Важный аспект управленческих процессов любого современного предприятия – организация контроля за исполнением документов. Сам контроль предполагает сложную структурированную последовательность действий, позволяющих контролировать факт исполнения документации в установленные законами, правилами, распорядками, приказами руководителя сроки. Ответственность за соблюдение сроков возложена на конкретного сотрудника либо отдел. Все их задачи необходимо корректно прописать в должностных обязанностях.
Зачем и как?
Цель контроля исполнения документов – обеспечение качества, своевременности выполнения документации. Работники, выбранные за это ответственными, отвечают за качество информации, на основании которой оценивается, в какой степени эффективно выполняют возложенные на них задачи различные отделения, подразделения предприятия, отдельные должностные лица. Это помогает проводить анализ деятельности фирмы, формулировать, в какой степени результативно управляют своими отделами начальники, выявлять эффективность работы исполнителей и проводить общую аналитику по предприятию. На основе полученных при проведении такого исследования сведений можно разработать максимально результативный курс повышения качества работы фирмы.
Система контроля исполнения документов предполагает комплексный подход к анализу того, как работают разные трудоустроенные в фирме лица. При этом оценивают многочисленные факторы, показатели. Внедрив на предприятии подобную систему, можно понять, в какой степени внутри компании работники придерживаются исполнительской дисциплины, а также проработать меры для ее улучшения.
Что делать?
Контроль исполнения документов и поручений начинается с формирования такой системы, через которую можно следить, в какой момент исполняется документация в пределах компании. Необходимо проработать систему таким образом, чтобы через нее отображались как входящие документы, так и отправляемые внешним адресатам, сформированные и предназначенные для внутреннего взаимодействия. Конечно, внимание необходимо уделять не всем без исключения, а в первую очередь важным документам, относительно которых руководители сформулировали свои указания по дальнейшим мероприятиям, операциям. Сотрудники, ответственные за исполнение такой системы, должны обобщать сведения, получаемые при анализе всего объема документации, доводить их до руководителей. Их задача – предоставлять информацию в такой форме, чтобы ее можно было легко понять, воспринять, проанализировать и сделать корректные выводы. При необходимости должностные лица ответственны за дачу разъяснений относительно собранной статистики.
Программа контроля исполнения документов позволяет понять, какие проблемы есть внутри компании, какие недостатки наблюдаются, а значит, сформулировать предположения относительно усовершенствования действующей системы. Идеи, помогающие ускорить потоки документации, их обработку, а значит, укрепить дисциплину исполнителей, могут быть реализованы – это остается на усмотрение руководителей компании. В любом случае именно контролирующая система – основной источник полезных, объективных сведений. Без них принимать адекватные решения относительно усовершенствования документооборота не представляется возможным.
За чем следим?
Контроль исполнения документов в делопроизводстве реализуется применительно к некоторым категориям документации – нет необходимости отслеживать все без исключения бумаги, поступающие в фирму, формируемые внутри или направленные внешним адресатам. В обязательном порядке придется контролировать в первую очередь указания, документы, рекомендации, направляемые предприятию вышестоящими инстанциями, структурами, органами. Не менее важны распорядительные документы, принятые в пределах конкретной компании, а также специфическая документация, внедренная на основе выбранного подхода к управлению предприятием. Если руководителем установлены сроки исполнения, значит, они должны соблюдаться безоговорочно. Если относительно некоторого типа документов принят приказ, регламентирующий временные промежутки, таковые тоже нужно соблюдать без малейших отклонений.
Не всегда учет и контроль исполнения документов – область ответственности службы документооборота. Руководство может принять решение о возложении таких обязанностей на любого трудоустроенного в пределах компании. В настоящее время такая практика распространяется все шире. Иногда руководители берут контроль на себя, иногда – назначают за это ответственных, к примеру, начальников подразделений, отделов. Можно возложить контроль за подготовкой документа на какого-либо сотрудника, которому это максимально близко в силу специфики его должности. Отдел, отвечающий за документооборот, должен централизовать все процессы, отслеживая исполнение важных бумаг. Только такой подход помогает сделать бумажную работу в пределах компании результативной, эффективной, избежать «проколов».
Шаг за шагом
Общепринятые этапы контроля исполнения документов предполагают последовательную постановку официальной бумаги на контроль, поверку того факта, что она доведена до исполнителя, предварительное отслеживание сформированных в ходе ее исполнения документов, решений. При этом руководитель может регулировать ход исполнения поручения. По итогам работы документацию снимают с контроля, после чего все результаты анализируют, учитывают, обобщают.
Самый первый и самый важный шаг регистрации и контроля исполнения документов – выявление, что конкретная официальная бумага подлежит такой обработке в пределах компании. Постановка на контроль фактически происходит в тот момент, когда некоторый документ формируется в пределах предприятия либо поступает сюда от внешнего адресата. Уже в тексте может содержаться строго оговоренная дата, к которой все поручения должны быть выполнены. В некоторых случаях сроки устанавливаются специальным перечнем для типовой документации – это касается ситуации, когда официальная бумага подпадает под один из пунктов такого списка. Постановкой на контроль занимается служба, реализующая документооборот в пределах компании. Последовательность простая – регистрация, следом – постановка на контроль. Индивидуальные сроки может назначить руководство предприятия, рассмотрев входящий документ и сформулировав на него резолюцию. Это также становится поводом для постановки на контроль.
Технология контроля исполнения документов требует особенное внимание обращать на тип документации, обрабатываемой службой, ответственными лицами. Если таковая принадлежит к числу распорядительной, тогда контролировать необходимо каждое из решений, представленных в тексте официальной бумаги. Классический пример – приказ вышестоящего органа. Для каждого пункта необходим четкий, безоговорочный контроль. Если в документе есть поручения, задания, их исполнение также придется отслеживать.
Когда будет готово?
Контроль за сроками исполнения документов предполагает, что ответственные за это лица знают, как много времени у них есть для подготовки ответа либо реализации мер, которых требует официальная бумага. Если речь идет о периодической документации, а также такой, которая в пределах нашей державы формируется достаточно часто, тогда придется следовать типовым срокам. Это распространяется и на деятельность некоторых отдельных компаний, юрлиц. Узнать актуальные типовые сроки можно, если внимательно изучить законодательство, президентские и правительственные указы, постановления, распоряжения, иные значимые нормативные акты. К примеру, специальными правилами регламентировано, в какие сроки нужно рассматривать жалобы, запросы депутатов, передавать документацию на хранение или вводить в силу уже подписанное решение. Важность соблюдения таких правил обусловлена необходимостью следовать букве закона. Нарушение сроков становится нарушением закона.
Подзаконные акты – еще один важный источник информации о том, в какие сроки необходимо подготовить ответы и решения. Управление контролем исполнения документов предполагает значение специализированной документации, регламентирующей правила формирования отчетности по статистике, работе бухгалтерии. Специальными правилами установлено, в какой срок нужно предъявлять претензии по качеству и когда они должны быть рассмотрены, как правильно и когда направлять в суд апелляцию, как много времени есть у инстанции на ответ по запросу.
Все регламентировано!
Для корректного контроля исполнения служебных документов в пределах конкретного предприятия можно принять специализированные правила, регламентирующие типовые сроки для некоторых типов официальных бумаг, не указанных в законах, иных внешних правовых актах. Когда соответствующий регламент, приказ, инструкция применительно к компании утверждаются, все работники обязаны следовать установленному правилу. Как правило, нормативы по контролю и срокам вводят в инструкцию делопроизводителя либо форменный табель. Учитывать их придется всем и каждому.
Контроль исполнения документов осуществляют либо работники делопроизводственной службы, либо руководитель, либо лица, назначенные им в резолюции на официальной бумаге. Если конкретный документ не подпадает под список типовых, руководитель вправе поставить сроки исполнения на свое усмотрение. Исключение – ситуация, когда автор документа сам устанавливает в тексте срок. Если руководитель желает, чтобы ответное решение было подготовлено в иные временные рамки, об этом также указывается в резолюции. Иногда возможна и такая ситуация, когда на момент регистрации, рассмотрения руководящим составом некоторой официальной бумаги не представляется возможным понять, в какие сроки необходимо исполнить положения. Это вынуждает формулировать уловные рамки, со временем корректируемые, если в этом возникает необходимость.
Важные моменты
Лица, на которых возложено осуществление контроля за исполнением документов, должны помнить, что документация, прибывшая в организацию, выполняется в течение одного месяца с момента поступления, если в тексте документа или резолюции руководителя нет никаких специальных указаний, а также официальная бумага не подпадает под перечни типовых документов. Если же в тексте есть конкретные сроки, в которых, к примеру, информация должна направляться адресату, тогда поступившее ставят на контроль, учитывая эти временные ограничения. Иногда такие рамки больше стандартных, иногда – значительно короче.
Важно обеспечить корректный контроль исполнения документов, поступающих от вышестоящих инстанций, организаций, включающих некие поручения. Обычно такая официальная бумага содержит сроки, в которые все должно быть исполнено. Если документ поступает от коллегиального органа, принадлежит к числу распорядительных, как правило, в тексте также есть сроки применительно к каждому из пунктов. Если такого не прописано четко, необходимо ориентироваться на типовые правила и решение руководства предприятия. Вполне возможно, что входящий документ содержит вопрос, уже не раз встречавшийся в рабочей практике компании. Оптимальный подход в этом случае – сформулировать общую группу такой документации и отразить правила работы с ней во внутренней инструкции. Это поможет оптимизировать работу и сократить сроки анализа документов.
Технические аспекты
Наиболее удобный вариант, доступный практически любому современному предприятию – это автоматизированный контроль исполнения документов, предполагающий применение специализированной техники (электронно-вычислительных машин) и программных комплексов. Для крупной компании можно заказать индивидуальную разработку с учетом всех особенностей структуры предприятия, ее области работы. Если фирма маленькая, а бюджет не позволяет купить для себя такой индивидуальный продукт, можно приобрести типовое решение, наиболее подходящее под запросы и требования, реалии бизнес-процессов. Для совсем небольших организаций достаточно ведения цифрового архива. Простую автоматизированную учетную систему можно реализовать даже на месте, используя возможности программы Excel из стандартного пакета Microsoft.
Анализ организации контроля исполнения документов в фирме, реализовавшей учетность именно через автоматизированные средства, намного проще. Значительно нагляднее можно получать информацию – большинство программ способны не только самостоятельно делать таблицы, но и строить графики. Можно запрашивать статистику по конкретному типу документов, исполнителю или отделу. Такие программные комплексы сами напоминают о пунктах, по которым «горят» сроки. Все это позволяет сделать работу юрлица эффективнее, что особенно актуально, если документооборот очень объемный.
Особенности оформления
Контроль исполнения документов обязывает правильно оформлять все этапы работы с официальной бумагой. В момент, когда документация регистрируется и ставится на контроль, сверху на пустом поле ответственный работник делает соответствующие отметки (19-й реквизит). Аналогичную отметку следует указать в форме регистрации. Если задание сложное, вполне возможно, что срок исполнения будет назначен продолжительный – месяцы, а то и год. Это вынуждает делить работу на этапы и для каждого из них формулировать индивидуальные сроки, которые и придется отслеживать в будущем. В любом из вариантов сам момент постановки на контроль – отчетная точка, после которой ответственные лица должны следить за документом. Делопроизводитель (или иной сотрудник, в чьи обязанности это входит) направляет бумагу исполнителю, фиксируя этот момент в учетной книге. Контролирующее должностное лицо либо орган, ответственный за контроль, проверят своевременность поступления документации непосредственно исполнителю.
Контроль исполнения документов предполагает проведение проверок, дабы отслеживались все шаги предварительной работы по подготовке ответа. Результаты промежуточных этапов необходимо фиксировать в регистрационной карте официальной бумаги или в контрольной системе. Исполнитель – должностное лицо, ответственное за предоставление информации своевременно, точно, в соответствии с реальным положением дел. Можно организовывать письменные проверки, иногда достаточно устных. Служба контроля может регулярно направлять ответственным лицам письменные уведомления, в которых содержатся упоминания обо всех документах на контроле в настоящий момент. Можно регулярно рассылать напоминания о той документации, которая одновременно находится в работе у нескольких подразделений предприятия сразу. Это помогает более эффективно координировать деятельность структур.
Важные аспекты
В норме сроки, в которые в рамках контроля исполнения документов осуществляются предварительные проверки, фиксируются в документации, регламентирующей работу предприятия. Если регламента нет, тогда указание на такие правила должно быть в инструкции или должностных обязанностях делопроизводителя.
Вправе снять официальную бумагу с контроля руководитель, в соответствии с решением которого контроль был введен. На основании поручения вышестоящего лица это может сделать делопроизводственная служба. О факте снятия с контроля ставится соответствующая пометка в регистрационной системе, автоматизированной учетной. Документ, указанный как исполненный, для продолжительного хранения направляется в дело. Уведомлением об этом становится заполнение 28-го реквизита.
Смена статуса
Чтобы официальную бумагу отнести к числу исполненных, необходимо в реальности выполнить все те поручения, которые прописаны в ее тексте. Исполнение должно иметь подтверждения в документальной, официальной форме. Назначенное исполнителем по бумаге должностное лицо обязано отчитаться перед руководством по итогам проведенной работы. Кроме того, отчеты необходимо предоставить вышестоящим организациям, инстанциям, лицам, если таковые заинтересованы в получении сведений. В некоторых случаях должностное лицо получает проект в доработку либо сталкивается с дополнительными поручениями. В этой ситуации говорить об исполнении документации рано. Если документ был передан на исполнение от одного должностного лица к другому, важность его контроля не уменьшается, делопроизводственная служба в любом случае должна отслеживать соблюдение сроков, а также контролировать перенос таковых, если в этом есть необходимость. Служба, ответственная за контроль за работой над документами, может посчитать, что подготовленное должностным лицом по форме, сути, содержанию не соответствует выданному руководством заданию. В такой ситуации документацию направляют исполнителю на обработку, не сдвигая временные рамки.
Все сведения (как о процессе контроля за документацией, так и ее итогах) должны строго фиксироваться в учетной системе. Время от времени информацию сводят воедино, анализируют, предоставляют на рассмотрение руководителю. Наиболее распространенная практика – ежемесячные отчеты о работе делопроизводственной службы. Руководителю направляют документ в виде сводки. Его структуру обычно устанавливают в инструкции по производству, из месяца в месяц бумаги поступают, оформленные по одинаковому шаблону. Это упрощает сравнение итогов за разное время. Результаты проведенного анализа помогают понять, какие следует принять меры для повышения эффективности рабочего процесса и ускорения обработки документации. Конкретные должностные лица ответственны за формулирование предложений по оптимизации работы, а руководители принимают решение, что из этого следует воплощать и в какие временные рамки необходимо выполнить работу.
