Документы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Наше рождение подтверждается документом, каждый этап жизни связан с официальными бумагами и даже смерть фиксируется документально. Основным элементом документа любого вида являются реквизиты. Именно о них и пойдет речь далее.
Тип документа определяется степенью его важности, назначением. Они, в свою очередь, определяют количество и расположение реквизитов. В целом, документы можно разделить на две большие категории: официальные и личные.
Личные представляют собой результат деятельности человека. К ним можно отнести письма и мемуары, фотографии и записки. Такие документы представляют ценность только для конкретного человека или круга людей, чаще всего они не обладают юридической силой.
Реквизиты документов являются основным элементом именно официальной их разновидности. Как уже говорилось выше, именно статус и назначение официального документа определяет количество составляющих элементов.
В отдельную категорию можно выделить основные реквизиты документов. Как следует из самого названия этой категории, они представляют собой набор элементов, обязательно присутствующих в официальной бумаге. Наиболее ярко совокупность основных реквизитов отражает бланк или формуляр документа. Именно в них собраны те реквизиты документа, без которых он будет считаться оформленным неверно. В их числе:
- государственный герб и/или логотип компании;
- наименование организации (полное и, если есть, сокращенное);
- справочные данные. Стоит отметить, что положения стандарта не содержат четких указаний относительно полноты содержания этих данных. Поэтому в них достаточно указать только юридический адрес и контактные телефоны. Однако нередко они включают в себя и банковские реквизиты;
- наименование вида документа;
- автор и данные лица, которому документ направляется;
- дата и регистрационный номер;
- заголовок;
- собственно сам текст документа;
- подпись руководителя предприятия или автора.
Данные реквизиты документа являются далеко не единственными. Помимо основных элементов, он может содержать различные отметки о срочности и конфиденциальности, согласовании или утверждении (иначе называемые «грифами» и «визами»).
Реквизиты документов, их грамотное размещение и оформление в соответствии с принятым стандартом, говорят не только о грамотности исполнителя, ответственного за составление документа, но и о высоком статусе самой организации.
