Командировка сотрудника является важным рабочим мероприятием, требующим тщательной подготовки и оформления. Все детали поездки должны быть прописаны в служебном задании, которое готовится в двух экземплярах - для командируемого работника и для бухгалтерии. Рассмотрим более подробно порядок составления такого документа.
Указание цели командировки
В самом начале служебного задания необходимо четко обозначить цель поездки сотрудника. Это может быть участие в семинаре, конференции, выставке, переговорах с партнерами, обучение и т.д. Цель должна быть конкретной и официальной. Например, "участие в семинаре "Современные технологии в рекламе".
Далее указывается конкретный населенный пункт, куда направляется сотрудник в командировку - город, поселок, деревня. Также указывается название организации, куда сотрудник направляется, если это известно. Например, "г. Москва, ВДНХ, павильон 75, ООО "Реклама сегодня".
Срок командировки
Обязательно нужно указать точные даты начала и окончания командировки, включая день выезда и день приезда. Например, "с 12 мая по 15 мая 2022 года (4 дня), включая день выезда и день приезда". Это необходимо для расчетов суточных и транспортных расходов.
В служебном задании отражается, каким транспортом будет осуществлена поездка в командировку и обратно, а также маршрут следования. Например, "самолетом по маршруту г.Омск - г.Москва - г.Омск".
Расходы по командировке
В задании перечисляются расходы, которые несет организация в связи с командировкой работника: транспортные расходы, суточные, проживание в гостинице, услуги связи и прочее. Все суммы указываются цифрами. Например: "Оплатить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, суточные из расчета 700 рублей за каждый день нахождения в командировке".
Таким образом, служебное задание на командировку должно содержать основные сведения о цели поездки работника, сроках, маршруте, транспорте и расходах. Правильное оформление такого документа - залог успешной командировки.
При указании транспорта для поездки в служебном задании важно конкретизировать его вид - авиаперелет, железнодорожный транспорт, автомобильный транспорт, иные виды транспорта. Это необходимо для правильного расчета транспортных расходов. Например: "Авиаперелетом: Москва - Новосибирск, Новосибирск - Москва".
Реквизиты организации
В бланке служебного задания обязательно указываются реквизиты организации, которая направляет сотрудника в командировку: полное наименование, юридический и почтовый адреса, ИНН, КПП, ОГРН, контактные данные. Это необходимо для идентификации компании, оформляющей поездку работника.
Перед утверждением руководителем образец служебного задания должен быть согласован с заинтересованными лицами или отделами организации. Обычно требуются визы бухгалтера, юриста, руководителя подразделения, в котором работает командируемый сотрудник.
Порядок представления авансового отчета
В служебном задании может указываться необходимость и сроки представления командируемым работником авансового отчета по возвращении из командировки с приложением оправдательных документов о произведенных расходах.
В разделе "дополнительные указания" служебного задания могут содержаться специальные требования к командировке: соблюдение особого режима конфиденциальности, представление фотоотчета, выполнение дополнительных задач во время поездки и т.п. Это позволяет донести до командируемого работника важные нюансы его поездки.
Таким образом, правильно оформленное служебное задание - это подробная инструкция для командируемого сотрудника и инструмент контроля со стороны организации за ходом командировки в целом.
Форма служебного задания
Служебное задание на командировку может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе с указанием всех реквизитов компании. Главное, чтобы документ содержал всю необходимую информацию и был заверен печатью и подписью ответственных лиц.
Что касается формы изложения, то текст служебного задания должен быть максимально конкретным и лаконичным. Любая неточность при оформлении командировки может привести к проблемам и дополнительным затратам как для организации, так и для самого работника.
Кроме того, желательно использовать унифицированную форму служебного задания, разработанную в организации. Это позволит избежать ошибок и неточностей при заполнении документа, обеспечит единообразие всех командировочных документов в компании.
Таким образом, правильно оформленное служебное задание - это не просто формальность, а важный документ, обеспечивающий четкое взаимодействие организации и командируемого сотрудника на всех этапах служебной поездки.
Порядок утверждения служебного задания
После согласования со всеми заинтересованными лицами и структурными подразделениями, служебное задание на командировку должно быть утверждено руководителем организации или уполномоченным им лицом. Как правило, служебное задание утверждается приказом или распоряжением о направлении работника в командировку. Если в процессе подготовки к командировке возникает необходимость изменить какие-то условия (маршрут, срок, цель поездки), то в служебное задание вносятся соответствующие корректировки и согласовываются тем же порядком, что и первоначальный документ.
Оригинал служебного задания, утвержденный руководителем, передается командируемому работнику и хранится в бухгалтерии. Второй экземпляр остается в отделе кадров. Служебные задания хранятся в течение срока, установленного номенклатурой дел организации.
Особенности оформления заданий для разных категорий работников
Служебные задания для руководителей и рядовых сотрудников могут отличаться. Например, для руководителя может не указываться цель поездки. Также могут быть различия при командировках за границу. Если работник нарушает условия командировки, указанные в служебном задании, к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания в соответствии с Трудовым кодексом.
Особенности оформления командировок за рубеж
При оформлении служебных заданий на зарубежные командировки необходимо учитывать ряд особенностей. В частности, помимо обычных реквизитов, указываются:
- Страна и город командировки;
- Необходимость оформления визы;
- Сведения об обеспечении медицинского страхования;
- Размер и валюта выплачиваемых суточных;
- Порядок отчета о расходовании валюты.
Служебные задания оформляются не только на командировки, но и на участие работников в различных выездных мероприятиях - совещаниях, конференциях, выставках. В этом случае ключевым является указание наименования и места проведения мероприятия.
Если цели служебной поездки невозможно достичь без выезда в выходной или праздничный день, об этом должна быть сделана отметка в служебном задании. Работа в такие дни компенсируется согласно ТК РФ.
Отзыв из командировки
Работодатель имеет право отозвать сотрудника из командировки. В этом случае в служебное задание вносятся соответствующие изменения. Если в командировку направляются супруги, работающие в одной организации, то на каждого из них оформляется отдельное служебное задание. Если в командировку направляется работник филиала организации, служебное задание оформляется на бланке филиала, а утверждается руководителем головной организации. Служебное задание может быть оформлено работнику для поездки к месту командирования не из постоянного места работы, а, например, из отпуска. Главное, чтобы это было обосновано. Если работник направляется в командировку на длительный срок (более 30 дней), в задании нужно регламентировать порядок представления промежуточных отчетов о результатах поездки.
Командировки в выходные и нерабочие праздничные дни
При направлении работника в командировку в выходной или нерабочий праздничный день в служебном задании должно содержаться указание на компенсацию за работу в эти дни после возвращения из командировки. Служебное задание должно предусматривать ответственность работника в случае несвоевременного возвращения из командировки без уважительных причин. При невыполнении работником задания в командировке он может быть лишен права на возмещение расходов, если это оговорено в служебном задании.
