Насыщенный ритм жизни и большое количество задач, которые нам необходимо выполнять ежедневно, делают планирование неотъемлемой частью нашей жизни. Существует огромное количество статей и книг, в которых рассказано о различных лайфхаках тайм-менеджмента для создания идеального графика.
Но реальность такова, что не существует идеального метода для всех. Поскольку у каждого из нас есть свои сильные и слабые стороны, когда речь идет об управлении временем и производительности, советы, которые работают для одного человека, могут стать полной катастрофой для другого.
Мы хотим помочь вам найти метод планирования, который лучше всего подойдет для вас. Для этого мы предлагаем вам изучить пять различных методов ежедневного планирования и подобрать один или несколько вариантов, которые окажутся наиболее оптимальными именно для вас.
Метод временных блоков
Эта действенная методика, применяемая в тайм-менеджменте, подразумевает планирование предстоящего дня и выделение определенных часов для выполнения различных задач. Для этого необходимо заранее понять, какие дела вы можете объединить в один блок и подумать о том, в какое время дня вам будет наиболее удобно их выполнять.
Также при планировании дня вам необходимо выделить так называемые проактивные и реактивные действия. Проактивные блоки подразумевают, что вы сосредотачиваетесь на важных задачах, которые вам необходимо выполнить в обязательном порядке для того, чтобы достичь долгосрочных целей. К таким делам можно отнести составление важных документов, разработку нового продукта или работу над важным проектом.
К реактивным задачам можно отнести менее важные, но также необходимые дела, например, проверку электронной почты, встречи с потенциальными клиентами и другие подобные обязанности.
Таким образом, вы можете запланировать выполнение самых сложных задач на первые два часа рабочего дня, когда ваша продуктивность максимальна и оставить более рутинные операции на вторую половину дня.
Преимущество метода временных блоков
Преимущество этого метода заключается в том, что он помогает точно знать, как вы собираетесь использовать свое время, и когда именно вы собираетесь выполнять конкретные задачи. Стандартные списки дел предоставляют вам перечисление задач, которые нужно выполнить за весь день. Метод временных блоков предоставляет вам список задач и конкретные временные рамки для их выполнения.
Работая в соответствии с четким расписанием и выполняя задачи только в течение определенного времени, вы вынуждены уделять им все свое внимание, что значительно повысит вашу продуктивность.
Создание списка наиболее важных задач
Этот метод заключается в том, чтобы сосредоточиться на том, что имеет для вас наиболее важное значение, на тех задачах, выполнение которых поможет вам добиться желаемого результата в максимально короткие сроки.
То есть если вы хотите продуктивно использовать свое ограниченное время и энергию, вам следует попробовать данный метод планирования.
Каждый день создавайте список из двух или трех наиболее важных задач и сосредоточьтесь на том, чтобы сделать их как можно скорее. Этот список должен быть отделен от вашего общего списка дел. Вы не должны приступать к выполнению второстепенных задач, пока не справитесь с несколькими основными обязанностями.
Техника Pomodoro
Техника Pomodoro - это философия управления временем, целью которой является сосредоточение на определенной задаче, что позволяет быстрее завершать проекты с меньшим умственным утомлением.
Сам процесс является довольно простым: вы выполняете дело в течение 25 минут, затем делаете перерыв на пять минут.
Каждый 25-минутный период работы обозначается как Pomodoro, названный так в честь итальянского слова "помидор". Название придумал создатель метода Франческо Сирильо, который использовал кухонный таймер в форме помидора.
После четырех промежутков Pomodoro, которые включают 100 минут рабочего времени с 15 минутами перерыва, вы делаете 15-20-минутный перерыв.
Каждый раз, когда вы заканчиваете Pomodoro, вы отмечаете свой прогресс «X» и отмечаете, сколько раз у вас возникало желание отвлечься для работы над другой задачей в течение каждого 25-минутного отрезка времени.
Эта техника невероятно проста, поскольку все, что для этого требуется, - это таймер, но при этом она очень эффективна.
90-минутные фокус-сессии
Наш организм работает в соответствии с биологическими циклами. Во время каждого из этих циклов наблюдается пик, когда мы наиболее заряжены энергией, и падение, когда мы истощены.
Используя технику 90-минутной фокусировки в течение дня, вы можете работать на пике своей продуктивности и отдыхать на спаде. Таким образом, выполняйте задачу в течение 90 минут, а затем отдыхайте 20-30 минут. Эти периоды отдыха между интенсивными рабочими сессиями необходимы для улучшения нашей производительности труда.
Большинство людей уделяют мало внимания естественным ритмам своего тела и используют стимуляторы, такие как кофеин, в периоды утомления, что почти всегда приводит к полному истощению организма около 14:30, когда рабочий день находится в самом разгаре.
Конечно, у этой системы есть свои недостатки. Если начальник зайдет в ваш кабинет, когда вы отдыхаете в кресле, он может выразить недовольство, даже если вы объясните, что вы работаете в сочетании с вашими биологическими ритмами. Кроме того, некоторые встречи и важные переговоры могут быть назначены на то время, когда у вас наблюдается спад энергии, в результате чего вам придется работать против своего организма.
Однако планируя спокойный рабочий день, вы можете учесть естественные ритмы своего организма. Обратите внимание, что продолжительность периода, когда вы заряжены энергией, может несколько отличаться от 90 минут, поэтому следите за уровнем своей энергии в течение дня на протяжении нескольких недель, чтобы подобрать наиболее оптимальную схему работы для себя.
Полифазный метод сна
Этот достаточно необычный метод планирования подойдет не всем людям, однако если вы относитесь к числу счастливчиков, для кого он работает, вы сможете значительно увеличить свою производительность в течение дня.
Мы привыкли к монофазному сну, который подразумевает ночной 7-8-часовой отдых. Некоторые люди применяют технику двухфазного сна, то есть спят 4 часа поздним вечером и 4 часа утром.
Полифазный метод сна подразумевает разделение сна на несколько коротких периодов и их распределение в течение дня. Это позволяет уменьшить общее количество сна и значительно повысить производительность труда. Количество сна в каждой фазе может варьироваться: некоторые люди спят всего лишь по 20-минут от 10 до 15 раз за сутки.
Недостатки полифазного метода сна
Этот график имеет несколько очевидных недостатков: его практически невозможно использовать семейным людям. Кроме того, если вы пропустите какой-либо из запланированных сеансов сна, вы можете очень сильно устать и не справиться с поставленными задачами.
Найдите оптимальный вариант для себя
Планируя свое время, вы сможете использовать сочетание из нескольких методов тайм-менеджмента для того, чтобы получить систему, которая поможет вам быть максимально продуктивным и энергичным. Так, например, метод создания списка наиболее важных задач можно скомбинировать с методом временных блоков, а три сессии метода Pomodoro вписываются в 90-минутную рабочую сессию.
