В целом рядовой сотрудник офиса тратит около четверти рабочей недели на прочитывание электронных писем. Несмотря на то что компьютер стал неотъемлемой частью рабочего процесса, многие специалисты до сих пор не знают, как использовать электронную почту правильно. Иногда из-за огромного объема текста мы не вчитываемся в него, и это влечет за собой ошибки, которые могут иметь серьезные последствия. Статья содержит необходимые правила работы с e-mail, которые нужно знать.
Четко сформулированная тема
Электронная почта связывает автора сообщения и адресата, то есть человека, которому оно предназначается. Правильно составленное письмо начинается с темы. Ее нужно указывать обязательно. Необходимо очень точно называть тему письма, например «Измененное время встречи», «Презентация» или «Список предложений». Люди задумываются, стоит ли читать текст, смотря на тему сообщения. Она должна быть актуальной для адресата.
Профессиональный адрес электронной почты
Если вы работаете на компанию, то должны использовать адрес электронной почты организации. Если вам необходим e-mail в личных целях, то хорошо подумайте над адресом. При его составлении нужно иметь в виду, что оно должно отражать ваше настоящее имя. Не стоит использовать адреса, которые сохранились со школьных лет.
Подумайте дважды, прежде чем нажать кнопку "ответить всем"
Никто не хочет читать 20 писем от людей, которые не имеют ничего общего с вами. Игнорировать сообщения достаточно сложно, ведь среди них могут быть очень важные. Поэтому подумайте, нужно ли отвечать всем одновременно. Желательно заранее проверить весь список адресатов.
Подпись
Желательно, чтобы письмо заканчивалось вашей личной подписью. Этот блок обычно включает полное имя, должность, название компании и контактную информацию, которая обычно сообщает номер телефона. Изменять шрифт и цвет подписи не рекомендуется.
Профессиональное приветствие
Деловая переписка не приемлет использование разговорных выражений, например «Привет», «Салют» и так далее. Также не следует сокращать имена своих собеседников. Свободный стиль общения не говорит о том, что можно включать в переписку разговорные словечки. Неформальное общение неприемлемо в деловом письме, об этом нужно всегда помнить.
Не переборщите с восклицательными знаками
Если вы решили использовать восклицательный знак, то завершите им одно предложение. Иногда люди увлекаются и ставят восклицательные знаки по всему тексту. В результате деловое письмо становится слишком эмоциональным и несерьезным. Восклицательные знаки нужно использовать с большой осторожностью.
Не переусердствуйте с юмором
Помните о том, что не каждый читатель может понять ваш юмор. В деловом письме лучше и вовсе отказаться от шуток. То, что смешно в устном общении, необязательно будет таковым в письменном. Не стоит употреблять различные шутки, пока вы хорошо не узнали собеседника. Может быть, то, что смешно для вас, покажется обидным адресату.
Представители разных культур говорят и пишут по-разному
Недопонимание легко может возникнуть из-за культурных различий, особенно в письменной речи, когда мы не видим друг друга. При возможности нужно адаптировать письмо под адресата. Собеседники разные. Одни хотят пообщаться с вами до решения важных вопросов, другие, наоборот, предпочитают все деловые вопросы решать быстро.
Ответьте на письмо, даже если оно адресовано не вам
Безусловно, трудно отвечать на каждое электронное сообщение, но нужно постараться. Ведь отправитель может ждать ответа, который для него очень важен. Писать ответ необязательно, но это элемент этикета. Ваш поступок охарактеризует вас с лучшей стороны. Автору письма будет приятно, что вы заметили его сообщение, пусть даже оно адресовано не вам.
Перечитывайте каждое сообщение перед отправкой
Чтобы заметить и исправить ошибки, несколько раз перечитайте текст сообщения. Не стоит полагаться лишь на компьютерную проверку орфографии, к тому же стилистические ошибки она не найдет. Иногда даже наоборот - компьютер может добавить ошибки в ваш текст.
Указывайте адрес получателя только непосредственно перед отправкой
Чтобы случайно не отправить недописанное письмо адресату, лучше указывать его адрес перед отправкой.
Дважды проверьте, что вы выбрали нужный адрес
Стоит уделять особое внимание адресной строке. Ведь если вы отправите письмо не тому человеку, неудобно будет всем. Проверьте адрес перед отправкой сообщения.
Используйте при написании традиционный шрифт и размер
Не забывайте, что вы ведете деловую переписку, здесь нет места красочным буквам. Использовать нужно только черный цвет. Ваше письмо должно быть легко читаемым. Обычно используют следующие виды шрифтов: Arial, Calibri, Times New Roman.
Всегда следите за стилем и тоном электронного письма
Помните, что написанный текст может быть понят неверно из-за отсутствия эмоционального контекста. Ведь собеседник не слышит вашего голоса, следовательно, не может распознать интонацию. Чтобы избежать недоразумений в дальнейшем, лучше прочитать написанный текст вслух. Всегда используйте слова «спасибо» и «пожалуйста». Избегайте слов, имеющих негативную окраску.
Ваше письмо могут прочитать другие пользователи
Каждое электронное сообщение оставляет след. Не пишите то, что вы не хотите разглашать. Не упоминайте в переписке те моменты, которые могут быть кому-то неприятными или принесут вред. Нужно соблюдать осторожность во всем, использовать нейтральную лексику. Лучше несколько раз перечитать текст письма, чем потом жалеть о написанном.
