Руководители организаций регулярно сталкиваются с необходимостью утверждения нового штатного расписания. Этот процесс требует тщательной проработки и оформления соответствующего приказа. Рассмотрим основные аспекты, связанные с приказом об утверждении штатного расписания.
Во-первых, штатное расписание - это основной документ, который определяет структуру и численный состав организации. Оно утверждается руководителем на каждый календарный год. Штатное расписание позволяет распределить обязанности между сотрудниками, установить нормы обслуживания, сбалансировать загрузку подразделений.
Порядок разработки нового штатного расписания
Разработка штатного расписания начинается с анализа фактической численности персонала, объемов работы в подразделениях, производственных и экономических показателей. Затем прорабатывается оптимальная структура и численность каждого подразделения. На этом этапе учитываются стратегические цели организации, планируемые изменения в штате.
После разработки проекта штатного расписания необходимо провести согласование с бухгалтерией в части фонда оплаты труда. Затем проект вносится на утверждение руководителя.
Содержание приказа об утверждении штатного расписания
Приказ об утверждении штатного расписания является основанием для внесения кадровых изменений. Он должен содержать:
- номер и дату издания;
- формулировку решения об утверждении штатного расписания;
- ссылку на утверждаемое штатное расписание (может прилагаться);
- дату введения штатного расписания в действие;
- указание об отмене предыдущего штатного расписания;
- фамилию, инициалы и подпись руководителя.
К приказу в качестве приложения обязательно прикладывается само штатное расписание со всеми реквизитами.
Внесение изменений в штатное расписание в течение года
В течение календарного года в штатное расписание могут вноситься изменения. Это происходит в случаях:
- изменения структуры и функций подразделений;
- изменения норм обслуживания и численности;
- открытия новых должностей;
- сокращения должностей.
Все изменения штатного расписания также утверждаются приказом руководителя с указанием причин и даты введения изменений в действие.
Особенности штатного расписания бюджетных учреждений
Для бюджетных учреждений предусмотрены особенности разработки и утверждения штатного расписания. В частности, штатное расписание должно соответствовать нормативам штатной численности, установленным вышестоящим органом. Кроме того, штатное расписание бюджетного учреждения утверждается руководителем по согласованию с учредителем или вышестоящим органом.
Публикация приказа об утверждении штатного расписания
После подписания приказ об утверждении штатного расписания подлежит обязательной публикации. Это необходимо для информирования всех сотрудников об изменениях в структуре и штатной численности. Как правило, приказ размещается на информационном стенде, корпоративном портале, сайте организации. Также с ним может быть ознакомлен каждый сотрудник под роспись.
Публикация приказа об утверждении штатного расписания завершает процесс его разработки и введения в действие. Этот важный кадровый документ позволяет обеспечить рациональную организацию труда и эффективное функционирование организации.
Рассмотрим более подробно процесс разработки штатного расписания на примере торговой организации.
Анализ потребности в персонале торгового предприятия
Прежде всего, необходимо оценить фактическую потребность в работниках для обеспечения торгового процесса. Для этого анализируются такие показатели, как торговая площадь, количество касс, объем и ассортимент товаров, среднесуточный товарооборот. На основе этих данных рассчитывается необходимая численность продавцов, кассиров, товароведов, кладовщиков, уборщиков.
Также учитывается план развития торговой сети, открытие новых точек, расширение ассортимента. Это позволяет спрогнозировать дополнительную потребность в персонале.
Установление оптимальной структуры торгового предприятия
Следующий этап - определение целесообразной организационной структуры. В зависимости от размера сети и особенностей управления формируется перечень подразделений и руководящих должностей.
Например, в крупной торговой сети может быть создано управление розничной торговли с отделами - коммерческим, маркетинга, логистики. В небольших магазинах достаточно должности директора и заместителей по торговле и финансам.
Оптимальная оргструктура позволяет четко распределить зоны ответственности и полномочия между подразделениями торгового предприятия.
После установления структуры определяется штатная численность для каждого подразделения и должности. Учитываются установленные нормы обслуживания, объем работы, особенности торгового процесса.
На основе проведенного анализа формируется проект штатного расписания торговой организации для включения в приказ.
Для наглядности к приказу может прилагаться образец штатного расписания. Например, это может быть утвержденное ранее штатное расписание на 2018 год, со всеми установленными позициями и численностью сотрудников.
