Gmail-хитрости, о которых следует знать, чтобы повысить свою продуктивность

Интернет Электронная почта

Электронная почта в личном общении постепенно теряет популярность, уступая место социальным сетям и другим программам для моментального обмена сообщениями. Однако в деловой среде она остается очень полезным и актуальным инструментом. В особенности если речь идет о почтовом клиенте Gmail, который прекрасен и функционален сам по себе. Но при этом существует еще большое количество разнообразных полезных фишек, которые могут вам пригодиться.

Отмена отправки сообщения

gmail

Периодически у каждого человека случается неприятная ситуация, когда письмо уже отправлено – и вы тут же понимаете, что сделали что-то не так. Но сообщение уже улетело, и получатель прочитает не совсем то, что вы хотели ему отправить. Однако не стоит расстраиваться – существует способ, позволяющий вам отменить отправку сообщения, если прошло не слишком много времени. Просто добавьте функцию Undo – после этого у вас появится соответствующая кнопка, которая позволит вам отменить отправку сообщения, тем самым исключая возможность того, что неправильное сообщение попадет не к тем получателям.

Boomerang

Есть одно очень полезное приложение для данного почтового сервиса, которое решит одну очень важную проблему, которая возникает практически у всех. К сожалению, в базовом сервисе Gmail нет возможности создавать отложенные письма, то есть те, которые необходимо отправить через определенный промежуток времени. Это актуальная проблема для любого бизнеса, который хотел бы вести организованную почтовую рассылку для своих партнеров или клиентов. С приложением Boomerang вы получите новую кнопку, которая предложит вам широкий выбор возможностей отправки – через час, через день, через неделю и так далее. Если же такие варианты вас не устраивают, то вы можете выбрать возможность отправки в конкретно заданное время.

Очистка входящих сообщений

способ

В данном пункте речь пойдет не о сервисе и не о приложении – здесь вам нужно будет научиться одному очень полезному действию, которое позволит вам всегда содержать ваш почтовый ящик в полном порядке. Итак, у многих людей папка входящих сообщений переполнена – в ней может насчитываться несколько тысяч сообщений. Но это действительно те сообщения, которые вам очень нужны? Будете ли вы их читать снова? Лучший способ организовать свой почтовый ящик – это постоянно держать его пустым – ведь в реальной жизни вы не оставляете письма внутри после прочтения. Удаляйте те сообщения, которые вам уже гарантировано не понадобятся, а те, к которым вы в будущем еще можете обратиться, отправляйте в архив. Вот и все – теперь ваш почтовый ящик будет выглядеть чисто и опрятно, вы сможете гораздо более быстро в нем ориентироваться, и вам больше никогда не придется копаться в сотнях и тысячах входящих сообщений.

Заготовленные ответы

Учитывая тот факт, что вы, вероятнее всего, используете электронную почту для всевозможных дел, связанных с бизнесом, вы вряд ли часто пишете уникальные сообщения. Вы всегда одинаково отвечаете в конкретных ситуациях – когда вам нужно ответить по поводу социальных сетей, рассказать об услугах, напомнить о сроках и так далее. Соответственно, вы можете заготовить любое количество шаблонов – Gmail позволяет вам это сделать, а также дает быстрый и удобный доступ ко всем шаблонам, которые вы заготовили. Так вы сможете значительно сократить время работы с электронной почтой – вам никогда больше не придется писать одно и то же по десять раз для разных клиентов, достаточно будет просто подставить нужное имя.

Особенности адреса

проблема

Далеко не все пользователи Gmail знают одну очень интересную особенность, связанную с двумя символами – «+» и «.», которые вы не можете использовать при создании своего почтового ящика. Зато вы можете воспользоваться ими позже, учитывая тот факт, что к вам на ящик придут все письма, отправленные на ваш адрес, в текст которых были вставлены эти символы. Сама по себе эта особенность ничего полезного вам не дает, но вы можете использовать ее для фильтрации своих подписок. Если вы где-то оставляете свой адрес, добавьте к нему символы с небольшим описанием, а затем создайте в своем клиенте соответствующую папку. И теперь все письма, которые будут пересылаться по измененному вами адресу, будут попадать в отдельную папку.

Расписание

Вы можете не замечать этого, но на проверку электронной почты вы тратите гораздо больше времени, чем хотелось бы. Чтобы этого избежать, вам нужно настроить сервис ограничения проверок, то есть вам необходимо задать несколько конкретных временных промежутков, которые в течение рабочего дня будут отведены исключительно на чтение писем и ответы на них.

Подписки

gmail

Ни для кого не секрет, что электронные почтовые ящики – это прекрасный объект для спама. Поэтому каждый человек мечтал бы полностью контролировать свои подписки, но складывается ощущение, что они сами возникают из ниоткуда. Соответственно, вам может пригодиться очень хороший сервис Unroll.me, который в виде обычного письма предоставляет вам информацию обо всех ваших текущих подписках – а также позволяет моментально отписаться от тех, которые вас не интересуют.

KeyRocket

Еще одно крайне полезное приложение, которое способно вдохнуть новую жизнь в горячие клавиши, которыми мало кто пользуется. Если вы установите данное приложение, то каждый раз, когда вы будете собираться сделать что-нибудь, например, перейти на предыдущую вкладку, используя курсор мыши, у вас будет выскакивать окошко, которое будет напоминать вам о возможности использования горячих клавиш.

Избирательность

Опять же, не все советы относятся к каким-либо приложениям или сервисам. Например, вам стоит развивать в себе избирательность при работе с электронной почтой. Вам каждый день будут приходить десятки писем, и если вы будете пытаться ответить абсолютно на все, то вы потратите слишком много времени. Старайтесь отбирать только то, что вам максимально важно и интересно, даже если вам приходится отказываться от ответов на персональные письма, которые не несут в себе потенциальной выгоды.

Алгоритмы

Также вам стоит подумать над полезными алгоритмами, которые вы можете использовать в своей работе. Простейший пример – если вы открываете письмо с изображением, оно сохраняется к вам в Dropbox. Здесь возможности не ограничены.

  • Подписаться
  • Поделиться
  • Рассказать
  • Рекоммендовать