Чтобы правильно вести делопроизводство, необходимо знать, что такое номенклатура. Согласно определению, номенклатурой называется составленный по определённой системе список перечисления тех деталей, материалов, конструкций, которые были использованы производством. При составлении такого списка каждому упомянутому материалу присваивается условно код из цифр, букв или буквенно-цифровой комбинации – номенклатурный номер.
В делопроизводстве номенклатура дел – это систематизированный по содержанию перечень деловых бумаг (или дел), которые оформляются в процессе работы какой-либо организации. Номенклатурой определяется, какой срок должны бумаги сохраняться, и в каком порядке оформляться. Например, в учебных заведениях среднего звена (гимназии) школьные журналы хранятся у завуча ещё 5 лет после выпуска учащихся.
Основные функции
Главная задача при составление номенклатуры дел – сделать работу управленческого аппарата более совершенной, производительной, избавиться от бюрократической тянучки. Оперативное и качественное решение многих проблем, деятельность всей организации часто находятся в зависимости от того, в каком порядке содержатся документы, как легко их можно по требованию найти, насколько грамотно они классифицированы и систематизированы. Правильная классификация позволяет не только оперативно работать с документами, но и облегчает работу с архивами и в архивах.
Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна.
- Систематизация документов – когда документы были использованы в каком-либо деле (составление договоров, заключение сделок, завершение уголовного дела, плановый отчёт отдела и т.д.), а затем из активного употребления вышли, согласно номенклатуре, они хранятся в организациях в определённом порядке. Это касается как бумажных документов, так и электронных, хранящихся в базе данных компьютера.
- Содержание сведений о том, на какие сроки документ сохраняется, как долго он может иметь силу. У каждого дела, включенного в номенклатуру, есть свои указанные сроки сохранения документов, входящих в него. Чем ценнее и важнее документ, тем дольше он будет сохраняться. Т.е., при работе с документами в деле сразу происходит их оценка – своего рода экспертиза ценности. Это помогает и работе с самим делом.
- Закрепление индексации дел. Номенклатура дела часто используется в процессе регистрации документов, а номенклатурный индекс дела становится составной частью регистрационного номера документа. Это можно пронаблюдать при составлении описи, когда на производстве или в учреждение идёт инвентаризация.
- Выполняет роль справки при изучении организационной структуры учреждения и т.п.
- В делопроизводстве считается основой для описи дел с постоянным или временным сроком хранения и учёта документов.
- Используется в качестве образца, схемы для создания картотеки и справки по использованным документам.
Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии. Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения.
Номенклатурная классификация
У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать. Изложены они в специальных методичках и инструкциях по делопроизводству.
Принято выделять три вида деловой номенклатуры:
- типовая;
- примерная;
- индивидуальная, разработанная для определённой организации.
Что такое номенклатура типовая, понятно из названия – это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа.
Примерная номенклатура предназначена для установления примерного состава дел, которые заводятся в делопроизводстве организации, где эта номенклатура распространяется. Такие образцы делопроизводства носят не нормативный, а рекомендательный характер. Отличительная черта – в документах данного типа указываются индексы.
Типовые и примерные делопроизводственные номенклатуры разрабатываются организациями вышестоящими для своих подведомственных организаций.
Индивидуальная номенклатура – разработанная именно для конкретной организации и учитывающая специфику её деятельности. За образец обычно берётся типовая или примерная и в них вносятся необходимые изменения.
