Большой объем документов имеется в любой организации. Не все из них нуждаются в прошивке. Начинающим специалистам эта операция может быть совершенно непонятной и незнакомой. Поэтому давайте разберемся в том, как правильно сшивать документы, и зачем, вообще, это необходимо.
Прошивку бумаг надо делать в каждой организации. Данная процедура обеспечивает защиту и безопасное хранение документов. Определенного алгоритма, по которому строго должна она выполняться, не существует. Каждая организация и разные инстанции имеют свои требования.
Для прошивки потребуются: документы, иголка с капроновыми нитками (или шпагат), ножницы, клей, твердая картонная обложка и печать. Далее следуем инструкции о том, как правильно сшивать документы.
Шаг 1. Подготовительный этап. До того как заняться сшиванием, необходимо тщательно осмотреть все документы и удалить из них металлические предметы (скобы, скрепки).
Шаг 2. Разложить документацию в определенной последовательности.
Шаг 3. Затем в правом верхнем углу пронумеровать листы, но не страницы. Если на бумаге есть информация с обратной стороны, то нумерация проводится отдельно. Совокупность схем или карт, состоящих из нескольких листов, считают за один. После того как данное действие будет выполнено, точное число следует отметить на обратной стороне склейки.
Шаг 4. Теперь разберемся, как правильно сшивать документы. С левой стороны по центру полей надо сделать от 3 до 5 дырочек строго по вертикали, чтобы можно было просматривать документы. Сделать это можно при помощи переплетного станка, шила либо просверлить дрелью или пробить по частям ровно дыроколом.
Шаг 5. Пропустить через дырочки нитки или шпагат в два слоя.
Шаг 6. Концы направить от среднего отверстия с оборота листа и зафиксировать узел. Оставить свободный кусочек нити длиной в 6 сантиметров.
Шаг 7. Нанести на бумагу размером 4х5 сантиметров данные: количество пронумерованных листов, дата прошивки. Ответственный за документы должен разборчиво поставить подпись. После этого наносится печать организации.
Шаг 8. Наклеить бумагу так, чтобы она закрывала собой узел.
Шаг 9. Далее склейку заверяет руководитель или другой уполномоченный сотрудник. Печать должна попадать на наклейку и часть листа.
Вот как правильно сшивать документы. Следует отметить, что данный алгоритм может отличаться в зависимости от правил, предусмотренных организацией. Выполнять все вышеперечисленное должен специалист, у которого указана в должностных инструкциях обязанность по прошивке документов.
Сроки хранения
Согласно законодательству, предприятия обязаны обеспечить сохранность первичных бумаг на определенный или очень длительный срок. Документы о первоначальной стоимости ОС хранятся на протяжении 4 лет после списания. Декларация по налогу на прибыль, подтверждающая убыток, должна находиться в архиве в течение периода, на который он уменьшает налоговую базу. Бухгалтерскую информацию о страховых взносах в пенсионный фонд, фонд социального страхования и ФФОМС следует хранить на протяжении шести лет (пункт 2 ст.28 №212ФЗ).
