Планирование проекта - это... Этапы и особенности процесса, разработка и подготовка плана

В ходе планирования принимаются решения качественного и количественного характера, позволяющие достигнуть в перспективе целей организации. Причем в ходе такой работы удается определить именно оптимальные пути. Планирование проекта – это разработка точной схемы, по которой будет проводиться развитие организации. Это позволяет продумать все детали, выбрать пути решения задач и достичь поставленных целей. Как проводится подобная работа, будет рассмотрено далее.

Назначение планирования

Планирование проекта – это важный процесс в управлении бизнесом. Он крайне важен, поэтому практически каждая компания сегодня выполняет эту работу. На нее требуется потратить определенное время и ресурсы, но это себя оправдывает.

От качества планирования в процессе управления проектами зависит их дальнейшая реализация. В ходе подобной процедуры проводится инициация, в ходе которой утверждается устав, реестр участников, выбирается стратегическое направление для дальнейшего развития.

Сначала вырабатывается очередность основных действий. После их утверждения прорабатываются детали.

Обозначив концепцию будущего проекта и основные стадии его продвижения, руководство сможет откорректировать все его этапы, выбрать оптимальные пути для достижения поставленных целей.

Планирование проекта – это важный процесс в управлении. Он позволяет впоследствии выполнять мониторинг, своевременно корректируя движение на пути развития. Фактические показатели сравниваются с плановыми, что раскрывает информацию о степени выполнения намеченных задач. В ходе проведения контроля постоянно принимают во внимание обновляющуюся информацию из внешних и внутренних источников. Сроки, установленные в плане, условия и показатели могут меняться, так как они должны соответствовать реальной обстановке.

Планирование непосредственно влияет на все процессы проектного управления. Поэтому его выполняет каждая организация. Невозможно управлять чем-либо, если нет четко установленной последовательности действий. Эти этапы являются задачами, выполнение которых ведет к достижению цели. Если что-то начинает идти не так, как планировалось, менеджер выявляет причины таких явлений, принимаются решения о правильных действиях в сложившихся обстоятельствах.

Процесс планирования представляет собой начальную стадию жизненного цикла проекта. Без этого невозможно достичь желаемого результата.

Задачи планирования

Планирование целей проекта предполагает разработку системы задач, которые, подобно ступеням, ведут к их достижению. Представленная работа позволяет определить еще до начала работы, может ли выбранный вид деятельности принести прибыль. Каждый инвестор стремится вложить свои средства в наиболее выгодный, прибыльный проект. Очертить основные параметры и результаты будущей деятельности, выбрать адекватные, реальные пути по их достижению удается в ходе планирования.

Чтобы работа была продуктивной, организация должна будет решить спектр задач. Если в ходе расчетов окажется, что результат подобной деятельности отрицательный (компания получит убыток), недостаточно высокий, нужно выявить причины подобного явления. Внеся определенные коррективы, удается повысить результативность проекта. Поправки могут вноситься на каждом этапе выполнения поставленных задач. Они могут быть следующими:

• Детализация, уточнение цели (или целей) проектирования, определение желаемого результата мероприятия.
• Определение объема и состава будущих работ.
• Оценка сроков проведения каждого этапа.
• Расчет бюджетной стоимости проекта.
• Создается календарный план, а также просчитывается бюджет каждой фазы.
• Определяется потребность в ресурсах. Расчет делают для каждой фазы проекта и деятельности организации в этом направлении в целом.
• Составляется план материально-технического обеспечения.
• Выполняется оценка рисков, создается методика правильного реагирования при возникновении опасных ситуаций.
• Детали мероприятия подробно разъясняются инвестору.
• Детали согласовываются со всеми участниками процесса.
• Между исполнителями и управленцами распределяется ответственность за проведение работ и выполнение поставленных задач.
• Уточняются плановые взаимодействия, управленческие процедуры планирования.

Управление проектами и планирование проекта тесно взаимосвязаны. Только последовательное выполнение поставленных задач в оговоренные сроки и в полном объеме может гарантировать достижение цели, получение прибыли в процессе деятельности компании.

Основные процессы

В процессе организации планирования проекта выполняется ряд обязательных и дополнительных действий. Независимо от деятельности организации, они применяются в ходе создания общей стратегической концепции. К обязательным процессам относятся следующие:

• Описание и дальнейшее документирование всех плановых задач, содержания проекта.
• Определение основных этапов проекта, последующая их детализация.
• Составление расчетной сметы. Подсчитывается общая стоимость всех ресурсов, необходимых для выполнения проекта.
• Составление пошагового плана действий, выполнение которого приведет к достижению поставленных целей.
• Описывается последовательность работ.
• Определяются зависимости технического характера, а также ограничения на проводимые работы.
• Расчет времени, требуемого для выполнения каждого этапа работы, определение трудозатрат и прочих ресурсов, которые потребуются на каждом этапе производственного цикла.
• Определение типа, набора ресурсов, а также их объема.
• Указание реальных сроков выполнения работы, если ресурсы будут ограничены.
• Создание бюджета и привязка сметных затрат для каждого вида работы.
• Создание готового плана.
• Сбор результатов прочих исследовательских работ в ходе проведения проектирования, компоновка плановых величин в одном документе.

В ходе планирования и разработки проекта эти действия выполняются обязательно.

Вспомогательные процедуры

В ходе планирования реализации проекта некоторые процессы могут и не понадобиться. Только при возникновении необходимости в них менеджер включает их в общий список. К таким вспомогательным процессам относятся следующие:

• Планирование стандартов качества, установление их предельно допустимого диапазона. Также оговариваются пути достижения требуемого уровня характеристик готовой продукции.
• Планирование в области организации, которое подразумевает распределение функциональных компетенций, ответственности и субординации между всеми участниками проекта.
• Подбор персонала с соответствующим уровнем квалификации, опытом работы, деятельность которых позволит реализовать проект в максимально короткие сроки. В некоторых случаях требуется формирование слаженной работы команды.
• Установление коммуникаций для обеспечения членов проекта нужной информацией.
• Определение разновидностей рисков проекта, их оценка и документирование. Это позволяет идентифицировать и устранить еще на этапе планирования факторы неопределенности, оценить степень их возможного влияния на проект. На этом этапе проводится расчет как благоприятного, так и неблагоприятного сценария развития ситуации в ходе реализации выбранной стратегии.
• Планирование логистических процедур. Точно оговаривается, какое сырье, прочие необходимые материалы и ресурсы будут закупаться у внешних организаций, в каком количестве, а также с какой периодичностью будут выполняться поставки.

В ходе планирования процессов проекта могут потребоваться и иные действия. Это зависит от целей, которые преследует организация в ходе выполнения своей работы.

Этапы планирования

Выделяют 4 основных этапа планирования проекта. Их предложила консалтинговая компания Booz Allen & Hamilton.

Стандартная модель планирования выглядит следующим образом:

Этап 1. Формирование целей

Ставятся цели двух типов. Они могут быть формальными или реальными. В первом случае выдвигаются критерии для определения полезности проекта. Формальные цели выплывают из мотивации управленцев. Реальные цели представляют собой пути, при помощи которых могут достигаться формальные цели.

Этап 2. Анализ проблем

В ходе этого этапа планирования определяется реальное положение организации. Далее делается прогноз о ее дальнейшем состоянии. После этого проводится определение существующих проблем, для чего противопоставляются системы целей результатам прогнозного анализа. Это позволяет в итоге структурировать проблемы.

Этап 3. Поиск альтернатив

Это варианты решений, которые исключают друг друга.

Этап 4. Оценка альтернатив

Определяется приемлемость каждого из существующих вариантов развития событий. Оценивается эффективность, степень риска каждого решения, после чего принимается соответствующее решение. Оптимальная альтернатива должна быть не только практически реализуемой, но и законной, позволяющей максимально приблизиться к поставленной цели. При этом учитывают существующие ограничения во времени, ресурсах и т. д.

Создавая проект планирования территориального, производственного или иного типа, обязательно применяют его в дальнейшем для сопоставления реальных результатов с плановыми. Это позволяет управлять продвижением к общей цели, вносить своевременно соответствующие корректировки.

Календарное планирование

Стоит отметить, что календарное планирование проекта строится по несколько иной схеме. В ней выделяется 5 основных этапов:

1. Определение работ и написание их в виде списка. В некоторых случаях менеджеры допускают ошибки, не указывая сразу все процессы. Чтобы исключить такое явление, рекомендуется применять метод последовательной декомпозиции в ходе определения предстоящих работ.
2. Для каждой выделенной позиции определяется очередность и продолжительность. Это зависит от технологических особенностей предстоящей работы. Для этого также применяется методика декомпозиции, которая дополняется экспертными оценками. Это позволяет точно определить плановую продолжительность каждой операции. Для этого можно применять методику мозгового штурма, что позволяет рассмотреть особенности технологии с разных точек зрения.
3. Определяется тип ресурсов и их доступность. Это могут быть финансы, материалы, труд, информация и прочее. График выполненных работ соотносится с графиком материально-технического обеспечения, финансирования и т. д. Все этапы должны быть взаимосвязаны, составлять непрерывный процесс. Это позволяет избежать сбоев в процессе производства. При этом отдельного рассмотрения требуют дефицитные ресурсы. Они в большей степени определяют продолжительность и последовательность всего спектра предстоящих работ.
4. Устанавливаются ограничения извне. К таковым относятся сезонность производства, технологичность поставок оборудования, прочие внешние факторы.
5. Создается система реагирования на возникающие риски в ходе управления проектом. Планирование проекта начинается с их анализа. Для самых вероятных и опасных угроз разрабатываются соответствующие мероприятия реагирования.

Принципы планирования

В ходе планирования бизнес-проекта менеджер должен придерживаться определенных принципов. Основными из них являются:

• Целенаправленность. Реализация проекта преследует четкую, конечную цель, не распыляясь на несущественные задачи.
• Системность. Управление будущим проектом должно быть целостным, комплексным. При этом учитываются особенности его развития и составления. В некоторых случаях проект может быть разбит на подсистемы. Они будут также взаимосвязаны. При этом изменения в одной системе влечет перемены в иной структуре. Разбивка проекта на несколько частей позволяет отследить внутренние связи и взаимодействия элементов, выбрать наиболее эффективную их структуру. Оценка реализации проекта в этом случае может быть дана с точки зрения качественных и количественных процессов.
• Комплексность. Явления рассматриваются с точки зрения их связи и зависимости. Для этого применяют разные методы, подходы к управлению.
• Обеспеченность. В ходе планирования работ проекта предусматривается укомплектованность всех мероприятий нужными ресурсами.
• Приоритетность. Основное внимание при разработке проекта уделяется основным, самым важным задачам. Их определение зависит от общей концепции развития в перспективе.
• Экономическая безопасность. Рассчитывается степень убытков и потерь, которые несет организация в случае неосуществления задуманного события. Рисков избежать вовсе нельзя, но нужно оценивать их и принимать оправданные решения в этом направлении.

Структурирование проекта

В ходе планирования работ проекта требуется выполнять структурирование. Иерархическая последовательность работ предполагает разбитие всего проекта на отдельные части. Это позволяет детализировать комплексы на разных уровнях. Такой подход упрощает управление процессом.

Структурирование позволяет выполнить следующее:

• Определять спектр работ по достижению целей промежуточного типа.
• Контролировать степень продвижения проекта, оценивать возможность достижения всех его целей.
• Отчетность создается по оптимальной структуре.
• Устанавливаются контрольные точки, при помощи которых оценивается продвижение проекта.
• Ответственность правильно распределяется между исполнителями.
• Все члены команды получают объективную, понятную информацию о целях и задачах проекта.

Ошибки при структурировании

Некоторые менеджеры допускают в ходе структурирования ошибки, что негативно отражается на достижении поставленных целей. Основными из них являются следующие действия:

• Стадия структуризации вообще пропускается. Менеджер переходит сразу к поиску решения проблем текущего периода.
• Используются только организационные подразделения, не учитываются конечные продукты или применяемые ресурсы.
• Структурирование не охватывает целиком весь проект.
• Элементы структуры повторяются.
• Не проводится интегрирование структур в соответствии с особенностями подготовки проектной документации и финансовой отчетности.
• Структура детализируется чрезмерно или недостаточно.
• Отдельные элементы проекта не поддаются обработке на компьютере.
• Не учитываются нематериальные конечные продукты (сервис, услуги и т. д.).

Основания для структурирования

Планирование проекта – это ответственная работа. Структурирование нужно выполнять правильно. Оно выполняется на следующих основаниях:

• Периоды жизненного цикла создаваемого проекта.
• Особенности структуры подразделений.
• Составляющие результата, который будет получен после завершения проекта.
• Процессные, функциональные элементы работы компании.
• Географическое положение объектов.