Протокол собрания учредителей необходим, когда принимается решение о создании коммерческой или некоммерческой организации. Как правило, его составляют, когда участников два и более. Такой протокол собрания учредителей, кроме решения о создании организации, может содержать еще и утверждение оценки материальных активов, вкладываемых в уставной капитал. Например, оборудование, мебель, здание, сырье, патенты и тому подобное. Хотя он и не является учредительным документом, составлять его необходимо.
В дальнейшем этот документ требуется для управления организацией, когда какие-либо вопросы выходят за пределы полномочий ее руководителя. Они (полномочия) определяются уставом, положением о директоре, трудовым договором. Кроме того, протокол собрания учредителей необходим и для назначения директора компании. На начальном этапе функционирования организации существуют некая тождественность двух понятий. В частности, учредитель и участник – это одно лицо. В дальнейшем (при продаже долей) эта тождественность уходит. Вот почему протокол собрания учредителей после этого должен называться по-другому.
В дальнейшем участники могут принимать довольно широкой спектр решений. Все они, как правило, должны заноситься в протокол ООО. В частности, это могут вопросы, связанные с увеличением уставного капитала, распределением прибыли, оплатой работы директора организации, получением крупного кредита, утверждением ряда документов, регулирующих деятельность компании, выпуском облигаций, реорганизацией.
Форма протокола собрания должна содержать несколько обязательных реквизитов. Их отсутствие в дальнейшем может негативно отразиться на объективности оценки ситуации при каких-то разбирательствах. Во-первых, заголовок документа, название в нем компании должно полностью соответствовать уставу. Кроме того, обязательно должны быть номер и дата. Это особенно важно в случае, если одно решение меняет положения другого. Также нужно указать место проведения собрания (город или другой населенный пункт).
После заголовка обычно перечисляются присутствующие на мероприятии участники (учредители). Если это не они лично сами, а их представители, то необходимо сделать ссылку на доверенность, написать ее реквизиты и данные нотариуса. Также указывается Ф.И.О. секретаря (его должность в данной организации). Затем идет повестка собрания. Обычно ее вопросы перечисляются по степени важности.
Далее идет распорядительная часть протокола. Число ее разделов соответствует количеству вопросов в повестке. Каждый из них включает в себя описание того, кто выступил с основным докладом, при наличии дополнений (изменений), указывается их суть и Ф.И.О. предложившего их. Затем приводятся данные по голосованию участников. Итогом является решение. Для однозначного токования, оно должно быть четким, ясным и без витиеватых фраз. Протокол подписывают все присутствующие участники (учредители), председательствующий и секретарь.
