Дебиторская задолженность - это важнейшая и неотъемлемая часть оборотного капитала любой компании. Этот термин означает сумму обязательства, причитающуюся компании прочими юрлицами и физлицами за поставку товаров или выполнение каких-либо услуг.
Компания или гражданин, у которого есть обязательства перед другими, называется должником. То есть дебиторка возникает, когда товар доставляется клиенту или услуга завершена, но средства не перечисляются на счет контрагента, а прямой платеж откладывается на определенный период. Кроме того, она называется будущими экономическими выгодами, что является активом.
Концепция
Вопросам возникновения дебиторки уделено немало внимания в литературе. С ней сталкивается каждый хозяйствующий субъект. Она стала частью делового оборота компаний.
Дебиторка является частью активов компании, отражена в левой части баланса в оборотных активах. Поэтому ее смело можно назвать объектом гражданских прав фирмы.
Наличие дебиторской задолженности - это нормальное явление для большинства современных компаний. Если у кредиторов все более или менее понятно, то второй вариант обязательств ставит много вопросов для обоих сторон в плане взаиморасчетов.
Дебиторская задолженность - это обязательства других предприятий (покупателей, заемщиков) для бизнеса. Эти обязательства можно рассматривать двумя способами. С одной стороны, ДЗ - это потери компании, но, с другой стороны, ее будущая выгода. Все зависит от правильной финансовой политики управления руководителя и добросовестности получателей товаров и услуг. Компетентный подход к существующей политике управления дебиторской задолженностью - это ключ к успеху компании.
Виды
В зависимости от периода погашения суммы ДЗ делятся на следующие категории:
- Текущая задолженность краткосрочного периода - сумма всех обязательств, которые по плану будут погашены в течение одного года.
- Долгосрочная задолженность включает платежи, которые ожидаются к оплате через двенадцать месяцев.
Критерием классификации просроченных долгов в этом случае является вероятность их возврата, то есть немедленного получения средств. Исходя из этого, просроченная ДЗ может быть классифицирована следующим образом:
- Сомнительный долг. Он возникает в случаях, когда компания не уверена в его погашении в течение определенного времени. Обязательство считается сомнительным, если финансовое состояние должника становится неудовлетворительным. Однако вероятность получения платежа по-прежнему есть.
- Безнадежная сумма – это сумма долгов, при которых существует абсолютная уверенность в их невыплате. То есть такая ситуация возникает, когда должник становится банкротом.
С целью того, чтобы избежать невыплат по ДЗ, компании создают резервы по сомнительным долгам, размер которых определяется индивидуально для каждого контрагента.
В коммерческих организациях почти 90 процентов долга приходится на первый тип. На предприятии существует только две причины появления ДЗ:
- Ведение экономической и производственной деятельности, что означает факт наличия у организации деловых отношений с другими компаниями.
- Плохая платежная дисциплина. Это означает не только нарушение выполнения обязательств должниками, но и неграмотное составление контрактов.
Проблемы, связанные с формированием
У компаний часто возникает следующая ситуация, когда согласно отчету о финансовых результатах она может продемонстрировать высокую прибыльность, то есть успех и развитие на рынке. Однако дебиторка имеет значительную долю в текущих активах этой компании, средства на ее счетах либо малы, либо вообще отсутствуют. Если деньги не были инвестированы в дальнейшее развитие производства, то это, как правило, плохая стратегия для фирмы. В такой ситуации организации не хватает реальных средств, которые погашают долги другим фирмам или банкам, а также оплачивают сотрудников, налоги и сборы.
Такие ситуации складываются по целому ряду причин. Внешние и внутренние факторы влияют на дебиторку. Внешние факторы включают влияние экономической и политической среды.
Внутренние факторы включают неграмотную политику управления ДЗ, неблагоприятные условия для кредитора, отсутствие мер для воздействия на контрагентов, неправильная политика ценообразования и т. д.
Организация процессов учета
Организация учета дебиторки связана со следующими счетами: 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.
Вышеуказанные учетные записи являются активными-пассивными, то есть допускается наличие дебетового и кредитного баланса. Соответственно, ДЗ означает формирование дебетового сальдо на счетах учета расчетов.
Дебиторская задолженность и образец типовых операций по счетам учета представлены в таблице ниже.
| Хозяйственная операция | Дт | Кт |
| Поставщику оплачен авансовый платеж | 60 | 51, 52 |
| Продукция клиенту отгружена | 62 | 90 |
| Произведено начисление пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС | 69 | 70 |
| Выдан авансовый платеж работникам | 70 | 50, 51 и др. |
| Под отчет выданы деньги на командировку | 71 | 50, 51 и др. |
| Выданы заемные средства работникам | 73 | 50, 51 и др. |
| Отражена задолженность учредителей по оплате уставного капитала | 75 | 80 |
| Произведено начисление процентов по займу | 76 | 91 |
Проводки бухгалтерии для списания дебиторской задолженности должны отличаться от условий ее погашения. В конце концов, погашение ДЗ является исполнением обязательства должника выплатить деньги. Списание является ссылкой на финансовые результаты или другие источники ДЗ, которые не будут погашены.
Например, погашение ДЗ покупателей за товары, отправленные им, будет отражено следующим образом:
Дт 51, 52 (и другие) - КТ 62.
Списание задолженности по кредиту, выданному сотрудником в связи с прощением долга:
Дт 91, субсчет «Прочие расходы» - Кт 73.
При списании ДЗ, которая ранее была признана сомнительной и для которой был создан резерв, делается учетная запись:
Дт 63 «Резервы по сомнительным долгам» - Кт 62, 60 и т. д.
В таблице представлены основные счета, которые используются для учета дебиторки.
| Номер счета | Характеристика |
| 60 | Авансы за товары, услуги и выполненные работы |
| 62 | Долги за товары, которые должны оплатить фирме |
| 68 | Переплата налогов |
| 69 | Переплата страховых взносов |
| 70 | Переплата зарплаты сотрудникам |
| 71 | Авансы под отчет сотрудников |
| 73 | Займы сотрудникам |
| 75 | Долги по вкладам учредителей |
| 76 | Разные операции |
| 63 | Резерв по долгам |
Инвентаризация
Инвентаризация дебиторки представляет собой сверку документов с контрагентами, подтверждение факта наличия задолженности и ее размер.
Сроки проведения инвентаризации касаются определенной установленной даты. При этом фирма отправляет своим должникам сведения о необходимости свериться. Но, как правило, есть нарушения данного процесса. Во-первых, инвентаризация может занимать много времени, в некоторых фирмах - около месяца. Во-вторых, не все должники реагируют на запросы, особенно те, чьи обязательства долгое время ждали, когда она спишутся.
Кроме того, проблема заключается в разрешении несогласованности данных. В этом случае необходимо проверить все операции, выполняемые с этим предприятием, что создает особые трудности при нахождении в другом городе или, что еще хуже, в другой стране. При отправке сертификата ДЗ необходимо учитывать тот факт, что компания может одновременно быть как должником, так и кредитором. Даже если, по подсчетам, компания стала должником, заявление должно быть отправлено с указанием суммы ДЗ и КЗ.
Срок давности
Срок давности дебиторской задолженности представляет собой период времени, который предоставляется кредитору для подачи заявки в суд для взыскания требуемых сумм. Для данного параметра установлена продолжительность в размере 3 лет с даты ее формирования. Отсчет периода должен учитываться со дня, следующего за днем нарушения договорных условий. Соглашения сторон устанавливают предельные сроки для дебиторки и перевода средств. Именно следующий день принимаются в качестве отправной точки для отсчета.
Каждое обязательство должно отражаться отдельно, даже если контрагент один. Только так можно правильно организовать учет дебиторки.
Какие долги считаются безнадежными?
Безнадежные суммы с истекшим сроком давности дебиторской задолженности представляет собой денежные средства, которые фирма не может востребовать у своих контрагентов по определенным причинам. Для целей налогообложения безнадежными долги, которые не подлежат возмещению, признаются, если выполнены следующие условия:
- Срок дебиторской задолженности по давности истек. Он равен 3 годам. Данный параметр начинает действовать с момента, когда человек узнал или должен был узнать о нарушении его права.
- Обязательство должника прекращается из-за установления факта неспособности его исполнения на основании акта государственной власти или ликвидации организации.
- Постановление судебного пристава о прекращении исполнительного производства.
В такой ситуации исполнительный лист возвращается по причинам:
- не установлено местонахождение должника или получить информацию о наличии у него денег и других ценностей невозможно;
- у должника нет имущества, на которое может быть наложен арест.
Списание
Задолженность относится к просроченной по истечении срока исковой давности (три года). Сумма считается безнадежной, если фирма не может выплатить обязательство. Исходя из этого, компания имеет право списать выявленные обязательства. Списание безнадежной просроченной ДЗ разрешается осуществлять в последний день периода, в течение которого был продлен срок.
Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности может быть осуществлено двумя способами. Во-первых, возможно использование резерва сомнительных долгов для этой цели, если резерв по этим обязательствам не был предоставлен, а затем списать выявленные суммы на финансовые результаты.
Списание дебиторской задолженности должно производиться исключительно для каждого обязательства отдельно. Основанием этого могут быть результаты инвентаризации, письменного подтверждения или распоряжения главы компании.
Как списать дебиторку?
Чтобы списать дебиторскую задолженность, необходимо сделать инвентаризацию обязательств, а ее результаты записать в форме ИНВ-17.
Затем менеджер выдает распоряжение о ликвидации долга компании на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки. Данный документ должен включать сумму долга, срок списания ДЗ, описание ситуации, по которой сумма стала безнадежной, ссылку на количество и дату инвентаризации.
Порядок списания исковой дебиторской задолженности при учете компании зависит от наличия у нее резервных средств.
Если задолженность превышает резерв, разница объясняется так: Дт 91.2 Кт 62 (или другим счетом для учета ДЗ).
Списание исковой дебиторской задолженности в течение пяти лет должно учитываться по дебету счета 007 в полном объеме. И только после этого периода она списывается навсегда.
Списание дебиторской задолженности и проводки по этим процедурам отражены ниже.
Если компания не создала резерв, то совершаются следующие транзакции:
- Дт 91.2 Кт 62 - списание в расходы нереальных дебиторских денежных средств;
- Дт 007 – списанная дебиторка учитывается за балансом.
Можно представить алгоритм работы компании по администрированию ДЗ в виде последовательности этапов:
- расчет и установление сумм;
- анализ динамики сумм;
- выявление причин формирования ДЗ;
- определение резерва;
- списание ДЗ, которая признана безнадежной.
Взыскание просроченной дебиторки
Возврат ДЗ может осуществляться различными способами, например, способом подать жалобу или обратиться в судебные органы.
При подаче обращения на взыскание на получение ДЗ надо указать следующие моменты:
- требование о взыскании ДЗ с истекшим сроком;
- детальный расчет суммы;
- расчет процентного начисления;
- крайний срок погашения обязательств;
- предупреждение об обращении в суд.
Кроме того, требование должно быть подписано уполномоченным лицом, а также копии всех документов, связанных с задолженностью, должны быть заверены. Если должник получил письмо и не ответил своевременно, то с чистой совестью можно обратиться в суд с просьбой вернуть ДЗ.
Вопросы рационального управления ДЗ
Современные компании участвуют в разработке политики управления ДЗ постоянно, так как она лежит в основе рационального распределения средств компании, а также в основе работы с дебиторами в вопросах соблюдения ими платежной дисциплины. Обеспечение надлежащего управления ДЗ - непростая задача. Необходимо не только следить за стабильностью получения платежей по долгам, правильностью составления контрактов и состояния контрагентов.
Основные вопросы осуществления политики управления ДЗ заключаются в следующем:
- классификация должников в соответствии с их платежеспособностью;
- определение условий кредита;
- анализ состояния ДЗ;
- стимулирование контрагентов для погашения обязательств (система скидок, штрафов);
- формирование резервов;
- формирование планов и прогнозов денежного потока;
- анализ оборота ДЗ.
Заключение
Дебиторская задолженность характерна для хозяйственной деятельности большинства современных предприятий. Поняв, что означает ДЗ, остается взять ее под контроль в компании. Важно также иметь четко определенную систему правил, которая помогает так или иначе решать многие проблемы, связанные с ДЗ и ее возвратом. Если руководство будет следить за всеми описанными индикаторами и пунктами, то компания может не беспокоиться о будущих прогнозах.
