Должность сотрудника архива называется архивариус. Главной задачей специалиста этой сферы является налаживание работы самого архива и оборота документации в нем. Такие профессионалы нужны везде, где есть большой оборот официальных бумаг, особенно в организациях, связанных со страхованием, финансами, и в частности на государственных предприятиях. Главным документом, на который должен ссылаться новый сотрудник, является должностная инструкция архивариуса.
Общие положения
Принять или уволить с должности архивариуса может лишь руководитель предприятия. Причем в первую очередь он должен ссылаться на действующее законодательство страны. В инструкции должно быть указано лицо, которое является непосредственным начальником специалиста, занимающего эту должность.
Что должен знать
Должностная инструкция архивариуса предприятия предполагает, что у сотрудника должны быть определенные знания: он обязан изучить нормативные акты, инструкции и весь перечень правовых документов, касающихся ведения дел в архиве в данной организации. Кроме того, он должен знать, как хранить, использовать документы, а также по каким стандартам их принимать и сдавать. В его знания должна входить единая государственная система делопроизводства. Помимо этого, он обязан понимать, как составляются описания сохраняемых документов, какие из них нужно хранить постоянно, а какие - лишь временно, и к тому же составлять акты относительно их уничтожения.
Должностная инструкция помощника архивариуса подразумевает, что он должен знать, как оформляются дела, по каким правилам их подготавливают для последующего использования и сохранности, как ведется учет и составляется отчетность на предприятии. Этот человек должен понимать структуру компании, где он работает, а также правила использования оборудования и всех технических средств, необходимых для выполнения работы в архиве. Кроме того, он обязан знать все внутренние правила и законы организации, включая охрану труда, пожарную безопасность, распорядок и прочее.
Обязанности
Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения предполагает, что он должен выполнять определенные функции: осуществление работ, относящихся к архивному делу, сохранение документации, которая поступает в архив, регистрация поступивших документов, разработка номенклатуры и проверка правильности оформления дел перед сдачей в архив. Если есть такая необходимость, то он шифрует единицы хранения, проводит систематизацию размещения дел и заносит их в реестр.
Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предполагает, что он должен проводить подготовку сводных описаний сохраняемой документации, распределение ее на временные и бессрочные единицы. Он должен вести учет и своевременно уничтожать документацию, срок хранения которой уже истек, а также разработать систему, по которой можно будет просто и быстро найти нужный документ.
Другие функции
Кроме того, его должностные обязанности требуют присутствия при проведении экспертиз на наличие ценности документов для науки и не только. Он должен следить за тем, чтобы документы оставались в сохранности, при необходимости проводить восстановительные работы с ними. Также этот специалист следит за тем, чтобы в помещении архива были все необходимые условия для нормального хранения документов.
Права
Должностная инструкция медицинского архивариуса предполагает, что у него есть определенные права. Он может запросить и получить документы, которые касаются его трудовой деятельности. При необходимости может сотрудничать со специалистами из других подразделений предприятия или из других организаций, если это поможет ему в решении его компетентных вопросов. Если есть такая необходимость, то он может представлять интересы своей компании в других организациях по любым вопросам, которые непосредственно касаются работы архива.
Ответственность
Должностная инструкция архивариуса предполагает, что он несет ответственность за невыполнение своих обязанностей и некачественную работу, за предоставление ложной или искаженной информации о сделанных заданиях, за отказ от выполнения поручений начальства.
Кроме того, он ответственен за ситуации, если были выявлены правонарушения, нарушения техники безопасности или другие действия, угрожающие нормальной деятельности предприятия, и сотрудник не уведомил о них и не принял никаких мер по устранению проблемы. Архивариус несет ответственность за нарушение норм трудовой дисциплины.
Условия работы
Должностная инструкция архивариуса предполагает, что руководство организации должно определить часы его работы в соответствии с трудовым законодательством. При производственной необходимости компания должна обеспечить ему рабочее место с учетом всех норм и стандартов, а также все необходимое для осуществления командировочных выездов, в том числе местного значения. Также он имеет право подписывать документы, входящие в его компетенцию.
Заключение
Главным документом, на который должен полагаться специалист, принятый на эту должность, является должностная инструкция архивариуса. Вне зависимости от того, в какой именно организации он работает, права, обязанности, функции и знания практически совпадают и могут меняться в зависимости от нужд конкретного предприятия и того, какие именно задачи руководящий состав возлагает на своих сотрудников.
Такая работа предполагает внимательность, усидчивость, знания правил сохранности важных бумаг, знания по оценке ценности тех или иных документов, а также умение систематизировать, быстро находить и шифровать документы. Также важным фактором является работа с людьми, ведь профессия архивариуса предполагает выдачу и прием различной документации, проверку правильности ее составления и подлинности. Только внимательный человек, готовый работать с большим объемом информации и представлять интересы компании в других организациях, сможет правильно и надежно выполнять трудовые обязанности на этой должности.
