Стефани Террот - писатель, и за 15 лет своей работы она научилась превосходно управлять своим временем. Несмотря на то что она работает из дома, ей удается довольно много часов посвящать работе, не спать днем и не отвлекаться на посторонние вещи. Однако и у нее бывают дни, когда сосредоточиться труднее, чем обычно. В этой статье вы найдете 3 способа организовать свое время и успеть сделать все что вам нужно, повысив эффективность.
Плохие времена
У всех бывают времена, когда рассеянность, усталость или лень берут вверх над списком дел. Особенно это касается тех людей, которые работают сами на себя или удаленно. В некоторых случаях достаточно просто отдохнуть, но что делать, если это не помогает? Такая проблема возникает у каждого человека время от времени, вот почему технологии тайм-менеджмента так популярны. Ведь кому не хочется успевать работать, развлекаться и общаться с семьей?
Ангина Уильямс Вулли, профессор в Университете Карнеги, говорит: «Часто люди не могут сосредоточиться на одной задаче тогда, когда у них нет одной четкой цели и слишком много дел. Многозадачность не способствует успеху». Пытаясь решить эту сложную работу, Стефани провела настоящее исследование: она каждый день в течение месяца выписывала свои дела и распорядок дня, а затем разработала три стратегии, которые помогли ей быть на 65% эффективнее.
Планирование с нуля
При составлении списка задач на следующий день убедитесь, что вы учитываете в нем не только рабочие цели. Не забывайте о том, что вам нужно отдыхать, обедать, выполнять другие обязанности - словом, безотрывно сидеть за компьютером вы вряд ли будете. Стефани отмечает, что до того как она стала учитывать все эти мелочи в своем календаре, она работала от рассвета до заката, не имея ни одной свободной минуты.
Если у вас есть собака, запишите прогулку с ней в утренние задачи. Если вам нужно отвести ребенка в садик - не забудьте отметить и это. Просчитайте, сколько времени вам понадобится на каждое задание, и тогда вы сможете планировать свой день более точно. Даже трудоголик - не робот, который может весь день без перерыва стучать по клавиатуре. Учитывайте отдых, еду, занятия спортом и развлечения.
«Мне понравилось ощущение порядка, которое дало мне планирование. Также это сделало меня более дисциплинированной: теперь я знаю, что не могу откладывать исследование, зная, что завтра у меня интервью».
Работа - не волк
При этом Стефани говорит, что не стремится быть на 100% эффективной весь день. Она знает, что лучше назначить на день меньше задач, чтобы в конце чувствовать себя более удовлетворенной. «Я не фанат жесткого планирования - я лучше разобью 30-минутную задачу на короткие 10-минутные Кроме того, в середине дня я оставляют 1 или 2 часа незанятыми, чтобы иметь возможность отдохнуть в это время. В выходные я также не работаю, в отличие от большинства фрилансеров», - говорит она.
Эксперт по управлению временем Фрэнк Бак также является сторонником мягкого планирования. Он считает, что перед тем как составлять список задач на день, нужно понять, сколько вы реально можете успеть сделать. «Проведите первую неделю, просто выписывая все ваши дела», - говорит он. Планирование с нуля помогает большинству людей правильно оценить свои силы и, как следствие, быть более продуктивными.
В любом случае вам потребуется хоть какая-то система. Если вы не любите строгое расписание, то наметьте хотя бы приблизительный список, чтобы вам было на что ориентироваться в течение дня.
Контролируйте свою электронную почту
Состояние потока - это пиковое состояние человека, когда он полностью погружен в свою работу и максимально эффективен. В это время вы становитесь более продуктивны и успеваете больше. По подсчетам ученых, для того чтобы сосредоточиться на задаче и настроиться на работу, нужно около 15 минут. Однако любой внешний раздражитель - звонок или звук пришедшего смс - может вывести вас из этого состояния, и после этого вам придется еще 15 минут потратить на то, чтобы войти в прежнее русло.
Вы наверняка замечали, как сильно отвлекают входящие письма и сообщения на почтовом ящике и в мессенджерах. Однако без этого никак, ведь в рамки рабочих обязанностей многих входит общение. Но каждый раз когда вы заходите в чат, вам приходится читать и отвечать на новые сообщения, которые нарастают как снежный ком. Каждое из них словно бы кричит: «Прочти меня! Открой меня!» Чтобы свести на нет эти отвлекающие факторы, нужно либо перестать вообще пользоваться средствами связи и интернетом, либо организовать проверку электронной почты в определенное время. Стефани советует выделять в день 10 или 15 минут на общение и проверку почтового ящика.
Расставьте приоритеты
Используя эту систему, легко пропустить важные сообщения или же просто забыть про них. Помочь может систематизация входящих писем. Настройте вашу электронную почту так, чтобы она делала половину работы за вас. Например, если вы переписываетесь с важным клиентом, то можете отправлять сообщения от него в папку «важное». В этом случае оно окажется в списке ваших приоритетов, и вы прочтете его в первую очередь.
Расставьте сроки выполнения
Иногда планирования и составления списка с задачами бывает недостаточно. «Многие мои обязанности, такие как работа с источниками, рассылка счетов или оплата коммунальных услуг, просто накапливались в общем списке. Со временем он становился просто ужасающе большим, и мне даже не хотелось на него смотреть, что было не очень хорошо, поскольку налоги, к примеру, нужно было платить вовремя», - говорит Стефани.
В решении этой проблемы ей помог Google-календарь, благодаря которому она распределяла задачи исходя из их крайних сроков. «Я просто прикидываю, когда у меня будет свободное время, и вписываю туда несколько дел. Список покупок, напоминание о вылете или о том, что собаке необходимо дать лекарство - это позволяет мне сделать жизнь менее хаотичной», - говорит писательница.
Человеческая память - не самая надежная вещь. Вам может казаться, что вы прекрасно все помните и так, но если у вас слишком много задач и обязанностей, то ваш перегруженный мозг может просто забыть о чем-то важном. Кроме того, записывая необходимые дела в календарь, вы освобождаете место в своей памяти для чего-то более важного. Будьте проще - делегируйте напоминания календарю.
В любом случае не забудьте установить сроки
Многие люди совмещают и напоминания в календаре, и списки задач. Стефани рекомендует выбирать тот способ, который удобнее вам, или совмещать оба. Если вы хотите, чтобы какая-то задача была сделана в определенные сроки, то поставьте напоминание о ней в календарь. Затем в конце каждого дня определяйте пять важных вещей, которые бы вы хотели сделать завтра, и также добавляйте их в напоминания.
Уильямс Вулли указывает на еще один сценарий, когда включение ваших задач в календарь может повысить производительность. Когда вы работаете с другими людьми, вам важно добиться быстрой обратной связи. Если вы будете работать над проектом одновременно с вашими коллегами, то сможете оперативнее решать возникающие проблемы.
Сделайте задачи простыми
Стефани также рекомендует сделать ваши дела более простыми. «Я составляю список таким образом, чтобы мне доставляло удовольствие выполнение задач. При взгляде на него у меня должно появляться воодушевление. Это должно походить на прохождение компьютерной игры, где за каждый уровень тебе дают медальки», - смеется она. Вулли же сравнивает список дел с походом в магазин. «Если вы придете в супермаркет без списка покупок, то рискуете потратить много денег и купить кучу лишних продуктов. Но если у вас будет четкий план, то вы сможете действовать в своих интересах», - говорит Уильямс.
