В разных областях деятельности физических и юридических лиц применяется утвержденная на территории РФ система классификации документов. Составлением, хранением, оборотом и использованием бумаг занимается такая дисциплина, как делопроизводство. В данной статье мы изучим все ее аспекты. Рассмотрим понятие и классификацию документов, их функционал и другие стороны вопроса.
Делопроизводство: общие положения
Для начала следует отметить, что документационное обеспечение является особым направлением деятельности, которое состоит в оформлении, формировании, хранении и обработке бумаг. Именно от того, как выглядит документ и сведения в нем, как реализуется организация работы с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия того или иного управленческого решения, представляющего некоторую степень важности. Бумаги учитывают и отражают деятельность предприятий, компаний, фирм. В данной связи делопроизводство служит предписанием законодательства. В процессе осуществления проверок ревизии в первую очередь подвергаются те документы, в которых фиксируется деятельность компании.
Законодательная основа
Прежде чем разбирать виды документов и их классификацию, целесообразно ознакомиться с законодательной базой. Так, Федеральным законом, который регламентирует сведения и их защиту, закрепляется обязательность документирования информации и определяется целый ряд базовых установок. Названный нормативный акт также предназначен для регулирования отношений, возникающих при разработке и последующем использовании информационных технологий. Стоит отметить, что обязательность документирования устанавливается и иными законами. В частности, ГК РФ определяет правовую базу деятельности и соответствующий порядок делопроизводства. НК РФ устанавливает типовые бумаги налогового характера, которые также составляют одну из классификаций документов. Посредством их обеспечивается учет коммерческой работы физических лиц и организаций, а также своевременности отчислений налоговых выплат и сборов в государственный бюджет.
Помимо этого, в действующем Законе определены образцы бумаг. Так, ГК РФ предусматривает требования к содержанию и составу учредительных контрактов, договоренностей, уставов и так далее. В нормативных актах установлены формы тех документов, которые подлежат пересылке посредством разных методов, используемых сегодня.
Классификация документов РФ
Стоит отметить, что административная система делопроизводства Российской Федерации включает в себя классификацию многоуровневого характера. Целесообразно рассмотреть ее подробнее. Основная классификация документов предполагает наличие следующих составляющих:
- Организационно-распорядительные бумаги. Сюда целесообразно отнести решения, протоколы, инструкции, уставы, приказы, положения.
- Справочно-информационные бумаги, входящие в классификацию документов общего характера. Речь идет о справках, докладных записках, актах, телеграммах, письмах и так далее.
- По личному составу. Важно отметить, что в эту классификацию документов входят заявления, трудовые книжки, характеристики, договора, приказы и прочее.
Принято выделять такие формы документов, как индивидуальные, трафаретные и типовые. Представленные образцы составляют свою классификацию документов по назначению.
Прочие разновидности документов
Стоит знать, что по содержанию документы могут быть простыми и сложными. Классификация бухгалтерских документов по месту принятия предполагает наличие внешних и внутренних бумаг. Если судить относительно происхождения, то различают личные и официальные документы. По срокам хранения принято классифицировать бумаги на постоянные, а также больше или меньше 10 лет. В соответствии с признаком гласности принята особая классификация нормативных документов, подразумевающая наличие секретных и несекретных бумаг. Следует дополнить, что в первую группу входят конфиденциальные и совершенно секретные документы. Согласно методике фиксации, принято различать звуковые, рукописные, электронные, графические, фото- и киноматериалы и так далее. Последнюю группировку также именуют классификацией документов по признакам.
Срочные и несрочные документы
Бумаги могут классифицироваться на срочные и несрочные. Согласно стадиям принято выделять черновики, выписки, оригиналы (иными словами, подлинники), а также копии. В отдельную категорию включаются документы государственного характера. В соответствии с действующим законодательством уполномоченными структурами издаются инструкции, приказы, указания, распоряжения, постановления, указы и решения.
Первичная документация
Достаточно объемную категорию первичных документов целесообразно рассмотреть отдельно. Сюда относятся бумаги с исходной информацией, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и иной общественной деятельности. Следует заметить, что первичная документация в бухгалтерии формируется при осуществлении операций хозяйственного значения. Она выступает как доказательства или свидетельства тех или иных фактов, которые уже реализованы. В группу исходных бумаг включаются, к примеру, справки, акты, накладные, ордеры и прочее. Для большинства из них утверждаются специальные унифицированные бланки. К примеру, на сегодняшний день особые формы документов установлены для учета торговых операций, основных средств, денежных расчетов и труда.
Реквизиты документов
Если для той или иной бумаги унифицированная форма отсутствует, в компании формируется внутренний бланк. Тем не менее в любом случае там должны присутствовать определенные реквизиты:
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Имя организации.
- Суть операции хозяйственного значения.
- Измерители.
- Список сотрудников, которые выступают как ответственные.
- Личные подписи уполномоченных сотрудников.
Внутреннее делопроизводство
В соответствии с указаниями руководства структуры и по инициативе начальства самостоятельных отделов актуальна разработка различных положений. Эта группировка бумаг включает в себя типовые и индивидуальные акты. Стоит отметить, что содержание последних касается в первую очередь управленческих подразделений, отделов, цехов, которые входят в организационную структуру компании. Типовая документация, как правило, касается цехов основного производства.
Необходимо знать, что проект положения формируется исполнителем, после чего согласуется с юридическим отделом фирмы. При возникновении возражений или замечаний их излагают отдельной бумагой или на втором экземпляре текущей. Ключевым актом распорядительного характера на предприятии служит приказ директора. С помощью данного документа может оформляться порядок деятельности структуры, решения и поручения, различного рода мероприятия, итоги работы или результаты ревизий.
Докладная, объяснительная и служебная записка
Докладная записка – это документ, в котором излагается тот или иной факт или вопрос, вывод или предложение. Стоит знать, что он может быть направлен руководству организации или вышестоящей структуре. Под служебной запиской следует понимать разновидность письма, одну из форм внутреннего типа переписки в компании. Как правило, она направляется из структурных подразделений абсолютно любому адресату фирмы. Исключение здесь составляет прямое руководство. Необходимо иметь в виду, что служебная записка может направляться и конкретным должностным лицом компании. Названный документ может определяться информативным, инициативным или отчетным характером.
Объяснительную записку нужно рассматривать как бумагу, которая служит пояснением содержания определенных положений основного акта (программы, отчета, плана). Помимо этого, она может объяснять причины неисполнения поручения руководства или нарушения дисциплины.
Инструкция
Инструкции в настоящее время классифицируются на две группы. Документы, которые включаются в первую категорию, регламентируют порядок выполнения того или иного процесса на предприятии, в котором принимают участие должностные лица, подразделения и так далее. Необходимо заметить, что именно должностными инструкциями (второй группой) определяются права, обязанности, ответственность и функционал конкретных работников. Эти бумаги могут служить разъяснением порядка, согласно которому следует исполнять предписания распоряжений и законов (постановлений, приказов и прочее). Стоит дополнить, что должностные инструкции могут быть определенного или постоянного срока действия. Однако бессрочные бумаги в любом случае пересматриваются и проверяются раз в 3-5 лет.
Заключение
Итак, мы рассмотрели понятие, основные классификации бумаг и иные аспекты темы. В заключение следует отметить, что на сегодняшний день делопроизводство на территории РФ является достаточно развитой категорией. На современном этапе жизни человека в эту деятельность включается обеспечение грамотного и своевременного формирования необходимых документов, а также организация работы с актами (а именно, получение, передача, обработка, подготовка, контроль, хранение, регистрация, систематизация, подготовка к сдаче в архив и уничтожение). Регламентация технологии делопроизводства реализуется в соответствии с целым рядом направлений. Сюда целесообразно включить стандартизацию, законодательное регулирование, а также формирование правовых и нормативно-методических актов общегосударственного значения.
Так или иначе организация и последующее ведение делопроизводства предполагают обязательное наличие специальных навыков и профессиональных знаний. Так, для реализации данной работы в компаниях создаются соответствующие отделы или службы. Стоит отметить, что в небольших фирмах делопроизводством занимаются секретари, а сотрудники, уполномоченные руководителем, являются ответственными за состояние документов предприятия. В любом случае каждая группировка документов должна иметь свое место. Обычно они хранятся в специальных несгораемых шкафах. И наконец, за ненадлежащее ведение документов к сотрудникам могут применяться дисциплинарные взыскания. Об этом следует помнить при применений знаний в практической деятельности.
