Официальным нормативным актом, определяющим и устанавливающим порядок оформления и составления документов (а также работы с ними) в любой организации является инструкция по делопроизводству.
При составлении данного нормативного документа для вашей фирмы можно воспользоваться общепринятой типовой инструкцией по делопроизводству, взять из нее основные моменты, обязательные для всех, и дополнить пунктами, которые необходимо оговорить исключительно для вашей организации.
Как правило, инструкция по делопроизводству включает в себя общие положения, различные тематические разделы и разного рода приложения. Общие положения конкретизируют область распространения инструкции, нормативную базу и ответственность за её несоблюдение. Тематические разделы содержат информацию о видах документов и порядке их оформления, визировании, размножении, заверении и хранении. В соответствии со спецификой предприятия этот раздел может быть значительно расширен. В зависимости от меняющихся условий работы и при внедрении новых технологий тематические разделы могут изменяться и дополняться. Приложения к инструкции содержат иллюстрированный справочный материал: образцы бланков, оттиски печатей и штампов, схемы документопотоков, а также образцы заполнения форм.
Инструкция в некоторых случаях может носить временный характер (инструкция по делопроизводству в районном суде или в вооруженных силах). Временная инструкция по делопроизводству утверждается на определенный период, к примеру, до ввода в действие постоянной. Это решается индивидуально!
Грамотно составленная инструкция по делопроизводству отражает весь процесс работы с документами и логическую последовательность всех технологических операций. Она регламентирует деятельность не только службы делопроизводства, но и всего аппарата управления. Инструкция утверждается и вводится в действие только приказом руководителя организации и впоследствии служит нормативным актом, на основе которого составляются и оформляются все документы предприятия.
Правильная постановка делопроизводства – важное условие надлежащей работы организации. Исполнители службы делопроизводства обязаны качественно заполнять всю документацию, знакомить новых работников с порядком и правилами заполнения бланков, сдавать отчеты в срок и без ошибок, грамотно и своевременно исполнять порученные задания, приступать к работе незамедлительно (сразу после получения входящего документа или распоряжения). В случае, если руководитель сам расставит приоритеты срочности выполнения приказов или документов, то работа выполняется, исходя из этого. В остальных случаях при поступлении значительного количества документов их обработка происходит в соответствии с датой появления.
