Приказ о предоставлении права подписи: образец

Приказ о предоставлении права подписи директора – это документ, официально позволяющий уполномоченному сотруднику визировать официальные бумаги вместо руководителя. Любое предприятие, будь то холдинг с тысячами сотрудников или индивидуальный предприниматель со штатом в 5 человек, ежедневно сталкивается с обилием входящей и исходящей документации, которая должна быть оформлена и подписана в соответствии с законодательными актами.

Зачем нужен приказ о праве подписи

Не только руководитель предприятия, но и другие его служащие подписывают бумаги, каждый в пределах своих обязанностей. Так, сотрудники бухгалтерии подписывают счета и акты сверок, юристы – договоры и претензии, сотрудники отдела кадров – распоряжения, касающиеся персонала, трудовые книжки и т. д.

На больших предприятиях руководитель физически неспособен лично подписывать всю документацию. Предоставление права подписи на документах (приказ в этом случае должен быть оформлен по всем правилам) поможет «разгрузить» директора и делегировать часть полномочий ответственному лицу.

Помимо этого, подобный документ необходим:

• когда предприятие имеет несколько подразделений, у которых хозяйственная и финансовая деятельность разрознена;
• когда филиалы предприятия находятся на большом расстоянии друг от друга, например, в разных городах или регионах;
• когда руководитель не присутствует на работе – он в отпуске, командировке или на больничном;
• если предприятие работает без выходных, а руководитель по установленному графику, но в его отсутствие документы должны быть подписаны.

Приказ о предоставлении права подписи первичных документов

Первичной документацией или «первичкой» считаются документы налогового и бухучета:

• товарно-транспортные накладные;
• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• акты;
• выписки и справки.

На практике приказ о предоставлении права подписи чаще всего издается именно для документов вышеперечисленного вида, их оборот на предприятиях самый большой. Первичные документы должны оформляться без ошибок и обязательно визироваться подписью ответственного должностного лица или директора предприятия.

Кто может подписывать документы?

Сотрудник, наделенный правом подписи первичной документации, выбирается по такому принципу: кто чаще всего сталкивается с «первичкой», тот ее и должен подписывать. Вполне рациональное правило. Первичную документацию, при наличии приказа о предоставлении права подписи, могут визировать:

• бухгалтера;
• сотрудники экономических и кадровых отделов;
• работники и/или руководители отдела продаж;
• логисты и/или водители-экспедиторы.

Более конкретная информация о том, кто и что имеет право визировать, указывается в соответствующем приказе. Важно также понимать разницу между правом первой и второй подписи. Первая – прерогатива руководителя компании. Чтобы предоставить возможность другим сотрудникам подписывать бумаги, директор издает приказ о предоставлении права первой подписи. Вторая подпись предоставляется, как правило, главному бухгалтеру предприятия или его заместителю. Подобные понятия введены из-за того, что часть документов, например, банковские, имеет право подписывать только первое лицо, а некоторые, менее важные, второе лицо предприятия. Обязанности, как и образцы подписей, фиксируются при регистрации предприятия.

Составление приказа: правила и образец

Приказ о предоставлении права подписи может составить любой сотрудник, в чью должностную инструкцию входит работа с распорядительными документами. Это может быть юрист предприятия, специалист по кадрам или секретарь руководителя – зависит от масштаба компании. После составления документ передается на ознакомление и подпись руководителю. Без последней документ не имеет силы. Лица, наделенные правом визировать документы, определяются директором.

Унифицированного бланка для написания приказа о делегировании права подписи на данный момент нет. Документ может быть составлен в произвольной форме либо по образцу, принятому на предприятии. Однако документ обязательно должен содержать:

• порядковый номер приказа;
• название учреждения;
• регистрационные данные компании;
• дату подписания приказа.

Основная часть раскрывает суть распоряжения руководства. Необходимо перечислить всех сотрудников, наделенных возможностью визировать документы вместо директора. Указываются должности, Ф. И. О., а также перечень документов, разрешенных к подписанию тому или иному работнику. Приказ может относиться как к одному лицу, так и к группе сотрудников предприятия. Длительность действия приказа зависит от конкретной ситуации: он может быть бессрочным или иметь ограниченный период действия, например, на время отпуска директора.

Если документы нужно подписывать вне территории предприятия, например, на партнерском складе, в банке и т. д., либо документы приходится подписывать человеку, который не числится в штате компании, то лучше вместо приказа о предоставлении права подписи (образец ниже) использовать доверенность.

Оформление документа

Из-за отсутствия унифицированной формы подход к составлению приказов может быть любым. Не имеет значения, как составлен документ – от руки или на компьютере, в обоих случаях он будет иметь законную силу при наличии подписи директора. Для написания можно использовать листы форматов А5 или А4, фирменные бланки компании. Достаточно иметь один экземпляр документа. Печать предприятия ставится по выбору составителя, поскольку приказ о передаче права подписи – документ внутреннего документооборота предприятия.

А что после подписания приказа?

Итак, приказ о предоставлении права подписи составлен, оформлен, подписан и издан. Должностные лица, упомянутые в приказе, после ознакомления с ним должны подтвердить этот факт собственной подписью.

На протяжении периода своего действия документ должен храниться с остальными распорядительными бумагами предприятия. По окончании срока действия бумага передается в архив, где хранится не менее трех лет перед уничтожением.

Отмена права подписи

Для отмены права подписи раньше указанного в документе срока необходимо издать новый, отменяющий приказ. В нем должна содержаться информации о том, какой приказ (номер, дата составления) и по какой причине отменяется. Уполномоченное лицо обязательно должно быть ознакомлено с документом, после чего ставит свою подпись в специально предусмотренной на документе графе либо на отдельном листе ознакомления.