Что же такое регистрация документов и для чего она нужна организации? Давайте отвечать на этот вопрос по порядку: сначала — "что", а потом уже — "для чего".
Итак, упомянутый процесс представляет собой фиксацию факта поступления или же создания какого-либо документа.
Нужно сказать, что на предприятии или же фирме должна осуществляться глобальная регистрация документов. То есть фиксироваться должны все без исключения деловые бумаги, как входящие, так и исходящие.
• Однократность — любая поступившая или созданная документация фиксируется только один раз. Если мы говорим о внутренних распоряжениях, то из отдела в отдел они путешествуют с присвоенным в самом начале номером (индексом). Данное правило одинаково справедливо и для служебной переписки и для распоряжений сурового начальства.
• Своевременность — здесь имеется в виду, что регистрация бумаг, поступивших извне, выполняется в день поступления. Если говорить о внутренних приказах, инструкциях или распоряжениях, то они могут фиксироваться по факту подписания ответственными работниками (максимум — на следующий день).
• Разделение — для каждой разновидности деловых бумаг имеется персональная фиксация (входящие, исходящие, приказы, служебные записки, протоколы собрания, распоряжения и так далее).
• Единообразие — учет всегда осуществляется согласно одних и тех же правил. При этом форма регистрации не имеет значения.
• Полнота отражения сути — при внесении данных в регистрационную форму требуется отобразить в ней максимум информации. Особенно в плане содержания той или иной документации.
А теперь пришло время ответить на вопрос: "для чего?" Применяемая в организациях регистрация документов позволяет решать самые различные задачи. Рассмотрим наиболее яркий пример. Если в конце календарного года взять и проанализировать порядковые номера, то можно отследить рост документопотока. Эта информация может стать причиной законных требований секретаря повысить ему заработную плату (как вариант — увеличить количество сотрудников секретариата).
Комментарии 0
Причина жалобы
