Как правильно вести учет товаров в бухгалтерском учете организации?

Правильный учет товаров - основа эффективной работы торговой компании. Актуальные советы помогут наладить систему и избежать типичных ошибок.

1. Понятие и виды товаров в бухучете

Согласно п. 3 ФСБУ 5/2019 "Запасы", товары - это запасы, приобретенные у других лиц и предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности без дополнительной обработки.

Различают следующие виды товаров:

• Продовольственные товары
• Промышленные товары
• Импортные товары
• Отечественные товары

Особенности учета для каждого вида товаров определяются в учетной политике организации.

2. Документальное оформление и учет поступления товаров

Поступление товаров в организацию оформляется первичными документами:

• Товарная накладная
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Товарно-транспортная накладная
• Сертификаты и паспорта качества

На основании этих документов товары оприходуются на склады организации, что оформляется приходным ордером. Если при приемке обнаружены расхождения, составляется акт о приемке товаров.

Стоимость поступивших товаров формируется исходя из фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019), в которую включаются:

• Стоимость по договору
• Транспортные расходы
• Расходы на страхование
• Таможенные пошлины
• Прочие затраты на заготовку и доставку товаров

В бухучете операции по поступлению товаров отражаются по дебету счета 41 "Товары" в корреспонденции со счетами расчетов.

Пример проводки:

Дебет 41 Кредит 60 - Поступили товары от поставщика

Таким образом, правильное документальное оформление и отражение в учете операций по поступлению товаров является первым этапом в организации учета товаров в торговой компании.

3. Особенности учета товаров в оптовой и розничной торговле

В оптовой торговле товары учитываются по стоимости приобретения. Розничным фирмам предоставлено право выбора способа оценки:

• По покупной стоимости
• По продажной стоимости с отдельным учетом торговой наценки

Выбранный способ должен быть закреплен в учетной политике.

Пример учета торговой наценки:

Таким образом, оптовая и розничная торговля имеют особенности в бухучете товаров, которые необходимо учитывать.

4. Списание товаров: случаи и порядок оформления

Основными случаями списания товаров со склада являются:

• Реализация товаров
• Передача в производство или другое подразделение
• Выявленные недостачи по результатам инвентаризации
• Порча товаров

Списание товаров оформляется следующими первичными документами:

• Накладная или товарный чек при розничной продаже
• Требование-накладная при передаче товаров внутри организации
• Акт о списании при недостачах и порче

Стоимость отпущенных товаров определяется по средней себестоимости, ФИФО или ЛИФО в зависимости от выбранного метода.

В бухгалтерском учете списание отражается проводкой:

Дебет 90.2 Кредит 41 - Списана себестоимость проданных товаров

5. Инвентаризация товаров на складе

Инвентаризация проводится в целях контроля соответствия фактического наличия товаров данным бухгалтерского учета товаров.

Периодичность инвентаризации определяется учетной политикой, но должна проводиться не реже одного раза в год перед составлением годовой отчетности.

Порядок инвентаризации регулируется Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина от 13.06.1995 No 49.

Результаты инвентаризации оформляются сличительными ведомостями по учету товаров. Выявленные излишки или недостачи отражаются в бухгалтерском учете.

6. Учет товаров в пути и на ответственном хранении

При нахождении товаров в пути ответственность несет транспортная компания. Но право собственности сохраняется за покупателем, поэтому товары учитываются на балансе в бухгалтерском учете товаров.

Передача товаров на ответственное хранение оформляется договором и актами приема-передачи. На хранение передаются готовая продукция или товары.

Товары на ответственном хранении также остаются на балансе собственника и отражаются в его бухгалтерском учете. Учет у хранителя ведется на забалансовом счете.

7. Автоматизация учета товаров

Для автоматизации учета товаров в бухгалтерском учете используются специальные программы и облачные сервисы. Они позволяют:

• Хранить данные по всем товарам и их остаткам
• Формировать необходимые документы
• Контролировать движение товаров между складами
• Выполнять расчеты себестоимости и налогов
• Получать аналитические отчеты

Автоматизация существенно упрощает учет товаров и снижает вероятность возникновения ошибок.

8. Аналитический учет товаров

Аналитический учет товаров ведется в разрезе:

• Наименований товаров
• Товарных групп
• Материально-ответственных лиц
• Складов
• Партий товаров

Аналитика позволяет постоянно контролировать наличие и движение каждой позиции товаров.

9. Налоговый учет товаров

В налоговом учете применяются те же первичные документы по товарам. Но могут быть различия в формировании стоимости товаров.

Например, НДС и затраты, не относящиеся к приобретению товара, не учитываются.

Расходы на приобретение товаров признаются в момент передачи права собственности от продавца.

10. Типичные ошибки при учете товаров

Типичными ошибками являются:

• Неправильное документальное оформление операций
• Несоответствие данных аналитического и синтетического учета
• Несвоевременное отражение операций в учете
• Непроведение или нарушение сроков инвентаризации

Ошибки приводят к искажениям в бухгалтерской и налоговой отчетности.

11. Рекомендации по организации учета товаров

Для правильной организации рекомендуется:

• Вести сквозную аналитику движения товаров
• Проводить инвентаризацию ежеквартально
• Автоматизировать документооборот
• Разделять полномочия и ответственность сотрудников

Это позволит минимизировать риски возникновения ошибок.

12. Особенности учета импортных товаров

При закупке импортных товаров в их стоимость дополнительно включаются:

• Таможенные пошлины
• Расходы на таможенное оформление
• Затраты на перевозку до таможни

Курсовые разницы по импортным товарам отражаются в составе прочих доходов и расходов. Если курс вырос, доходы увеличиваются, если упал – расходы.

13. Инвентаризация порядка хранения товаров

Помимо количественного учета, при инвентаризации анализируют:

• Соблюдение температурного режима и влажности
• Правила хранения и складирования
• Сроки годности и оборачиваемость товаров

Это позволяет выявить нарушения условий хранения и принять меры для их устранения.

14. Внутренний аудит учета товарных операций

Для контроля целесообразно организовывать внутренний аудит:

• Проверка первичных документов и проводок
• Арифметический контроль отчетности
• Оценка соблюдения регламентов и стандартов учета

По результатам аудита вырабатываются рекомендации по совершенствованию учета товаров.

15. Автоматическая идентификация товаров

Для учета можно использовать технологии автоматической идентификации:

• Штрихкодирование
• RFID метки

Это повышает оперативность учета, снижает трудозатраты персонала и вероятность ошибок.

16. Особенности учета продовольственных товаров

Для продуктов питания важно соблюдать сроки и условия хранения. При поступлении контролируют:

• Наличие сертификатов качества и соответствия
• Температурный режим транспортировки
• Сроки годности товаров

В бухучете ведут раздельный аналитический учет скоропортящихся и длительного хранения товаров.

17. Исправление ошибок в учете товаров

Ошибки в бухучете исправляются дополнительными сторнировочными проводками или способом "красное сторно".

В налоговом учете по НДС ошибки исправляются в том периоде, когда выявлены. А по налогу на прибыль - в том периоде, к которому они относятся.

18. Отчетность по товарным операциям

Для контроля товарных потоков формируются отчеты:

• Оборотная ведомость по товарам
• Отчет о розничных продажах
• Анализ себестоимости и рентабельности

По результатам анализа отчетов выявляют проблемы в области закупок, продаж и хранения товаров.

19. Современные технологии в учете товаров

Современные ИТ-технологии для автоматизации учета товаров:

• Облачные сервисы
• Технология больших данных для анализа
• Искусственный интеллект для прогнозирования спроса

Их внедрение повышает скорость и качество обработки данных о товародвижении.