Вы всегда пунктуальны или часто опаздываете? Заканчиваете дела в тот промежуток времени, в который планировали? Сдаете отчеты к необходимой дате? Хорошо ли вы умеете распоряжаться своим временем? Если на какой-нибудь из этих вопросов вы отвечаете «нет», пора задуматься про тайм-менеджмент. Вот двадцать простых советов, которые помогут вам лучше справляться с повседневными делами и никогда не спешить.
Создайте расписание
Планируйте день до того, как он начнется. Можно составить список дел с утра, а еще лучше – заранее, вечером, перед сном. Он поможет представить себе все, что необходимо сделать, еще до того, как у вас начнет заканчиваться время. Никакие дела не будут для вас неожиданностью, нужно будет просто четко действовать по списку.
Выделите четкие временные рамки для каждого задания
Заранее решите, что будете заниматься одним делом, скажем, до десяти утра, закончите второе к трем дня, а третье – к пяти тридцати. Так вы не будете задерживаться на первой задаче и перестанете впустую растрачивать время из-за прокрастинации.
Пользуйтесь календарем
Использовать календарь – один из наиболее значительных шагов для грамотного управления повседневными делами. Если вы пользуетесь специальными почтовыми программами, он может быть одной из функций. Если нет – найдите специальное приложение, с которым можно будет синхронизировать телефон и другие устройства. Так вы сможете всегда контролировать свое расписание, где бы ни оказались.
Используйте органайзер
Бумажный ежедневник поможет следить не только за расписанием, но и за остальными делами повседневной жизни. Хороший органайзер станет центром вашей жизни – со списками дел, всеми планами и проектами и множеством другой необходимой информации.
Контролируйте дедлайн
Четкое планирование поможет вам никогда не дотягивать дела до финального момента, но знать его все равно важно. Всегда отмечайте дедлайны в своем календаре и ежедневнике, чтобы знать, как продвигается процесс и сколько еще осталось времени.
Научитесь говорить "нет"
Не берите на себя больше, чем можете выполнить. Если вам предлагают дополнительные задачи, которые будут отвлекать вас от основной работы, научитесь твердо отказываться от них или, если это необходимо, переносить их на другое время.
Постарайтесь успеть раньше
Советы по пунктуальности обычно предлагают делать все вовремя, но если вы планируете что-то к определенному моменту, вы можете успеть минута-в-минуту или немного опоздать. А если вы решите сделать все пораньше, скорее всего, вы справитесь в любом случае. Если вам нужно добраться куда-то в конкретное время, планируйте приходить раньше. То же касается и дедлайнов – справляйтесь с любыми проектами заранее.
Устанавливайте временные ограничения
Всегда четко определяйте, сколько часов потратите на то или иное дело. Постарайтесь никогда не выходить за установленные рамки. Это может серьезно повысить вашу продуктивность.
Держите на рабочем столе часы
Нередко мы так погружаемся в работу, что совсем теряем чувство времени. Если у вас на столе будут часы с крупным циферблатом, вы всегда будете знать, сколько часов уже прошло и сколько еще осталось.
Устанавливайте напоминания за четверть часа
У многих календарей есть такая функция. Если вам нужно сделать что-то важное, установите уведомление, которое напомнит вам об этом заранее.
Сфокусируйтесь
Не стоит делать максимум дел одновременно – так вы рискуете не закончить ничего. Возможно, лучшим решением будет сфокусироваться на чем-то одном. Выключите все приложения, которыми не пользуйтесь, уберите все, что будет вас отвлекать. Займитесь своей работой и не переходите к чему-то другому. Так вы будете максимально эффективны.
Блокируйте раздражители
Что вас отвлекает от дел? Постоянные сообщения? Звонок телефона? Определите источник лишней информации и отключите его. Если вы делаете что-то важное, выключенный телефон и закрытые в браузере вкладки могут оказаться крайне полезным решением для того, чтобы избежать прокрастинации и не распыляться по мелочам. Если вам кто-то позвонит, вы всегда сможете связаться при необходимости позже – а задача уже будет выполнена.
Следите за потраченным временем
Используйте таймер для отсчета уже потраченных минут. Ключевое решение – отмерить нужные промежутки, например, тридцать минут или час, и запустить счет. Когда это время истечет, вы услышите сигнал – и со временем будете лучше понимать, какой промежуток вам необходим для выполнения той или иной задачи.
Не беспокойтесь о незначительных задачах
Невозможно сделать все точно так, как вам хочется. Пытаться добиться идеала во всем – неэффективно, поэтому от такой привычки стоит попробовать отказаться.
Научитесь расставлять приоритеты
Вы не можете сделать все одновременно, поэтому нужно учиться распределять задачи по порядку и избавляться от лишнего. Принцип Парето может стать вашим ключевым – восемьдесят процентов дел действительно имеют значение, а от двадцати можно и отказаться.
Делегируйте
Если есть вещи, которые лучше может сделать кто-то другой, попробуйте передать их тому человеку. Так вы сможете фокусироваться на том, что у вас получается максимально хорошо.
Группируйте похожие задачи вместе
Попробуйте объединить все свои дела по определенному принципу и выделяйте временной промежуток для них всех. Скажем, если вам нужно сделать несколько звонков, разберитесь со всеми одновременно и не растягивайте процесс на весь день.
Избавьтесь от пустой траты времени
Что занимает ваш день? Социальные сети? Электронная почта? Перестаньте постоянно смотреть уведомления. Уберите эти страницы из закладок и не заходите так часто в интернет без дела. Пусть на видном месте будут только ссылки, нужные для работы. Тогда вы будете тратить напрасно куда меньше времени.
Прерывайтесь, когда надо
Не бойтесь остановиться или сделать перерыв, если это необходимо. Если вы будете работать только над одной задачей, все остальные могут быть просрочены, и в результате вы будете отставать всегда
Оставьте промежутки
Не нужно делать расписание максимально плотным – позвольте себе небольшие передышки.
