Эффективное управление финансами - залог успеха любого бизнеса. Давайте разберемся, как грамотно организовать контроль расходования средств, выданных подотчет сотрудникам. Из этой статьи вы узнаете все тонкости проведения качественного аудита расчетов с подотчетными лицами.
Сущность расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные суммы - это денежные средства, выдаваемые работникам организации под отчет на различные хозяйственные расходы. Такие суммы могут выдаваться на приобретение канцтоваров, ГСМ, оплату командировочных и представительских расходов, хозяйственные нужды и другие цели.
Сотрудники, получающие деньги под отчет, называются подотчетными лицами. Они обязаны в установленные сроки отчитаться за израсходованные суммы, подтвердив целевое использование полученных средств оправдательными документами.
Подотчетные суммы выдаются работникам организации на основании заявления, распоряжения руководителя, доверенности на получение денежных средств.
Основные случаи выдачи денег под отчет:
- Направление в командировку;
- Приобретение канцтоваров и хозяйственных материалов;
- Оплата транспортных расходов;
- Ремонт оргтехники;
- Представительские расходы.
Таким образом, подотчетные суммы используются для упрощения расчетов по мелким и срочным хозяйственным нуждам организации. Выдача наличных помогает оперативно произвести необходимые траты без лишней волокиты с безналичными платежами.
Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится в целях:
- Подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности по операциям с подотчетными суммами;
- Проверки соблюдения законодательства при выдаче и использовании подотчетных сумм;
- Контроля обоснованности выдачи подотчетных сумм;
- Подтверждения целевого использования подотчетных сумм;
- Выявления возможных злоупотреблений при расходовании подотчетных сумм.
Таким образом, основными задачами аудита подотчетных сумм являются:
- Проверка первичных документов по выдаче и использованию подотчетных сумм;
- Контроль отражения операций с подотчетными суммами в учете и отчетности;
- Анализ эффективности внутреннего контроля подотчетных сумм;
- Выявление нарушений и злоупотреблений при использовании подотчетных сумм.
Проведение регулярного аудита позволяет минимизировать риски нецелевого использования средств и финансовых злоупотреблений в организации.
Рассмотрим подробнее основные этапы проведения аудита подотчетных сумм.
Планирование аудиторской проверки
На стадии планирования аудитор устанавливает уровень существенности, разрабатывает общую стратегию аудита, определяет объем выборочной проверки. В процессе планирования изучается специфика деятельности аудируемого лица, оцениваются возможные риски.
Проверка учетной политики и внутренних документов по учету подотчетных сумм
На этом этапе аудитор анализирует соответствие учетной политики аудируемого лица требованиям законодательства в части учета подотчетных сумм. Также проверяется наличие необходимых внутренних документов по выдаче подотчетных сумм и работе с ними.
Проверка первичных учетных документов по подотчетным суммам
Детальному контролю подвергается оформление таких документов как:
- Заявления о выдаче денежных средств под отчет;
- Авансовые отчеты подотчетных лиц;
- Первичные документы, подтверждающие расходование средств.
Проверяется соблюдение подотчетными лицами сроков представления авансовых отчетов.
Проверка данных аналитического и синтетического учета подотчетных сумм
На этом этапе выполняются следующие аудиторские процедуры:
- Сопоставление оборотов и остатков по счетам учета подотчетных сумм;
- Проверка корреспонденции счетов по операциям с подотчетными суммами;
- Контроль отражения подотчетных сумм на забалансовых счетах;
- Анализ аналитического учета подотчетных сумм по подотчетным лицам.
Это позволяет выявить возможные нарушения и искажения данных бухучета.
Аудит отчетности по подотчетным суммам
На данном этапе контролируется правильность отражения подотчетных сумм в бухгалтерской отчетности - бухгалтерском балансе, отчете о движении денежных средств, пояснениях к отчетности.
После завершения всех запланированных аудиторских процедур оформляется рабочая документация и составляется аудиторское заключение с результатами проверки и выводами.
Таким образом, аудит позволяет всесторонне проверить правильность учета, целевое использование подотчетных сумм и выявить возможные нарушения.
При проведении аудита подотчетных сумм существуют определенные риски, которые могут повлиять на эффективность аудиторской проверки.
Риск необоснованной выдачи подотчетных сумм
Этот риск заключается в том, что подотчетные суммы могут выдаваться сотрудникам без достаточных на то оснований и необходимости. Для минимизации данного риска аудитор проверяет обоснованность каждой выдачи.
Риск нецелевого использования подотчетных сумм
Заключается в вероятности того, что полученные под отчет средства будут потрачены сотрудниками не по назначению. Аудитор контролирует наличие документов, подтверждающих целевое использование средств.
Риск непредставления или фальсификации оправдательных документов
Заключается в том, что подотчетное лицо может не предоставить или подделать документы, подтверждающие расходование полученных средств. Для минимизации данного риска аудитор тщательно проверяет предоставленные документы на предмет подлинности.
Риск несвоевременного возврата неиспользованных подотчетных сумм
Заключается в том, что подотчетные лица могут задерживать возврат средств, не израсходованных в срок. Аудитор контролирует соблюдение сроков возврата остатков подотчетных сумм.
Для минимизации рисков аудитор может рекомендовать следующие меры:
- Внедрение более жестких контрольных процедур при выдаче подотчетных сумм;
- Повышение квалификации сотрудников по вопросам подотчетных сумм;
- Внедрение электронного документооборота и отчетности по подотчетным суммам;
- Установление более жестких санкций за нарушения при использовании подотчетных сумм.
Применение рекомендованных аудитором мер позволит компании существенно снизить риски, связанные с использованием подотчетных сумм.
Организация эффективного внутреннего контроля подотчетных сумм
Для минимизации рисков, связанных с использованием подотчетных сумм, компании необходимо организовать эффективный внутренний контроль.
Должны быть разработаны такие документы как:
- Положение о выдаче подотчетных сумм;
- Перечень должностей, имеющих право на получение подотчетных сумм;
- Лимиты выдачи подотчетных сумм;
- Типовые формы первичных документов.
Внедрение контрольных процедур
Необходимо организовать контрольные процедуры:
- При выдаче подотчетных сумм;
- При использовании подотчетных сумм;
- При приеме и проверке авансовых отчетов.
Разграничение полномочий и ответственности
Функции выдачи, использования и контроля подотчетных сумм должны быть разделены между различными должностными лицами.
Регулярный внутренний аудит подотчетных сумм
Необходимо периодически проводить внутренний аудит подотчетных сумм: инвентаризацию, проверку соблюдения лимитов, анализ отклонений.
Такой комплексный подход к организации внутреннего контроля позволит минимизировать риски, связанные с использованием подотчетных сумм в компании.
