Внутренний документооборот организации – сложная система взаимоотношений между различными отделами, руководителями разных уровней, подчиненными, исполнителями заданий. Несмотря на то, что большинство организаций стремится перевести эту работу в электронный вид, определенные документы традиционно заполняются от руки. Жестко эта норма в законодательстве нашей страны не закреплена, однако факт остается фактом, и часть бумаг оформляют рукописным способом.
Подобная мера больше направлена на то, чтобы при возникновении споров у работодателя или работника не было возможности подменить исходный документ. Подобная «страховка» нередко себя оправдывает. Как правило, работодатель предпочитает в «авторском» исполнении заявления о приеме на работу, предоставлении отпуска или увольнении. Однако их, как и все прочие документы, не запрещено выполнять в электронном виде, подтверждая достоверность изложенного подписью автора или ответственных лиц.
Объяснительный документ. Когда и как составлять
Являясь частью служебной переписки, объяснительная записка является документом, носящим справочно-информационный характер. Как правило, этот документ оформляется в случаях нарушения трудовой дисциплины или возникновении нестандартных ситуаций на производстве или в процессе исполнения поручений. Обычно перед тем, как написать объяснительную записку, работник может попробовать дать пояснения в устном виде. Если администрацию удовлетворит подобная форма, то составление бумаги не потребуется.
Наиболее часто объяснение требуется в следующих ситуациях:
- неявка или опоздание на рабочее место;
- несвоевременное исполнение задания;
- невыполнение поставленного плана;
- возникновение недостачи или излишка денежных средств или ТМЦ;
- внесение пояснений в положения или разделы другого документа.
Оформление объяснительной записки
Перед тем как написать объяснительную, необходимо понимать, какие данные она должна содержать и отображать. На предприятии, которое тщательно подходит к правильности ведения документооборота, а также в государственных учреждениях, к объяснительной записке предъявляются вполне конкретные требования по оформлению и содержанию необходимых реквизитов.
Этот информационно-справочный документ традиционно включает в себя:
- наименование организации и должностного лица, которому документ адресован;
- должность и данные автора объяснения;
- дата документа;
- собственно наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст - объяснение. Обычно он состоит из двух частей: изложения ситуации и объяснения причин;
- данные составителя и его личная подпись.
Поднимая тему о том, как написать объяснительную, нельзя не упомянуть и о том, каким образом информация должна быть изложена. Нередко исполнители забывают о том, что пишут не сочинение на тему: «Кто виноват и что делать», а заполняют официальный документ. Ввиду этого необходимо исключить любую эмоциональность в изложении. Текст должен быть максимально «отстраненным» и содержать только конкретные факты и информацию. Как правильно написать объяснительную, если со связным изложением есть определенные проблемы? Можно попросить помощи у кадрового работника или воспользоваться текстовым редактором на компьютере, который выделит основные ошибки.
Отдельно хочется заметить, что требование руководства представить этот документ, работник может отклонить, поскольку ни в одном законодательном акте не прописано, что данная процедура является обязательной. Однако в случае отказа администрация может применить к служащему административные санкции, предварительно составив официальный акт.
Традиционно этот документ пишется на обычном бланке или чистом листе бумаги стандартного размера. Как написать объяснительную, чтобы избежать неверного или двоякого толкования всего изложенного? Тут ответ очевиден. Если ваш почерк далек от каллиграфического, то лучше воспользоваться компьютером или печатной машинкой.
