Должностная инструкция делопроизводителя - это важный документ, регламентирующий его деятельность в организации. Она определяет круг обязанностей, прав и ответственности сотрудника, занимающего эту должность.
Рассмотрим подробнее, какие разделы должны быть включены в должностную инструкцию делопроизводителя.
Общие положения
В данном разделе указываются:
- наименование должности - делопроизводитель;
- подчиненность - как правило, непосредственно руководителю организации;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- квалификационные требования к образованию и опыту работы.
Функции
Здесь перечисляются основные направления деятельности делопроизводителя:
- документационное обеспечение управления;
- организация работы с документами;
- контроль исполнения документов и поручений;
- участие в совершенствовании документооборота и др.
Должностные обязанности
Это самый объемный раздел, включающий:
- Работу с входящей, исходящей и внутренней документацией:
- прием и первичная обработка документов;
- регистрация и распределение документов;
- контроль исполнения;
- подготовка документов к передаче в архив.
- Организация документооборота:
- разработка номенклатуры дел;
- формирование дел;
- обеспечение сохранности документов.
- Работа по подготовке заседаний, совещаний и командировок:
- составление повестки дня;
- информирование участников;
- подготовка раздаточных материалов;
- оформление необходимых документов по итогам мероприятий.
- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Права
В этом разделе перечисляются полномочия делопроизводителя:
- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;
- проверять правильность оформления документов;
- возвращать исполнителям документы и проекты решений на доработку;
- вносить предложения по совершенствованию документооборота;
- повышать свою квалификацию и т.д.
Ответственность
В заключительном разделе определяется мера ответственности делопроизводителя за:
- несвоевременное и некачественное выполнение задач и обязанностей;
- несоблюдение трудовой дисциплины;
- разглашение конфиденциальной информации;
- сохранность документов и др.
Таким образом, должностная инструкция позволяет четко регламентировать деятельность делопроизводителя, обеспечить эффективный документооборот в организации. Образец должностной инструкции делопроизводителя можно взять за основу и адаптировать с учетом специфики и потребностей конкретной компании или учреждения.
Рассмотрим более подробно раздел "Должностные обязанности" в инструкции делопроизводителя. Он включает широкий спектр задач по работе с документами.
Обработка входящей корреспонденции
В обязанности делопроизводителя входит прием и первичная обработка поступающей на имя организации или руководителя корреспонденции. Необходимо проверить правильность адресования и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные отправления перенаправляются адресату или возвращаются отправителю.
Каждый входящий документ должен быть зарегистрирован в журнале. Делопроизводитель определяет необходимость его рассмотрения руководством, вносит резолюцию и передает исполнителю. Особое внимание уделяется срочным и конфиденциальным документам.
Работа делопроизводителя в школе
В образовательных учреждениях, таких как школы, объем документооборота тоже довольно велик. Делопроизводитель школы выполняет те же функции по работе с документами. Ключевыми направлениями являются:
- обработка корреспонденции от учредителя, органов управления образованием;
- документационное обеспечение учебного процесса;
- работа с личными делами и приказами по учащимся;
- ведение трудовых книжек сотрудников и др.
Также в обязанности школьного делопроизводителя входит взаимодействие с секретарями учебной части, бухгалтерией, библиотекой. Эффективный документооборот способствует упорядоченной работе всех служб школы.
Контроль исполнения документов
Важной частью работы делопроизводителя является контроль прохождения и исполнения документов в организации. На контроль ставятся документы, требующие исполнения в определенные сроки или подготовки ответа.
Делопроизводитель периодически проверяет своевременность доставки документов исполнителям и получения от них ответов. Он напоминает исполнителям о приближающихся сроках, выясняет причины нарушения сроков.
По факту исполнения делопроизводитель снимает документ с контроля, делает отметки в журнале и соответствующей карточке.
Организация хранения документов
Делопроизводитель отвечает за правильное формирование и оформление дел, обеспечивает их сохранность. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в сейфах или запираемых шкафах.
Согласно номенклатуре дел проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой часть из них подлежит уничтожению по истечении срока хранения.
Особо ценные документы передаются для постоянного хранения в архив. Передача оформляется описями и актами.
Работа с оргтехникой
Делопроизводитель активно использует в своей работе компьютерную и другую оргтехнику - принтеры, сканеры, копиры. Он должен уметь работать в программах электронного документооборота, системах межведомственного электронного взаимодействия.
В обязанности делопроизводителя входит контроль технического состояния оргтехники, обращение за ремонтом при неисправностях, обеспечение расходными материалами.
Взаимодействие со смежными подразделениями
Эффективность работы делопроизводителя во многом зависит от слаженного взаимодействия со смежными структурными подразделениями - канцелярией, архивом, отделом кадров и др.
Делопроизводитель участвует в разработке инструкций по делопроизводству, согласовывает свои действия с коллегами при передаче и обработке документов, обменивается опытом для выработки оптимальных схем документооборота.
