В процессе своей деятельности у юридических лиц часто возникает необходимость принимать решения, организуя общие собрания. При этом оформляется протокол общего собрания, являющийся документом, написание которого требует наличия некоторых знаний по его составлению и оформлению.
Законодательство предъявляет различные требования к разработке данного документа. Во-первых, протокол общего собрания должен составляться не позднее двух недель после проведения данного мероприятия. Подписывают два экземпляра документа, в котором указываются сведения о времени проведения собрания и о месте, о результатах голосования и об общем количестве голосов акционеров. При оформлении бумаг указывают имена и фамилии состава президиума и председательствующего лица. Обязательным требованием является повестка дня.
При оформлении протокола необходимо тезисно передать тексты выступлений по вопросам, по которым производилось голосование, и его результаты. В итоге указывают принятые собранием решения.
Протокол общего собрания собственников коллегиально отражает процесс принятия решений, определяющих деятельность компании. Эти документы составляют и в других случаях, например, при ведении переговоров, деловых встреч, заседаний совещательных органов и различных комиссий. Цель бумаги заключается в фиксировании принятых решений и достигнутых договоренностей.
Важность оформления протокола объясняется тем, что совместное коллегиальное решение вопросов имеет большое значение для нормального функционирования любой компании. Даже при единоличном принятии решений директором, при нем для рассмотрения особенно важных вопросов создают совещательный орган, работа которого оформляется протоколом собрания.
Для составления и оформления этого документа потребуется проведение значительной подготовительной работы. Сюда входит сбор и оформление необходимых документов, подготовка повестки дня, информирование всех участников о времени, месте и дате проведения мероприятия. Чтобы правильно оформить протокол общего собрания и грамотно провести заседание, следует вначале произвести рассылку необходимых материалов всем участникам (различные справки, информацию по рассматриваемым вопросам).
Перед непосредственным началом мероприятия следует организовать регистрацию участников. Для этого составляются списки. Для грамотного оформления протокола проведение данной процедуры обязательно. Так как решения собрания имеют силу только при наличии кворума – требуемого количества лиц, имеющих достаточные полномочия.
Ход проведения мероприятия сопровождают ручным стенографированием или ведением звукозаписи собрания. Для оформления можно также использовать черновые записи, важность имеют различные материалы собрания проекты решений, справки, доклады и др.
Протокол общего собрания жильцов или юридического лица может иметь краткую или полную форму. Последний вид отражает все прозвучавшие выступления, краткий протокол представляет некоторую схему, которая отражает только фамилии докладчиков и темы их выступлений. Поэтому часто данный документ называют протоколом-схемой. Выбор вида бумаги определяется председателем или регламентом работы коллегиального органа.
Оформление протокола производится в соответствии с требованиями делопроизводства и ГОСТа к отображению реквизитов, пренебречь которыми никак нельзя. Неправильность оформления протокола собрания может повлечь неправомерность принятых решений, которые иногда могут иметь особую важность для деятельности любого юридического лица.
