Если официально работающий гражданин заболевает или получает травму, то он может рассчитывать на больничный, по окончанию которого ему назначается соответствующее пособие. Размер выплаты зависит от его стажа работы и зарплаты. Формируется для этого листок нетрудоспособности, который может быть представлен в бумажном или электронном виде. Одна часть заполняется лечащим врачом, после чего документ передается руководителю компании, где работает названный человек. Заполнение больничного листа является важным и значимым процессом, во время реализации которого не допускается совершать серьезные ошибки, так как в этом случае ФСС может отказать в перечислении денежных средств.
Нововведения в законодательство
Еще в 2017 году были введены электронные больничные листы, которые значительно упрощают процесс ведения документооборота на любом предприятии. Все медицинские организации установили специальную систему, позволяющую осуществлять процесс выдачи и заполнения больничного листа с помощью компьютера.
При использовании электронных листков учитываются нюансы:
- документ не передается на руки гражданину;
- листок находится в базе ФСС;
- для использования электронного документа требуется, чтобы работодатель установил в компании специальное программное обеспечение и зарегистрировался в системе;
- по-прежнему выдаются бумажные листки по запросу граждан.
Работодатель получает доступ к документу через свой личный кабинет, для чего используется база, созданная ФСС. Заполнение больничного листа с помощью компьютера считается упрощенным процессом, так как все данные вносятся в нужные участки документа без помарок или ошибок. Дополнительно имеется возможность без сложностей вносить изменения.
Когда и кем составляется документ
Больничные листки первоначально формируются лечащим врачом, который устанавливает диагноз. Вносятся сведения относительно даты периода нетрудоспособности, выявленного заболевания и личных данных пациента.
Лицевая часть документа заполняется исключительно работниками медицинской организации. Состоит она из нескольких разделов. Порядок заполнения больничного листа врачом предполагает внесение в документ следующих сведений:
- Наименование медицинской организации, куда пациент обратился за лечением.
- Адрес расположения больницы или поликлиники.
- Дата составления листка.
- Личные данные больного, к которым относится его Ф. И. О., дата рождения и пол.
- Верный код нетрудоспособности на основании поставленного диагноза.
- Ставится отметка, имеющая отношение к характеру работы, так как гражданин может трудиться в штате или по совместительству.
- Указывается прогнозируемый день окончания периода нетрудоспособности.
- Если требуется уход за пациентом, то прописываются данные о родственниках, которые будут заботиться о нем.
- Ставится подпись и указывается фамилия врача.
После выздоровления ставится дата окончания периода внизу листка. На следующий день после осмотра человек может приступать к своим рабочим обязанностям. Нередко за счет ухудшения самочувствия пациента вносятся дополнительные сведения в документ. Это приводит к необходимости использования еще одного листка.
Нюансы заполнения документа
Заполнение больничного листа работодателем происходит только после того, как этот документ будет передан работником в бухгалтерский отдел. Процесс зависит от того, заполняется ли бумажный или электронный вариант листка. Лишь некоторые крупные компании перешли на электронный документооборот, поэтому наиболее часто требуется пользоваться бумажными вариантами листка. При его заполнении учитываются правила:
- Не допускается пользоваться шариковой ручкой, поэтому применяется гелевая или перьевая, а также капиллярная ручка.
- Разрешаются только черные чернила.
- Каждая клетка предназначается только для одной буквы, символа или цифры.
- Информация вносится с помощью заглавных и печатных букв.
- Применяются буквы только русского алфавита.
- Руководитель компании может передать полномочия по заполнению документа другим сотрудникам, причем наиболее часто для этого выбирается бухгалтер или специалист кадровой службы.
- Обязательно ставится на документе печать компании, причем она может выходить за рамки выделенного для нее места, но не допускается, чтобы она перекрывала важные сведения.
Учитывая правила заполнения больничного листа, нельзя допускать ошибки, так как при их обнаружении работники ФСС потребуют внесения корректировок. Если будут отсутствовать исправления, то это может стать основанием для отказа в перечислении пособия. Образец заполнения больничного листа работодателем можно изучить по фото, размещенным в статье.
Инструкция по заполнению
Нередко работодатели сталкиваются с определенными сложностями в процессе внесения разных данных в листок нетрудоспособности. Поэтому актуально пользоваться примером заполнения больничного листа. Обязательно вносятся работодателем следующие сведения:
- Наименование компании, в которой работает заболевший, причем допускается его сокращать, если оно состоит из нескольких слов.
- Отмечается, работает ли данный человек в качестве штатного сотрудника или совместителя.
- Прописывается регистрационный номер предприятия в ФСС, представленный номером страхования, причем на основании данного значения будет найден работодатель в базе учреждения, что позволит перечислить нужные средства работнику.
- Указывается код подчиненности, состоящий из 5 цифр и позволяющий выбрать нужное отделение ФСС, куда будет направлен запрос на перечисление компенсации.
- Страховой номер счета.
- Код, имеющий отношение к состоянию работника.
- Если причина нетрудоспособности связана с тем, что сотрудник получил травму в результате несчастного случая на производстве, то указываются дата возникновения этого случая, а также оставляется ссылка на составленный акт.
- Прописывается длительность страхового стажа работника, причем данная информация используется в процессе определения пособия.
- Приводятся даты начала и окончания периода нетрудоспособности.
- Указывается размер среднемесячного дохода гражданина, а также доход в день, что позволит легко рассчитать пособие.
- Специалист бухгалтерского отдела рассчитывает, какая часть пособия оплачивается работодателем, а какая перечисляется ФСС.
- Прописывается фамилия руководителя компании.
- Ставится подпись сотрудника, занимающегося заполнением листка.
Если предварительно тщательно изучить образец заполнения больничного листа работодателем в 2018 году, то никаких сложностей и проблем во время реализации процесса не возникнет.
Как вносить исправления?
Заполнение больничного листа считается достаточно сложным процессом, поэтому все чаще разные компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Но до установки оборудования и регистрации в системе ФСС все равно приходится вносить нужные сведения в бумажный больничный.
Нередко при выполнении данного процесса допускаются серьезные ошибки. Не разрешается пользоваться для исправления разными подручными средствами, представленными корректорами, затирками или другими аналогичными предметами.
По новым правилам, нельзя перечеркивать несколько букв и даже допускать небольшие помарки. Ранее разрешалось не больше двух таких ошибок, но сейчас при их наличии листок считается недействительным. Это не только приводит к тому, что работник не получает нужную компенсацию в установленные сроки, но и руководитель компании привлекается к ответственности. Поэтому если возникают ошибки, то выполняются следующие действия:
- перечеркиваются неверные сведения черной гелевой ручкой;
- на обороте имеются специальные поля, в которых указывается достоверная информация;
- не допускается писать новые сведения сверху перечеркнутых данных.
За правильность внесения сведений отвечает не только руководитель предприятия, но и врач. Поэтому заполнение больничного листа по беременности или разным заболеваниям должно осуществляться на основании многих требований.
Нюансы внесения информации о названии компании
Многие бухгалтеры, ответственные за заполнение листка нетрудоспособности, пользуются образцом заполнения больничного листа, что предотвращает разные нарушения и ошибки. Нередко сложности возникают при внесении информации относительно названия компании, в которой работает гражданин.
Важно переписывать наименование компании из устава. Нередко название состоит из нескольких слов, поэтому не хватает места в документе для правильного написания. В этом случае разрешено пользоваться сокращениями. Не допускается применять кавычки, а между словами оставляется одна пустая ячейка.
Правила использования электронных листков
Если работодатель зарегистрировался в специальной системе ФСС, то он может пользоваться электронными больничными листками. Для этого работник в процессе прохождения осмотра должен оповестить врача о необходимости составления именно электронного документа.
Использование документации в электронном виде обладает многими плюсами для разных компаний. Расчет и заполнение больничного листа значительно упрощается, так как все процессы выполняются на компьютере. Не требуется подбирать оптимальную ручку или вводить символы аккуратно печатными буквами. Исключается возможность подделки документа.
Процедура заполнения электронного документа практически ничем не отличается от внесения сведений в бумажный вариант листка. Процесс выполняется назначенным в компании специалистом.
Как зарегистрироваться в системе
Многие предприниматели желают пользоваться электронным документооборотом, поэтому они просят своих работников оформлять электронные больничные. Чтобы воспользоваться базой данных ФСС, работодатель должен выполнить следующие действия:
- Первоначально компания регистрируется на портале Госуслуг.
- Через идентифицированную учетную запись можно зайти на сайт ФСС.
- В личном кабинете выбирается раздел, называемый «Электронные листки нетрудоспособности».
- В открытую форму вносится номер листка, полученного от работника, а также СНИЛС наемного специалиста.
- На основании введенных сведений будет открыт больничный лист, в который работодатель и должен внести нужные сведения.
При использовании электронного документа значительно упрощается процесс заполнения больничного листа. Стаж, длительность больничного и другие сведения вносятся в отведенные для них строки. После автоматического расчета будет выведена сумма, которая должна перечисляться работодателем сотруднику. При этом не придется хранить в компании большое количество листков нетрудоспособности. В любой момент времени работодатель или ответственный работник может получить доступ к этим документам.
Другие нюансы внесения сведений в листок
От правильности заполнения документа зависит своевременность перечисления работнику положенной ему суммы средств в виде пособия. Поэтому дополнительно работодателем в процессе внесения сведений учитываются следующие нюансы:
- Желательно изначально воспользоваться образцом заполнения больничного листа, чтобы не допустить серьезных ошибок.
- Не требуется оставлять пробелы или ставить точки между инициалами. Но не будет считаться ошибкой, если оставляется пустая строка, поэтому не нужно при таких условиях вносить исправления.
- Не разрешается пользоваться корректорами или иными средствами, позволяющими устранить неверную информацию. Так как данные считываются компьютером, поэтому все такие исправления легко выявляются, и в таком случае листок не будет принят работниками ФСС.
- Часто ответственные лица разных компаний начинают запись не с первой ячейки, поэтому придется с обратной стороны документа указывать, что конкретная строка считается заполненной с первой ячейки.
- Если компания пользуется электронными документами, то доступ к листкам будет получен исключительно после того, как закончится период нетрудоспособности наемного работника.
Если работники ФСС обнаружат серьезные ошибки или нарушения в листке, то это станет основанием для отказа в перечислении выплат. Поэтому придется работодателю исправлять данные ошибки. Это нередко приводит к тому, что компенсация работнику перечисляется с запозданием. Он может потребовать возмещения ущерба или вовсе имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
Заключение
Больничные листки заполняются как лечащими врачами, так и работодателями. В процессе внесения сведений важно следовать определенным правилам и пользоваться примерами, чтобы не допустить серьезных ошибок.
Все более востребованными становятся электронные больничные, которые заполняются с помощью компьютера. Они упрощают процесс ведения документооборота в компании, а также считаются простыми в использовании.
