Секретаря-референта относят к категории специалистов. Данную должность могут занимать лица, имеющие высшее или специальное среднее образование и стаж работы более одного года. Без стажа назначение производят при прохождении специальных курсов.
Должностная инструкция секретаря-референта говорит, что данный работник находится в подчинении директора, а в своей работе должен руководствоваться законодательством, уставом организации, приказами руководства, нормативными и методическими материалами по делопроизводству, положением о структурных подразделениях предприятия и др.
Должностная инструкция секретаря указывает на то, что данный специалист должен знать направление деятельности и структуру организации, фамилии руководителей подразделений, вышестоящих органов и организаций-партнеров. Референт должен владеть знаниями по оформлению управленческих документов, знать методику и нормативную документацию по ведению делопроизводства, машинопись, основы эстетики и этики, трудового законодательства, делового общения.
Работник должен уметь использовать компьютерную и другую офисную технику, работать в среде Windows, пользоваться электронной почтой и Интернетом, оргтехникой и средствами связи, вести деловые переговоры и составлять проекты распоряжений, деловые письма и протоколы совещаний.
Должностная инструкция секретаря возлагает на него функции по информационному справочному обслуживанию, по ведению кадрового учета и документации (ведение трудовых книжек, оформление трудовых договоров, командировочных и т.д.), организационному и документационному обеспечению работы руководства.
Секретарь-референт должен регистрировать, учитывать, принимать документы, осуществлять контроль за их исполнением, обеспечивать их хранение. Также он контролирует качество и правильность подготовки и составления, утверждения и согласования документов, которые предоставляются на подпись руководителю, исполнение поручений руководства, принимает меры по качественному и своевременному исполнению приказов и поручений.
Должностная инструкция секретаря-референта предписывает ему подготавливать совещания, оформлять и хранить протоколы, принимать посетителей, вести кадровую документацию, производить множительные копировальные и машинописные работы, выполнять в пределах своей компетенции поручения руководства, осуществлять отбор документации на уничтожение или архивное хранение.
Должностная инструкция секретаря руководителя предоставляет ему права по рассмотрению документов и направлению их специалистам и руководителям организации. Референт может потребовать у руководителей подразделений отчеты о проделанной работе и объяснения о невыполнении в срок заданий и поручений руководителя. Секретарь имеет право требовать доработки документов от исполнителей, если они неправильно оформлены; визировать в рамках своей компетенции управленческие документы. Референт вносит на рассмотрение руководителя предложения об улучшении документационного обеспечения и усовершенствования методов управленческого труда. Он может работать с документами, представляющими коммерческую тайну. Кроме этого, данный специалист может требовать создания ему нормальных условий для выполнения своих обязанностей.
Должностная инструкция секретаря указывает на то, что он отвечает за ненадлежащее хранение документации, небрежную регистрацию и ведение документов, разглашение информации, которая содержит коммерческую тайну и имеет гриф секретности, несвоевременное и нечеткое выполнение обязанностей по должности.
