Инвентаризация – это специальная процедура, основным назначением которой выступает выявление тех или иных нарушений в разных компаниях. С помощью этого процесса можно установить, насколько верными и точными являются данные относительно имеющихся на складе товаров. Выявляются ошибки в работе разных специалистов предприятия. Дополнительно она выступает определенным методом контроля работы сотрудников.
Понятие процесса
Инвентаризация – это определенный способ бухгалтерского учета на предприятии, обладающий контрольными функциями. Она призвана определить, соответствует ли фактическое количество тех или иных товаров в компании тем сведениям, которые содержатся в документации организации.
Если в процессе инвентаризации обнаруживаются разные ошибки или недостачи, то это становится основанием для проведения служебного расследования в отношении материально ответственных сотрудников компании.
Проблемы возникают не только при недостаче, но и при переизбытке ценностей, так как это приводит к сложностям при взимании дебиторской задолженности или погашении кредитов. Для налоговой инспекции важны результаты инвентаризации, так как серьезные расхождения могут выступать следствием противоправных деяний со стороны руководства или работников компании.
Какие выполняются функции?
Инвентаризация – это комплексный процесс, во время реализации которого могут осуществляться разные функции:
- контролирующая;
- учетная;
- выявляющая преступления.
Существует несколько видов данной процедуры, которые выбираются в зависимости от целей проведения и имеющихся обстоятельств.
Особенности процедуры
В проведении инвентаризации заинтересовано руководство любой компании. Это обусловлено тем, что по ее результатам можно выявить малейшие расхождения между фактически имеющимся имуществом и теми данными, которые содержатся в учетной документации предприятия.
Занимаются проверкой специалисты, не заинтересованные в ее результатах, поэтому нередко для этого нанимаются руководством предприятия независимые эксперты.
Основная цель проведения
Основной целью проведения инвентаризации выступает определение правильности учета, для чего сравниваются реальные показатели с теми данными, которые содержатся в многочисленных документах компании. Поэтому с помощью проверки достигаются разные результаты:
- все объекты, задействованные в процессе инвентаризации, пересчитываются, подвергаются измерению или взвешиванию;
- полученные итоговые показатели сравниваются с теми данными, которые имеются в учетной документации;
- обеспечивается контроль исполнения правил, установленных в компании и предназначенных для сохранения целостности разных ценностей;
- выявляются товары или материалы, которые в скором времени будут испорчены;
- обнаруживается испорченное имущество;
- выявляются все ценности, не используемые на предприятии, которые нередко после инвентаризации просто продаются;
- обнаруживаются расхождения в разных документах;
- проверяются условия, в которых хранятся товары и предметы;
- контролируется правильность отображения многочисленных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Если действительно имеются серьезные ошибки в учете, то это может стать причиной негативных последствий для компании, представленных материальными потерями. Поэтому обязательно регулярно проводится инвентаризация кассы.
Если налоговые инспекторы в результате проверки компании обнаруживают, что организация не проводит регулярно инвентаризацию, то это приравнивается к отсутствию бухгалтерского учета на предприятии, поэтому могут к таким фирмам применяться значительные административные санкции. Нередко результаты проверки оформляются неправильно бухгалтером или другим ответственным лицом, что считается административным правонарушением, за которое назначается наказание налоговой инспекцией.
Законодательное регулирование
Правила проведения и учета инвентаризации можно изучить в положениях Приказа Минфина №49. Дополнительно имеются специальные Методические указания, содержащие сведения о порядке проведения проверки.
Каждая компания дополнительно может создавать собственные внутренние нормативные акты, на основании которых закрепляются уникальные правила выполнения этого процесса. Некоторые фирмы предпочитают проводить инвентаризацию имущества ежемесячно или раз в квартал. Именно руководство предприятия самостоятельно решает данный вопрос.
Обязательной является проверка, проводимая перед непосредственной подготовкой годовой отчетности. Если отсутствует такая инвентаризация, то фирма может привлекаться к административной ответственности, а также налагаются штрафы на должностные лица компании.
Основные разновидности процесса
Существует несколько классификаций, характеризующих эту проверку. Они отличаются по многочисленным признакам.
Выбор того или иного вида зависит от целей проведения инвентаризации.
По обязательности проверки
Инвентаризация может быть обязательной или инициативной. В первом случае требуется ее проведение на основании требований законодательства, поэтому обычно в компании возникают ситуации, предопределенные законом. Настаивать на такой проверке могут работники ФНС или других государственных органов.
Инициативная проверка проводится на основании принятия соответствующего решения руководителями организации. В этом случае отсутствуют какие-либо ограничения в отношении оснований для проведения процесса. Обычно необходимость в этом процессе возникает, если у руководства появляются сомнения в честности работы сотрудников.
По месту проведения
Инвентаризация – это процедура проверки соответствия фактического имущества с данными из документов, поэтому она может проводиться компаниями в разных местах.
Поэтому может реализоваться процедура в кассе предприятия или на производстве, в складских помещениях или в магазине.
Объекты проверки
Объектами инвентаризации могут выступать разные ценности, принадлежащие конкретной компании. Сюда относятся основные средства, представленные зданиями, сооружениями или оборудованием, материальные запасы, деньги, готовая продукция или даже финансовые обязательства предприятия.
Конкретный объект выбирается предварительно инициатором проверки, после чего данные сведения передаются комиссии, занимающейся процедурой.
По методу реализации процесса
Процедура может быть полной или частичной. Каждая разновидность обладает своими особенностями:
- Полная проверка. Она проводится перед формированием годовой отчетности или перед аудиторской проверкой. Нередко реализуется при ревизии. Проверке подвергаются все материальные ценности, деньги и обязательства, имеющиеся на предприятии и отражающиеся в учете компании. Инвентаризации подвергается даже имущество, полученное компанией на основании арендного договора.
- Частичная. Она может проводиться в любое время, для чего требуется только соответствующее решение руководства компании. Для этого обычно охватывается имущество, объединенное по типу, месту нахождения или другим принципам. Например, проверке может подвергаться только один склад или ценности, за которые ответственен один работник.
Сами компании должны быть заинтересованы в том, чтобы регулярно выполнялась частичная инвентаризация средств, так как в этом случае можно отслеживать правильность работы разных специалистов в компании.
По методу
По методу проведения инвентаризация может быть выборочной или сплошной.
Выборочная проверка выполняется на основании принятия решения руководством предприятия. Обследование проводится в отношении нескольких ценностей, выбираемых директором. Часто такой способ проверки применяется в крупных фирмах. Если по результатам такой инвентаризации обнаруживаются даже незначительные расхождения, то непременно назначается полная проверка.
Сплошная инвентаризация может проводиться в любой момент времени после принятия решения руководством фирмы. Во время данного процесса оценке подвергается все имущество компании, а также разные ценности, находящиеся в подразделениях или филиалах.
По неожиданности проведения
Инвентаризация может быть:
- плановой, учитывающей график, составленный в начале года руководством предприятия, причем заранее дополнительно оглашаются сроки ее проведения;
- внеплановой, реализующейся при возникновении определенных непредвиденных обстоятельств, например, сменяется ответственное лицо или происходит на предприятии чрезвычайная ситуация;
- повторной, назначаемой при условии, что итоги прошлой проверки считаются недостоверными или сомнительными, поэтому требуется подтвердить те или иные факты;
- контрольной, проводимой по завершении полной инвентаризации, для чего оцениваются все действия комиссии и удостоверяется точность соблюдения процедуры.
Все вышеуказанные виды инвентаризации могут проводиться на основании решения руководства компании.
Понятие технической проверки
Техническая инвентаризация представлена описью имущества, определяющей все его характеристики и кадастровую стоимость. Обычно проводится в отношении разных объектов недвижимости.
Должна выполняться процедура перед составлением годовой отчетности. На основании составленного акта можно понять, насколько изменилась кадастровая цена объекта.
Когда проводится инвентаризация обязательно?
Непременно требуется данная проверка в таких ситуациях:
- имущество выкупается, продается или арендуется;
- перед составлением годовой отчетности;
- сменяется ответственное лицо;
- выявляется хищение или порча имущества;
- после стихийного бедствия или других чрезвычайных ситуациях;
- при закрытии или реорганизации компании.
Также может выполняться инвентаризация в других ситуациях, предусмотренных законодательством.
Процедура проверки
Порядок инвентаризации считается простым, для чего выполняются последовательные действия:
- издается соответствующий приказ руководством компании;
- формируется инвентаризационная комиссия;
- устанавливаются сроки проведения процесса;
- передаются документы материально ответственными работниками;
- проводится непосредственная инвентаризация, предполагающая взвешивание, подсчет, обмеривание и выполнение других аналогичных действий;
- сравниваются результаты, полученные после реализации описи, с данными, имеющимися в учетной документации фирмы;
- выявляются расхождения;
- определяются причины появления проблем;
- оформляются результаты.
По окончании проверки формируется акт инвентаризации. В нем содержатся все факты, выявленные в результате описи. На основании данного документа можно понять, насколько результативной была инвентаризация. Образец данного документа располагается ниже.
В акте должна содержаться разная информация. К ней относятся сведения:
- дата проведения проверки;
- перечисляются все лица, являющиеся членами инвентаризационной комиссии;
- приводятся объекты, подвергающиеся изучению;
- описываются все используемые методы для получения информации;
- вписываются полученные результаты;
- в конце ставятся подписи всех участников.
Акт считается важной документацией в любой компании. Он может подвергаться проверке со стороны работников ФНС, поэтому он обязан храниться на предприятии не меньше пяти лет. Если возникают сомнения в достоверности информации, содержащейся в этом документе, то руководителем компании может назначаться повторная проверка.
Заключение
Инвентаризация считается важным процессом, на основании которого происходит сверка фактических данных с теми сведениями, которые прописываются в учетной документации предприятия. Она может быть представлена в многочисленных видах.
Существуют ситуации, когда проверка должна проводиться в обязательном порядке на основании требований государственных органов. Выполняется процесс только специально созданной инвентаризационной комиссией, в которую входят исключительно профессионалы, причем нередко сюда приглашаются даже посторонние эксперты, незаинтересованные в результатах инвентаризации.
