
Первичные учетные документы
Согласно Налоговому кодексу, на всех первичных документах по учету финансово-хозяйственной деятельности должны стоять только собственноручные подписи ответственных лиц. К таким документам относятся:
- Накладные
- Акты приема-передачи
- Акты выполненных работ
- Приходные и расходные кассовые ордера
Использование на них факсимильной подписи влечет наложение штрафов контролирующими органами.
Финансовые документы
Любые финансовые документы, влияющие на движение денежных средств и имущества, должны подписываться исключительно собственноручно. Сюда относятся:
- Договоры
- Счета на оплату
- Платежные поручения
- Доверенности на получение товарно-материальных ценностей
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации недопустимо подписывать факсимильной подписью. К таким документам относятся:
- Бухгалтерский баланс
- Отчет о финансовых результатах
- Налоговые декларации по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ и другим налогам
- Счета-фактуры
Подписание их факсимиле влечет доначисление налогов и штрафов.
Кадровые документы
Трудовое законодательство запрещает использование факсимильной подписи на кадровых документах. Собственноручно должны подписываться:
- Трудовые договоры
- Приказы о приеме, увольнении, переводе работников
- Трудовые книжки
- Приказы о предоставлении отпусков
Нарушение данного требования влечет административное наказание по КоАП.
Тендерная документация
В тендерной документации, подаваемой для участия в государственных и корпоративных закупках, факсимильная подпись недопустима. К таким документам относятся:
- Заявки на участие в тендере
- Коммерческие предложения
- Договоры, заключаемые по результатам торгов
Использование факсимиле может привести к отклонению заявки участника.
Декларации и сертификаты
Официальные декларации и сертификаты соответствия обязательно подписываются собственноручно. Сюда относятся:
- Декларации о соответствии продукции требованиям ТР ТС
- Сертификаты на продукцию
- Таможенные декларации
Доверенности
Согласно Гражданскому кодексу, доверенности должны быть подписаны лично доверителем, поэтому на них недопустимо факсимиле. Это касается доверенностей на:
- Право подписи документов
- Получение заработной платы
- Представительство в суде
Заявления и векселя
Ряд других важных документов также всегда подписывается только лично. К ним относятся:
- Заявления в госорганы
- Банковские заявления
- Векселя
Таким образом, при работе с документами важно четко понимать, где факсимильная подпись допустима, а где ее использование запрещено и может повлечь серьезные последствия.
Как изготовить факсимильную подпись
Чтобы изготовить факсимильную подпись, нужно выполнить несколько шагов:
- Подготовка образца подписи. Сначала необходимо подготовить качественный образец собственноручной подписи на бумаге. Его можно отсканировать или сфотографировать и отправить исполнителю в электронном виде.
- Выбор оснастки. Следующий шаг - выбрать оснастку, на которую будет крепиться факсимильная подпись. Это может быть автоматическая или ручная оснастка. Автоматическая удобнее в использовании, но дороже.
- Изготовление клише. На основе полученного образца подписи изготавливается клише - печать с подписью. Клише может быть сделано из резины или фотополимера.
- Сборка факсимиле. Готовое клише устанавливается в оснастку, после чего факсимильная подпись полностью готова к работе.
- Передача ответственному лицу. После изготовления факсимильную подпись передают сотруднику, ответственному за ее хранение и использование. Обычно это секретарь или помощник руководителя.
Таким образом, процесс изготовления факсимиле достаточно прост и занимает 1-2 дня. Главное - правильно подготовить образец подписи и выбрать подходящую оснастку.
Как отличить факсимильную подпись от подлинной
Существует несколько способов отличить факсимильную подпись от подлинной:
Визуальный осмотр
При визуальном осмотре можно обратить внимание на следующие детали:
- Факсимиле не содержит мелких штрихов и неровностей, присущих живой подписи
- Линии факсимильной подписи одинаковой толщины и интенсивности
- Размер и наклон факсимиле всегда одинаковы
Технические признаки
К техническим отличиям факсимильной подписи можно отнести:
- Наличие рельефного оттиска на бумаге
- Повторяемость подписей, отсутствие различий
- Возможные дефекты и загрязнения оснастки
Сравнение с оригиналом
Если есть возможность сравнить факсимиле с оригинальной подписью того же лица, можно выявить различия:
- В расположении букв
- В соотношении элементов подписи
- В деталях и нюансах почерка
Экспертиза
Для окончательного подтверждения факта использования факсимиле можно провести почерковедческую экспертизу.
Таким образом, определить факсимильную подпись можно как визуально, так и с помощью инструментальных методов.
Как правильно использовать факсимильную подпись
Чтобы минимизировать риски при использовании факсимильной подписи, рекомендуется:
- Разработать регламент применения. Внутри компании нужно прописать регламент - в каких случаях и какие документы можно подписывать факсимиле.
- Согласовать с контрагентами. Если факсимильная подпись применяется во взаимоотношениях с контрагентами, ее использование желательно прописать в договорах.
- Определить ответственного сотрудника. Должен быть назначен сотрудник, отвечающий за хранение и использование факсимильной подписи.
- Периодически проверять документы. Необходимо периодически анализировать документы, подписанные факсимиле, чтобы исключить злоупотребления.
- При возможности проводить экспертизу. Желательно при возникновении сомнений проводить экспертизу документов, чтобы подтвердить или опровергнуть факт использования факсимиле.
Соблюдение этих рекомендаций позволит максимально снизить риски, связанные с использованием факсимильной подписи в документообороте.
