Эффективное управление компанией невозможно без понимания функций менеджмента. Эти функции - ключ к успеху бизнеса. Давайте разберемся, что это такое и как применять на практике.
Сущность и определение функций менеджмента
Функции менеджмента - это относительно обособленные направления управленческой деятельности, с помощью которых руководство воздействует на персонал и ресурсы компании для достижения поставленных целей.
Например, планирование позволяет сформулировать цели и стратегию бизнеса. Организация - распределить задачи и полномочия между сотрудниками. Мотивация стимулирует их продуктивно работать. Контроль следит за ходом выполнения планов.
Функции менеджмента отражают основные этапы управленческого цикла в деятельности компании.
Без функций менеджмента невозможно полноценное управление. Набор этих функций определил еще в 1916 году основоположник менеджмента Анри Файоль:
- предвидение (планирование);
- организация;
- распоряжение (мотивация);
- координирование;
- контроль.
Этот набор функций менеджмента лежит в основе современных систем управления. Давайте подробнее узнаем о каждой из них.
Основные и общие функции менеджмента: виды, перечень
Различают основные и общие функции менеджмента.
Основные функции связаны со спецификой управляемой системы. Например, в производственной компании - планирование ассортимента, контроль качества продукции.
К общим функциям относят:
- планирование;
- организацию;
- мотивацию;
- контроль.
Они присутствуют в любой организации независимо от сферы деятельности. Между общими функциями менеджмента существует тесная взаимосвязь. Они дополняют друг друга в едином процессе управления.
Например, для успешного старта Xiaomi сначала спланировали выход на рынок смартфонов, затем организовали рабочие процессы и команду разработчиков, мотивировали всех участников на активную работу. Контроль позволил отслеживать промежуточные результаты и вносить корректировки в планы по ходу реализации проекта.
Планирование как функция менеджмента
Планирование - ключевая функция менеджмента, от которой зависит успех остальных направлений.
Планирование включает:
- анализ текущего состояния компании;
- постановку целей и задач;
- выбор стратегии для их достижения;
- составление тактических и оперативных планов.
Результатом планирования являются документы со сроками, ресурсами и ответственными за исполнение каждого пункта плана.
На практике различают несколько видов планирования:
- стратегическое - на перспективу (5-10 лет);
- тактическое - среднесрочные планы (год-два);
- оперативное - текущие, ежемесячные планы.
Для успешного планирования важно соблюдать ряд принципов - учет внешних и внутренних факторов, гибкость, непрерывность процесса, увязка всех планов между собой и т.д.
Тщательное планирование позволяет компании четко сформулировать цели и организовать работу всех подразделений на их достижение. Хороший план - залог успеха.
Организация как функция менеджмента
Организация - это функция по созданию структуры предприятия, распределению полномочий и ответственности для реализации спланированных целей.
Основные задачи организационной функции:
- формирование организационной структуры;
- установление связей подчиненности;
- распределение функций и обязанностей;
- делегирование полномочий и ресурсов;
- координация работы всех подразделений.
Для выполнения этих задач применяют различные методы организационного проектирования - изменение штатного расписания, оптимизация бизнес-процессов, внедрение регламентов и положений о подразделениях.
Мотивация в системе функций менеджмента
Мотивация персонала - важнейшая функция менеджмента. Она побуждает сотрудников эффективно трудиться для достижения целей компании.
Менеджеры применяют разнообразные методы мотивации:
- материальные (премии, бонусы);
- нематериальные (похвала, карьерный рост);
- организационные (гибкий график, комфортные условия труда).
Деньги - сильный, но не единственный мотиватор. Многие сотрудники ценят возможности обучения, признание заслуг, хороший психологический климат.
Эффективная мотивационная система помогает максимально раскрыть потенциал персонала для достижения целей компании.
Контроль как функция менеджмента
Контроль - это функция отслеживания результатов на соответствие запланированным показателям. Контроль позволяет:
- своевременно выявлять отклонения;
- анализировать причины проблем;
- принимать корректирующие меры.
Процесс контроля включает:
- установку контрольных показателей;
- сбор и анализ фактических данных;
- сравнение с плановыми значениями;
- выработку рекомендаций по устранению отклонений.
Контроль бывает предварительный, текущий и заключительный. Его объектами могут быть продажи, финансы, качество, сроки и другие параметры деятельности компании.
Координация и ее роль в менеджменте
Координация - это согласование и взаимоувязка различных аспектов управления для повышения эффективности.
Основная цель координации - обеспечить взаимодействие всех подразделений и бизнес-процессов компании.
Механизмы координации в менеджменте
Для координации деятельности подразделений используют разные механизмы:
- регламенты бизнес-процессов;
- совместные планы и графики работ;
- оперативные совещания и встречи.
Эти инструменты позволяют наладить взаимодействие отделов, синхронизировать их усилия для достижения общего результата.
Координационная роль руководителя
Важную роль в координации играет первое лицо компании и топ-менеджеры. Именно они задают общие цели и формируют механизмы взаимодействия в организации.
Руководитель координирует работу подчиненных через:
- постановку общих задач;
- утверждение планов и графиков;
- проведение совещаний;
- контроль исполнения и результатов.
Особенности функций менеджмента
Конкретное применение и сочетание функций менеджмента зависит от размера, сферы деятельности и этапа жизненного цикла организации.
Например, на этапе становления компании больше внимания уделяется планированию и организации. В условиях кризиса важны контроль и мотивация персонала.
Функции менеджмента на разных уровнях управления
На высшем уровне преобладает стратегическое планирование и общая координация подразделений.
На среднем уровне менеджмента больше внимания контролю, мотивации, оперативному планированию внутри подразделений.
Применение функций менеджмента на практике
Для эффективного управления компанией важно грамотно применять функции менеджмента с учетом специфики и текущих задач.
Рекомендации по внедрению функций
Прежде всего, необходимо наладить системное планирование целей и ключевых показателей деятельности на всех уровнях.
Затем следует оптимизировать организационную структуру и бизнес-процессы под новые задачи, четко распределить роли.
Типичные ошибки при использовании функций
Частая ошибка - перекос в сторону какой-то одной функции в ущерб другим. Например, упор только на контроль вместо мотивации персонала.
Распределение функций между менеджерами
Функции менеджмента можно закрепить в матрице распределения ответственности между сотрудниками в зависимости от их должностных обязанностей.
Контрольный список для аудита функций
Полезно регулярно проводить аудит функций менеджмента в компании и корректировать недостатки с помощью чек-листов.
Автоматизация функций менеджмента
Программные системы (ERP, CRM, BI) помогают частично автоматизировать рутинные процессы планирования, учета, анализа и контроля.
