Если вы работаете по стандартному рабочему графику пять дней в неделю с 9 до 17, то, возможно, не раз замечали, что, несмотря на все ваши труды и употребление огромного количества кофе, вы не всегда находитесь на пике своей продуктивности. Давайте разберемся в том, в какое время ваша продуктивность находится на самом высоком уровне.
От чего зависит продуктивность
На самом деле, продуктивность зависит не от количества отработанных часов, а от правильного планирования рабочего времени.
В течение рабочего дня наблюдаются спады производительности, из-за которых рабочий процесс становится абсолютно неэффективным и выполнение даже самой простой задачи занимает очень много времени. Это заставляет нас работать вечерами и по выходным дням, для того чтобы компенсировать отставание на работе. Чаще всего, на отсутствие энергии и непродуктивную работу жалуются владельцы бизнеса и предприниматели. Недавний опрос показал, что 84 % бизнесменов работают более 40 часов в неделю. А 1 из 10 чувствует себя постоянно уставшим из-за огромной нагрузки.
Как определить пик вашей продуктивности
Существует научное обоснование того, что слишком долгая работа приводит к значительному снижению продуктивности. Дело в том, что мозг человека способен сосредоточиться на работе продолжительностью от 90 до 120 минут, после чего ему необходим обязательный короткий перерыв для восстановления. Такой цикл известен как энергетический ритм. Правильное определение собственных энергетических ритмов поможет вам максимизировать вашу производительность на рабочем месте.
Вы можете без особых проблем определить, на какое время приходится пик вашей продуктивности. Для этого необходимо на протяжении не менее трех недель следить за своими повседневными действиями и оценивать свой энергетический уровень в тот или иной момент времени. Можно завести специальный дневник, куда вы будете записывать чем и во сколько вы занимались, и насколько энергичным чувствовали себя при выполнении задачи. Записывать каждый шаг поначалу может показаться очень трудной задачей, но, поверьте, ваши труды не пройдут зря.
Что мешает нам быть продуктивными
Люди, которые считают себя продуктивными, уверены в том, что им очень помогает правильное планирование и грамотный тайм-менеджмент. Существует несколько причин, почему мы не можем правильно планировать свое время. Во-первых, это - неправильно определенные приоритеты, постоянное отвлечение от рабочего процесса, недооценивание усилий, которые могут потребоваться на выполнение задачи, многозадачность, а также привычка откладывать дела на последний день.
Планирование рабочего дня
После того как вы разберетесь со своими энергетическими уровнями и определите в какое время вы чувствуете себя наиболее продуктивным, вы можете приступить к планированию своего рабочего дня.
Планирование - лучший способ сократить время, затрачиваемое на выполнение необходимых, но времязатратных дел, например, на рассылку электронных писем и проведение деловых встреч. Каждый день выделяйте определенный период времени, когда вы будете выполнять такие дела, а также продумывайте лучшее время для встреч. Такая тактика поможет сохранить до нескольких часов в день.
Также необходимо обратить внимание на так называемые движущие и сдерживающие силы. То есть на те задачи и дела, которые либо придают дополнительную энергию и мотивацию, либо, наоборот, истощают вас и отнимают желание делать что-либо. Так, не следует планировать выполнение важной задачи после тяжелой встречи, которая отберет у вас все силы и энергию.
Периоды рабочего дня
Для того чтобы окончательно понять, какой ритм работы вам подходит и делает вас более продуктивным, можно попробовать несколько вариантов распределения периодов рабочего дня. Только путем эксперимента вы сможете найти тот вариант, который подходит именно вам для того, чтобы оставаться максимально продуктивным на протяжении всего рабочего дня.
Основные варианты распределения времени в течении рабочего дня
Ниже представлены лишь несколько наиболее популярных вариантов, которые доказали свою эффективность, вам не обязательно строго придерживаться одного из них, вы можете распределять время работы и отдыха наиболее удобным для вас способом.
Один из самых популярных вариантов подразумевает включение в рабочий процесс 15-ти минутных перерывов: в течение вашего 8-часового рабочего дня запланируйте два перерыва продолжительностью по 15 минут (один в первой половине дня, а другой после обеда). Это необходимо для того, чтобы разбить длинные периоды работы и немного отдохнуть.
Очень популярен так называемый метод помидора - одна из ключевых техник тайм-менеджмента, которая предполагает разделение отрезков времени, на которые делится работа на отдельные "помидоры". Каждый "помидор" имеет продолжительность 30 минут: 25 минут - длится рабочий процесс, а 5 минут - отдых. Для удобства необходимо взять таймер. Перед его установкой вам следует составить список задач, учитывая приоритеты: от более важных к менее. После этого просто установите таймер на 25 минут и, ни на что не отвлекаясь, занимайтесь работой. После того, как таймер прозвонит, наступает 5-ти минутный перерыв, во время которого не рекомендуется заниматься какими-либо делами, связанными с работой. После перерыва вернитесь к задаче и продолжите ее выполнение. После четырех рабочих отрезков необходимо сделать более длинный перерыв продолжительностью 15-20 минут. Каждую выполненную задачу необходимо отмечать в своем списке галочкой: это необходимо для самоконтроля и понимая того, сколько времени заняло ее выполнение.
Для некоторых людей наиболее удобным является разделение дня на 90- минутные окна: суть этой методики заключается в том, чтобы разделить рабочий день на 90-минутные промежутки времени, между которыми следует сделать перерыв на 20 минут. 90 рабочих минут должны быть заняты только выполнением определенной задачи, нельзя отвлекаться на разговоры, общение в социальных сетях и чашечку кофе, для этого есть перерыв.
Советы по составлению расписания
Все чаще работодатели, которые понимают важность энергетических ритмов для продуктивности, соглашаются с тем, чтобы каждый работник создавал себе свой индивидуальный график, что, как правило, приводит к повышению эффективности рабочего процесса в несколько раз. Однако порой вам необходимо приложить определенные усилия для того, чтобы уговорить своего руководителя позволить вам иметь собственное рабочее расписание.
Так, если вы знаете, что обладаете максимальной продуктивностью в утренние часы, вы можете договориться о том, чтобы ваш рабочий день начинался в 7 утра и заканчивался в 15.00, как раз в то время, когда наблюдается понижение вашей работоспособности.
Если вам все-таки не удалось убедить руководство разрешить вам иметь собственный рабочий график, то вы все равно имеете право устраивать короткие перерывы для отдыха и восстановления. Легкая растяжка, небольшая прогулка или даже несколько минут, проведенные у открытого окна, помогут вам напитаться энергией и вернуться к работе с новыми силами.
Без чего невозможна продуктивная работа
Планирование дел, составление расписания, определение энергетических уровней - это очень важные составляющие высокой продуктивности. Однако для того чтобы иметь хорошую работоспособность этого недостаточно. Чрезвычайно важно обращать внимание на такие фундаментальные вещи, как здоровый сон, правильное сбалансированное питание, умеренная физическая нагрузка. Для того чтобы ваш мозг был в тонусе, необходимо чтобы ваше тело было здоровым.
