Какая основная цель бюджетирования? Зачем этот процесс осуществляется? Для чего он необходим? Какие задачи выполняются? В чем сущность этого процесса? Как устроена общая система? На эти, а также на ряд других вопросов и будет дан ответ в рамках статьи.
Вводная информация
Бюджетирование является инструментом изменения деятельности предприятия. Что собой представляет этот процесс? Он занимается руководством финансово-экономического состояния и деятельности предприятия. Осуществляется это посредством системы бюджетного управления, сокращенно – СБУ. Ее значение часто недооценивается. И зря. Но к этому еще вернемся. С помощью тщательной подготовки достигаются цели бюджетирования. Этапы разработки бюджетов включают в себя планирование, учет, анализ и контроль состояния предприятия. Основным объектом влияния является осуществляемая деятельность. Благодаря бюджетирования меняются основные ее черты. Например, характерным является делегирование ответственности субъектам процесса в предприятии.
Цели и задачи
Бюджетирование должно работать над повышением эффективности расширенного воспроизводства капитала на предприятии. Коммерческая структура при этом рассматривается как объект процесса. Это и является основной целью. Бюджетирование является сложным процессом, для успешного завершения которого необходимо выполнить ряд задач. Таковыми являются:
- Определение объектов и субъектов.
- Разработка классификатора статей, их взаимосвязи с факторами воспроизводства капитала, разбивка на прямые/накладные и постоянные/переменные.
- Определение финансовой структуры (при необходимости вместе с проектной и процессной).
- Разработка регламента согласования и последующего проведения денежных платежей.
- Определение факторов воспроизводства капитала и установление их связи с бюджетными компонентами.
- Разработка классификатора статей согласно балансовому листу.
- Выработка управленческой учетной политики.
- Разработка регламентов, затрагивающих создание, контроль, корректировку и анализ бюджетов предприятия при ежегодном, ежеквартальном, ежемесячном и еженедельном планировании.
- Автоматизация СБУ.
- Разработка форм бюджетов по объектам.
В заключение следует составление начального баланса и последующий запуск СБУ.
Организационные моменты
Достичь цель процесса бюджетирования сложно, если нет порядка. В достижении необходимых условий существенно помогает организация. Если кратко, то необходимо выделить следующие этапы:
- Постановка. Разрабатываются положения системы бюджетного управления.
- Внедрение. Изменяется деятельность предприятия посредством реализации разработанных ранее положений СБУ. При этом необходимо различать формальное директивно внедрение и практическое создание, когда система становится неотъемлемым элементом процесса деятельности сотрудников.
- Автоматизация. Этот этап реализуется параллельно с внедрением. Он представляет собой установку, настройку и начало эксплуатации автоматизированной системы бюджетного управления.
Использование программного комплекса
Цель и задачи бюджетирования значительно легче достичь, если использовать новые технологии. Давайте рассмотрим, что же предлагают самые популярные варианты:
- Программы 1С. Основная их задача – автоматизация бухгалтерского учета. Но комплекс может быть использован и при решении задач с бюджетным управлением. Хотя необходимо отметить, что для возможности использование необходимо произвести настройки, к тому же, есть специфические отличия по сравнению с бухгалтерским учетом. Хотя если быть честным, то платформу 1С лучше признать стандартом автоматизации бюджетирования.
- Программы «Инталев». Популярные разработки, которые привлекают не только хорошим продуктом, но и проработанными методическими руководствами и книгами, которые позволяют получить теоретическое понимание о системе и облегчить ее настройку. К тому же, можно эксплуатировать элементы, связанные с управленческим учетом в бюджетировании в рамках одного комплекса. Правда, есть и недостатки. Например, отсутствует стандартная удобная процедура импорта данных, а также нет встроенной экономико-математической подсистемы. Иными словами – нет инструментария для оптимизации.
- Кубэксперт. Эта программа предоставляет весьма гибкие возможности для настройки бюджетной системы предприятия. Особенно следует отметить удобную процедуру импорта данных из различных учетных систем, при этом их настройка осуществляется на лету. Хотя все так же отсутствует подсистема экономико-математического моделирования.
- MS Excel. Классика, присутствующая практически на каждом компьютере. С появлением инструментов PowerView и PowerPivot в версии 2013, данная программа может использоваться для автоматизации не только на начальном уровне.
Есть и другие варианты программного обеспечения, которые применяются организациями.
О примерах
Целью бюджетирования является повышение эффективности. Как это проявляется? Рассмотрим ситуацию с банковским учреждением. Бюджетирование в этом случае в первую очередь может быть охарактеризовано специфическим циклом воспроизводства капитала. Такая ситуация приводит к возникновению необычных с классической точки зрения участков деятельности. Как результат – стоимость создается и перераспределяется внутри банка.
Особенную роль для выполнения задач и достижения целей играет управление рисками. Так, оптимизация банка должна учитывать не только бюджет, но и потенциально опасные моменты в осуществляемой деятельности (невозврат выданных кредитов). Бюджетирование также тесно связано с калькулированием. Ведь этот процесс позволяет выяснять стоимость определенного продукта зависимо от принятых организационных и технологических решений. Калькуляция полезна для бюджетных подразделений, проектов, продуктов и процессов. Но не нужно забывать и про финансовое планирование. Оно тоже интересует СБУ. Система бюджетного управления может быть рассмотрена как инструмент финансового планирования.
Но не следует думать, что только этим дело и ограничивается. Бюджетное управление не сводится исключительно к обслуживанию финансового планирования. Оно является именно инструментом, с помощью которого можно рассчитать состояние в будущем. При этом предполагаемые действия относятся не столько к финансам, как к экономике. СБУ – это инструмент, позволяющий воплощать в жизнь рассчитанные планы благодаря влиянию на деятельность людей, которые трудятся на предприятии.
О связи с другими системами
Говорить про успешно достигнутые цели бюджетирования на предприятии нельзя, если работа ведется только с обособленным направлением. На что же следует обратить внимание? Первостепенного внимания сущность и цели бюджетирования требуют к системе мотивации и развития персонала. Необходимо добиться наличия ответственности у участников процесса. Лучше всего это сделать с помощью системы мотивации и развития персонала.
Во вторую очередь внимание необходимо обратить на возможности автоматизации. Это связано с тем, что бюджетирование в полном объеме является очень громоздким. И его реализация без автоматизации превратится в очень затратное дело.
В-третьих, необходимо помнить, что повышенная ответственность должна сопровождаться и делегированием полномочий. Необходимо четко прорисовывать всю систему, стремиться к увязке между различными должностями и людьми. Все это должно быть реализовано в рамках системы процессного управления. И в-четвертых, необходимо помнить, что предприятие не просто заинтересовано в создании бюджетов. Они не должны существовать просто, чтобы быть и ради самих себя. Бюджеты имеют конкретную цель – оптимизировать деятельность. Для получения полезной информации, а не просто перекладывания бумажек, необходимо достоверные данные использовать в экономико-математических моделях, после чего принимать нужные управленческие решения.
Также следует помнить, что цели системы бюджетирования будут достигаться лучше, если оперативно-тактические задачи будут связаны со стратегическим руководством. Если получиться реализовать тесную связь между различными элементами, то для оптимального развития останется сделать только один шаг – создать унифицированную систему управления развитием предприятия.
Как изменения проявляются?
СБУ активно задействует механизм делегирования ответственности и полномочий. Вот только встает вопрос – кому? Внимание необходимо уделять не только и даже не столько высшему управленскому звену, сколько руководителям отделов и ниже. Даже отдельных работников не нужно обходить вниманием. Как это реализуется? Организационные изменения на уровне директората часто реализуется в виде выплаты бонусов, партнерстве, участии в собственности предприятия с помощью акций/опционов. Для простых работников подход другой. В данном случае предполагается разработка и внедрение системы мотивации, выдача премий, в некоторых случаях – участие в прибыли. СБУ директивно начинает действовать в момент подписания соответствующего приказа. Но его подготовка, автоматизация и прочие бюрократические моменты перед использованием занимают достаточно много времени.
Реальное внедрение
Мало только узнать сущность, цель и задачи бюджетирования. Реально о внедрении можно будет говорить тогда, когда данный подход войдет в живую практику и будет повседневно влиять на деятельность организации. Это возможно при изменении культуры труда и управления организации. По сути, внедряются элементы самоуправления. Именно для этого и необходимо делегировать полномочия и ответственность.
Давайте рассмотрим пример с финансовой службой. Она осуществляла директивное планирование и выполняла множество функций. Но по мере роста предприятия и объема работ было решено перейти к бюджетному управлению. В таком случае за финансовой службой остаются функции координации, консолидации, обучения, анализа и контроля показателей. А вот планирование возлагается на сотрудников. При этом меняются принципы работы людей в компании. Усилятся горизонтальная ответственность, улучшится взаимосвязь между сотрудниками благодаря потребности во взаимодействии и взаимной координации.
Реальное внедрение предусматривает поэтапное планирование, начиная с собственника. Они ставят задачу высшему руководству. Затем наступает черед центров процессной ответственности (продажи, производство, реклама и так далее). При этом создаются возможности для проявления инициативы как со стороны руководителей, так и сотрудников. Следует отметить, что реальное внедрение обычно затягивается на несколько месяцев, а может даже и на год.
Какие недостатки существуют в данном случае?
Увы, без негатива не обойтись. Что интересно, сильные стороны одновременно являются и уязвимым местом. Так, для СБУ характерным является делегирование ответственности. Это предполагает наличие необходимой компетентности и полномочий. И из-за этого часто возникают проблемы. Ведь при делегировании полномочий с помощью приказа передать или сделать человека компетентным невозможно. Это свойство не приобретается и не теряется таким образом. Компетентность или есть у субъекта, или ее нет.
Если предоставить возможности человеку, который не соответствует обязанностям, то это негативно скажется на результатах деятельности. Человек, которому делегируются обязанности, должен был компетентным. Это предполагает наличие экономической грамотности, инициативности, ответственности. Если хотя бы один из перечисленных компонентов отсутствует, то нет смысла наделять субъект дополнительными возможностями в рамках системы бюджетного управления. Из-за этого нередка ситуация, когда СБУ внедряется не в полном объеме или не с максимальной возможной эффективностью.
В заключение
Вот и рассмотрено понятие, цели и задачи бюджетирования. И напоследок можно затронуть всевозможные манипуляции, которые можно проводить с ним. Первым является переделка бюджетирования. Очень часто проще сделать что-то с нуля, чем менять уже существующие наработки. Это в полной мере относится и к СБУ. Но это самые крайние меры. Более желательным является усовершенствование бюджетирования. Под этим подразумеваются вносимые изменения, которые необходимы для увеличения возможностей СБУ. Для усовершенствования характерным является устранение недостатков и ошибок, которые были допущены ранее при создании организации. Также могут вноситься новые функции, потребность в которых возникает из-за определенного изменения деятельности предприятия. К усовершенствованию относят также обновление программного обеспечение. В общем – осуществляется внедрение кардинально новых аспектов. Но сама СБУ не переделывается. И последнее – это модернизация бюджетирования. Это реализуется для увеличения возможностей системы. В целом это похоже на усовершенствование. Только при внесении изменений не появляются кардинально новые аспекты.
